Pape­ri­ton kirjan­pito Kare­liassa -vihdoinkin!

Käyn­nis­timme elokuussa 2020 Kare­lian lasken­ta­pal­ve­lui­den tiimissä kehit­tä­mis­pro­jek­tin, jonka tavoit­teena oli mahdol­li­sim­man pape­ri­ton talous­hal­linto Kare­liassa. Suurin osa tosit­teista toki oli jo arkis­toitu sähköi­sessä muodossa, kuten esimer­kiksi Rondo-laskun­kier­rä­tys­jär­jes­tel­mässä käsi­tel­tä­vät osto­las­kut ja muis­tio­to­sit­teet. Kaikista talous­hal­lin­non järjes­tel­mistä ei ollut vastaa­vaa auto­maat­tista sähköistä arkis­toin­tia ja siksi osa tosit­teista arkis­toi­tiin pape­ri­sina mapeissa.

Projek­tiin antoi alkusy­säyk­sen COVID19-pande­mian aikana keväällä ja kesällä 2020 toteu­tettu etätyös­ken­tely.   Koti­toi­mis­toilla aineis­to­jen tulos­ta­mi­nen ei ollut järke­vää tai lain­kaan mahdol­lista. Pape­ri­sena säily­tet­tävä aineisto tallen­net­tiin ensin sähköi­senä yhtei­siin tiedos­to­kan­sioi­hin, joista niitä käytiin kampuk­sella tulos­ta­massa. Tulos­ta­mi­nen ja pape­ri­ver­sioina arkis­tointi alkoi näyt­täy­tyä vanhan­ai­kai­selta ja lisäksi sen huomat­tiin vievän yllät­tä­vän paljon työai­kaa. Myös pape­ri­sena arkis­toi­dun aineis­ton vaikea saavu­tet­ta­vuus tuli esille: kampuk­sella olevien mappien selailu ei todel­la­kaan onnis­tu­nut koti­toi­mis­tosta käsin. Vastaa­vasti, kun tosit­teet oli tallen­nettu pdf-tiedos­toina yhtei­seen tiedos­to­kan­sioon, jokai­nen tiimi­läi­nen pystyi hake­maan tosit­teen tarkas­tel­ta­vak­seen. Tästä syntyi idea siitä, että kaikki tosi­te­ai­neisto saatai­siin arkis­toi­tua sähköi­sesti. Koska merkit­tä­vin tosi­te­massa eli osto­las­kut jo arkis­toi­tui­vat Rondo-arkis­toon, se oli luon­teva valinta muiden­kin tosit­tei­den arkis­to­vä­li­neeksi. Tavoi­te­ai­ka­tau­luksi asetet­tiin vuoden 2020 loppu, mutta projek­tin toteu­tus osoit­tau­tui yllät­tä­vän haasteelliseksi.

Haas­teita toteutuksessa

Yllät­tä­väksi haas­teeksi pape­ris­ten tosit­tei­den muun­ta­mi­sessa sähköi­sesti arkis­toi­ta­vaksi muodos­tui tosit­teen määrit­tely. Tosi­tetta ei aina tehdä manu­aa­li­sesti, vaan se voi syntyä myös suoraan järjes­tel­mästä kuten esim. inves­toin­tien pois­to­to­site. Jouduimme tarkasti pohti­maan, mikä on varsi­nai­nen tosite ja mitkä ovat tosit­teen liit­teitä. Tyypil­listä talous­hal­lin­non asian­tun­ti­jan työssä onkin, että joutuu palaa­maan aivan lain­sää­dän­nön ”alku­juu­rille” ja perus­asioi­hin, kuten tässä tapauk­sessa siihen, mitä kirjan­pi­to­laki (KPL) ja kirjan­pi­toa­se­tus (KPA) tosit­teesta määrää­vät. Mini­mi­vaa­ti­muk­set edellä maini­tun lain­sää­dän­nön mukaan ovat, että tosit­teen tulee sisäl­tää kirjan­pi­don kirjauk­set, tosi­te­nu­me­ron, tosi­te­päi­vä­mää­rän ja tiedon tosit­teen laati­jasta sekä selit­teen. Rain­dance-kirjan­pi­to­jär­jes­tel­mästä saatava tosite täyttää edellä maini­tut vaati­muk­set, joten katsoimme sen olevan ”arkis­toi­tava tosite ”. Vuoden­vaih­teen tilin­pää­tö­saika katkaisi hyvin alka­neen kehit­tä­mis­työn pariksi kuukau­deksi, jolloin kehit­tä­mis­teh­tä­viin lasken­ta­pal­ve­lui­den tiimissä ei juuri­kaan ole aikaa.

