Categories
Muut Pulssi

Paperiton kirjanpito Kareliassa -vihdoinkin!

Käynnis­timme elokuussa 2020 Karelian lasken­ta­pal­ve­luiden tiimissä kehit­tä­mis­pro­jektin, jonka tavoit­teena oli mahdol­li­simman paperiton talous­hal­linto Kareliassa. Suurin osa tosit­teista toki oli jo arkis­toitu sähköi­sessä muodossa, kuten esimer­kiksi Rondo-laskun­kier­rä­tys­jär­jes­tel­mässä käsitel­tävät ostolaskut ja muistio­to­sitteet. Kaikista talous­hal­linnon järjes­tel­mistä ei ollut vastaavaa automaat­tista sähköistä arkis­tointia ja siksi osa tosit­teista arkis­toitiin paperisina mapeissa.

Projektiin antoi alkusy­säyksen COVID19-pandemian aikana keväällä ja kesällä 2020 toteu­tettu etätyös­kentely.   Kotitoi­mis­toilla aineis­tojen tulos­ta­minen ei ollut järkevää tai lainkaan mahdol­lista. Paperisena säily­tettävä aineisto tallen­nettiin ensin sähköisenä yhteisiin tiedos­to­kan­sioihin, joista niitä käytiin kampuk­sella tulos­ta­massa. Tulos­ta­minen ja paperi­ver­sioina arkis­tointi alkoi näyttäytyä vanhan­ai­kai­selta ja lisäksi sen huomattiin vievän yllät­tävän paljon työaikaa. Myös paperisena arkis­toidun aineiston vaikea saavu­tet­tavuus tuli esille: kampuk­sella olevien mappien selailu ei todel­lakaan onnis­tunut kotitoi­mis­tosta käsin. Vastaa­vasti, kun tositteet oli tallen­nettu pdf-tiedos­toina yhteiseen tiedos­to­kan­sioon, jokainen tiimi­läinen pystyi hakemaan tositteen tarkas­tel­ta­vakseen. Tästä syntyi idea siitä, että kaikki tosite­ai­neisto saataisiin arkis­toitua sähköi­sesti. Koska merkit­tävin tosite­massa eli ostolaskut jo arkis­toi­tuivat Rondo-arkistoon, se oli luonteva valinta muidenkin tosit­teiden arkis­to­vä­li­neeksi. Tavoi­te­ai­ka­tau­luksi asetettiin vuoden 2020 loppu, mutta projektin toteutus osoit­tautui yllät­tävän haasteelliseksi.

Haasteita toteu­tuk­sessa

Yllät­tä­väksi haasteeksi paperisten tosit­teiden muunta­mi­sessa sähköi­sesti arkis­toi­ta­vaksi muodostui tositteen määrittely. Tositetta ei aina tehdä manuaa­li­sesti, vaan se voi syntyä myös suoraan järjes­tel­mästä kuten esim. inves­tointien poisto­tosite. Jouduimme tarkasti pohtimaan, mikä on varsi­nainen tosite ja mitkä ovat tositteen liitteitä. Tyypil­listä talous­hal­linnon asian­tun­tijan työssä onkin, että joutuu palaamaan aivan lainsää­dännön ”alkujuu­rille” ja perus­asioihin, kuten tässä tapauk­sessa siihen, mitä kirjan­pi­tolaki (KPL) ja kirjan­pi­toa­setus (KPA) tosit­teesta määräävät. Minimi­vaa­ti­mukset edellä mainitun lainsää­dännön mukaan ovat, että tositteen tulee sisältää kirjan­pidon kirjaukset, tosite­nu­meron, tosite­päi­vä­määrän ja tiedon tositteen laati­jasta sekä selitteen. Raindance-kirjan­pi­to­jär­jes­tel­mästä saatava tosite täyttää edellä mainitut vaati­mukset, joten katsoimme sen olevan ”arkis­toitava tosite ”. Vuoden­vaihteen tilin­pää­tö­saika katkaisi hyvin alkaneen kehit­tä­mistyön pariksi kuukau­deksi, jolloin kehit­tä­mis­teh­täviin lasken­ta­pal­ve­luiden tiimissä ei juurikaan ole aikaa.

Tilin­pää­töksen jälkeen projek­tiamme viivytti seudul­linen arkis­toin­ti­pro­jekti. Karelia on osa ns. Karjalan talous­hal­linnon (Karjalan Taha) yhtei­sins­tal­laa­tiota, jonka kautta useat Pohjois-Karjalan kunnat, kuntayh­tymät sekä Joensuun kaupun­ki­kon­serniin kuuluvat yhtiöt ovat ostaneet yhteis­han­kintana talous­hal­linnon järjes­telmät ohjel­mis­totalo CGI:ltä. Helmi­kuussa 2021 Karjalan Tahassa oli aloitettu sähköisen arkis­toinnin kehit­tä­mis­pro­jekti, jossa pyrittiin seudul­li­sesti ratkai­semaan arkis­tointiin liittyviä ongelmia. Tuossa tilan­teessa oli järkevää jäädä odottamaan, toisiko yhteinen kehit­tä­mis­pro­jekti ratkaisuja myös Karelian arkis­tointiin.  Kevään aikana saatiinkin Karjalan Tahan toimesta kehitettyä merkittävä ratkaisu mm. tilio­te­to­sit­teiden arkis­tointiin, jotka siirtyvät nyt Banking-maksu­lii­ken­neoh­jel­masta automaat­ti­sesti sähköiseen Rondo-arkistoon. Kaikkiin Karelian arkis­toinnin ongelmiin ei kuitenkaan tullut keski­tettyä ratkaisua ja niinpä jatkoimme omaa projek­tiamme touko­kuussa 2021 kohda­tak­semme viimeisen ”haasteen” eli kesäloma-ajan. Jouduimme vielä kesän yli odottamaan, kun Meita (Meidän IT ja Talous) teki tarvit­tavat yhteydet arkis­tointia varten.  Muutamien testausten ja yritysten kautta saimme yhteydet lopulta toimimaan ja saimme pitkäl­lisen kehit­tä­mis­pro­jek­timme ”maaliin”.

Toteu­tuksen vauhdittajat

Projektin toteu­tuk­sella ei onneksi ollut pelkästään haasteita ja hidas­teita, vaan myös vauhdit­tajia. Merkit­tävin sellainen on sähköinen allekir­joitus, Karelia Sign. Talous­hal­lin­nossa on aineistoa, joihin tarvitaan hyväk­syjän tai päätöksen tekijän allekir­joitus. Aikai­semmin paperit­tomaan kirjan­pitoon siirty­minen ei ollut täysin mahdol­lista, koska esim. projektien rahoit­tajat vaativat dokument­teihin ”alkupe­räisen, kynällä tehdyn allekir­joi­tuksen”. Karelia Sign korvaa täysin perin­teisen allekir­joi­tus­muodon. Sähköi­sellä allekir­joi­tuk­sella on huomattu olevan muitakin merkit­täviä etuja erityi­sesti silloin, kun allekir­joit­tajia on useita Karelian sisältä tai ulkopuo­lelta. Allekir­joi­tukset saadaan asiakir­joihin erittäin nopeasti, ne eivät enää unohdu lojumaan käsit­te­li­jöiden pöydille ja liitteet säilyvät dokumentin mukana kierron loppuun saakka.

Toiseksi projektia vauhdit­ta­vaksi tekijäksi muodos­tuivat lukuisat talous­hal­linnon järjes­telmien versio­päi­vi­tykset, joissa myös sähköiseen arkis­tointiin tuli paran­nuksia. Viimeisen kahden vuoden aikana ovat uudis­tuneet mm. myynti­las­kutus ja -reskont­raoh­jelmat, maksu­lii­ken­neoh­jelma sekä matkus­tuksen hallin­noin­tioh­jelma. Uusi R8-myynti­las­kutus toimii suoraan Rondossa, joten myynti­las­ku­to­sitteet arkis­toi­tuvat ajaste­tusti Rondo-arkistoon. Myös uudesta maksu­lii­ken­neoh­jel­masta on seudul­lisena ratkaisuna tehty liittymä Rondo-arkistoon, jonne tilio­te­to­sitteet liitteineen siirtyvät ajaste­tusti. Keväällä 2020 käyttöön otettuun M2-matkus­tuk­sen­hal­lin­noin­tioh­jel­masta tehtiin liittymä Rondo-arkistoon ja tositteet arkis­toi­tu­vatkin sinne nyt päivittäin.

Saavu­tetut hyödyt ja jatkokehitys

Silmin havaittava muutos näkyy jo nyt työhuo­neissa ja fyysi­sessä arkis­tos­samme Tikka­rinteen kampuk­sella. Paperi­to­sit­teita on syntynyt 80-100 mapil­lista vuodessa. Tämän lisäksi on syntynyt merkittävä määrä ns. projek­ti­mappeja, joihin on arkis­toitu paperisena TKI-projektien talous­hal­linnon aineistoa. Nyt näitä mappeja ei enää tule lainkaan! Vielä muutama vuosi sitten oli uhkana, että joudumme vuokraamaan lisää arkis­to­tilaa, mutta tätä uhkaa ei enää ole. Päinvastoin voimme kenties tulevai­suu­dessa ottaa nykyisiä arkistoja järke­vämpään ja tuotta­vampaan käyttöön.