Tilin­pää­tök­sen jälkeen projek­tiamme viivytti seudul­li­nen arkis­toin­ti­pro­jekti. Karelia on osa ns. Karja­lan talous­hal­lin­non (Karja­lan Taha) yhtei­sins­tal­laa­tiota, jonka kautta useat Pohjois-Karja­lan kunnat, kuntayh­ty­mät sekä Joen­suun kaupun­ki­kon­ser­niin kuulu­vat yhtiöt ovat osta­neet yhteis­han­kin­tana talous­hal­lin­non järjes­tel­mät ohjel­mis­to­talo CGI:ltä. Helmi­kuussa 2021 Karja­lan Tahassa oli aloi­tettu sähköi­sen arkis­toin­nin kehit­tä­mis­pro­jekti, jossa pyrit­tiin seudul­li­sesti ratkai­se­maan arkis­toin­tiin liit­ty­viä ongel­mia. Tuossa tilan­teessa oli järke­vää jäädä odot­ta­maan, toisiko yhtei­nen kehit­tä­mis­pro­jekti ratkai­suja myös Kare­lian arkis­toin­tiin.  Kevään aikana saatiin­kin Karja­lan Tahan toimesta kehi­tet­tyä merkit­tävä ratkaisu mm. tilio­te­to­sit­tei­den arkis­toin­tiin, jotka siir­ty­vät nyt Banking-maksu­lii­ken­neoh­jel­masta auto­maat­ti­sesti sähköi­seen Rondo-arkis­toon. Kaik­kiin Kare­lian arkis­toin­nin ongel­miin ei kuiten­kaan tullut keski­tet­tyä ratkai­sua ja niinpä jatkoimme omaa projek­tiamme touko­kuussa 2021 kohda­tak­semme viimei­sen ”haas­teen” eli kesä­loma-ajan. Jouduimme vielä kesän yli odot­ta­maan, kun Meita (Meidän IT ja Talous) teki tarvit­ta­vat yhtey­det arkis­toin­tia varten.  Muuta­mien testaus­ten ja yritys­ten kautta saimme yhtey­det lopulta toimi­maan ja saimme pitkäl­li­sen kehit­tä­mis­pro­jek­timme ”maaliin”.

Toteu­tuk­sen vauhdittajat

Projek­tin toteu­tuk­sella ei onneksi ollut pelkäs­tään haas­teita ja hidas­teita, vaan myös vauh­dit­ta­jia. Merkit­tä­vin sellai­nen on sähköi­nen alle­kir­joi­tus, Karelia Sign. Talous­hal­lin­nossa on aineis­toa, joihin tarvi­taan hyväk­sy­jän tai päätök­sen tekijän alle­kir­joi­tus. Aikai­sem­min pape­rit­to­maan kirjan­pi­toon siir­ty­mi­nen ei ollut täysin mahdol­lista, koska esim. projek­tien rahoit­ta­jat vaati­vat doku­ment­tei­hin ”alku­pe­räi­sen, kynällä tehdyn alle­kir­joi­tuk­sen”. Karelia Sign korvaa täysin perin­tei­sen alle­kir­joi­tus­muo­don. Sähköi­sellä alle­kir­joi­tuk­sella on huomattu olevan muita­kin merkit­tä­viä etuja erityi­sesti silloin, kun alle­kir­joit­ta­jia on useita Kare­lian sisältä tai ulko­puo­lelta. Alle­kir­joi­tuk­set saadaan asia­kir­joi­hin erit­täin nopeasti, ne eivät enää unohdu loju­maan käsit­te­li­jöi­den pöydille ja liit­teet säily­vät doku­men­tin mukana kierron loppuun saakka.

Toiseksi projek­tia vauh­dit­ta­vaksi teki­jäksi muodos­tui­vat lukui­sat talous­hal­lin­non järjes­tel­mien versio­päi­vi­tyk­set, joissa myös sähköi­seen arkis­toin­tiin tuli paran­nuk­sia. Viimei­sen kahden vuoden aikana ovat uudis­tu­neet mm. myyn­ti­las­ku­tus ja -reskont­raoh­jel­mat, maksu­lii­ken­neoh­jelma sekä matkus­tuk­sen hallin­noin­tioh­jelma. Uusi R8-myyn­ti­las­ku­tus toimii suoraan Rondossa, joten myyn­ti­las­ku­to­sit­teet arkis­toi­tu­vat ajas­te­tusti Rondo-arkis­toon. Myös uudesta maksu­lii­ken­neoh­jel­masta on seudul­li­sena ratkai­suna tehty liit­tymä Rondo-arkis­toon, jonne tilio­te­to­sit­teet liit­tei­neen siir­ty­vät ajas­te­tusti. Keväällä 2020 käyt­töön otet­tuun M2-matkus­tuk­sen­hal­lin­noin­tioh­jel­masta tehtiin liit­tymä Rondo-arkis­toon ja tosit­teet arkis­toi­tu­vat­kin sinne nyt päivittäin.

Saavu­te­tut hyödyt ja jatkokehitys

Silmin havait­tava muutos näkyy jo nyt työhuo­neissa ja fyysi­sessä arkis­tos­samme Tikka­rin­teen kampuk­sella. Pape­ri­to­sit­teita on synty­nyt 80-100 mapil­lista vuodessa. Tämän lisäksi on synty­nyt merkit­tävä määrä ns. projek­ti­map­peja, joihin on arkis­toitu pape­ri­sena TKI-projek­tien talous­hal­lin­non aineis­toa. Nyt näitä mappeja ei enää tule lain­kaan! Vielä muutama vuosi sitten oli uhkana, että joudumme vuokraa­maan lisää arkis­to­ti­laa, mutta tätä uhkaa ei enää ole. Päin­vas­toin voimme kenties tule­vai­suu­dessa ottaa nykyi­siä arkis­toja järke­väm­pään ja tuot­ta­vam­paan käyttöön.

Merkit­tävä talou