Merkittävä talou­del­linen hyöty tulee jatkossa olemaan paperin, mappien, kopio­ko­neiden ja tulos­timien käytön vähene­mi­sestä syntyvä säästö. Työhy­vin­vointia puolestaan lisää se, että työhuoneet eivät enää pursua pölyisiä mappeja. Mappien sijaan työhuo­neisiin voi sijoittua useampi työntekijä ja tilat tulevat tehok­kaampaan käyttöön.

Sähköinen tositear­kisto mahdol­listaa jatkossa sen, että robotti voisi kerätä tosit­teita projektien maksa­tusai­neistoa varten. Automa­ti­sointi onkin lasken­ta­pal­ve­lujen tiimin seuraava merkittävä kehit­tä­mis­kohde. Talouden seuran­nassa sähköinen tositear­kisto mahdol­listaa talous­ra­por­teilta porau­tu­misen aina tosit­teelle tai laskulle saakka. Porau­tu­minen ostolas­kuille ja myynti­las­kuille onkin jo mahdol­lista ja jatkossa se voisi ulottua muihinkin tositelajeihin.

Sinnikkään työn jälkeen saimme siis viimei­setkin paperiset tositteet sähköiseen arkistoon syyskuussa 2021 ja siirryimme Kareliassa paperit­tomaan talous­hal­lintoon. Tilin­pää­tök­sessä 2021 voimme ylpeänä esittää viimei­sellä sivulla Karelian kirjan­pi­toai­neiston säily­tyksen oy-halli­tuk­selle näin:

Luettelo kirjan­pi­doista ja aineis­toista KPL 2:7a mukaisesti:

Kirjan­pidon osaTositelajiKirjan­pi­to­jär­jes­telmien keski­näiset yhteydetSäily­tystapa ja -paikka
Tilin­päätösToimin­ta­ker­tomus, tilin­päätös sekä luettelo kirjan­pi­doista ja aineistoistaSähköisenä pdf-muodossa Dynas­tyssa ja paperi­tu­los­teena, sidottu
Päivä- ja pääkirjatVuosittain Raindance-kirjan­pi­to­jär­jes­tel­mästäSähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Pääkir­janpitoALKUSA, MUIST1, EU-ULK, MUIRO2Pääkir­jan­pi­to­to­sitteet viedään kirjan­pitoon manuaalisestiSähköisenä pdf-muodossa Rondossa
BudjettiBUDBudjetti siirretään manuaa­li­sesti kirjan­pitoon Raindance-budjetointiohjelmastaSähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Ostolaskut ja ostoreskontraOSTOT, OMAKSUOstolaskut siirtyvät Rondo-järjes­tel­mästä automaat­ti­sesti kirjan­pitoon. Ostores­kont­ra­maksut siirretään manuaa­li­sesti kirjanpitoon.Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Myynti­laskut ja myyntireskontraMRP31, MRP41, MRPMAN, MRPVII, YMRHYV, MRPHYV, MRPK, MRP99Myynti­laskut siirtyvät automaat­ti­sesti kirjan­pitoon R8-myynti­las­ku­tus­oh­jel­masta. Myynti­res­kont­ra­to­sitteet muodos­tuvat myynti­res­kont­ra­por­taa­lissa, joka on integroitu Raindance-kirjanpitojärjestelmään.Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Palkka­kir­janpitoPALKATTapah­tumat siirretään manuaa­li­sesti kirjan­pitoon kuukausittain Personec F-palkanlaskentajärjestelmästä.Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Matka­laskutMATKATMatka­laskut siirretään manuaa­li­sesti kirjan­pitoon viikoittain.Sähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Maksu­lii­kennePANKKITilio­te­to­sitteet siirretään manuaa­li­sesti kirjan­pitoon päivittäinSähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Pysyvien vastaavien kirjanpitoKOMTOSPysyvien vastaavien kirjanpito ylläpi­detään Raindance käyttö­omaisuus -järjes­tel­mässä, joka on integroitu kirjanpitojärjestelmäänSähköisenä pdf-muodossa Rondossa
Liite­tie­to­to­sitteetLIITETilin­pää­töksen liitetietotositteetSähköisenä pdf-muodossa Rondossa

Kirjoittaja:

Anneli Liukkonen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu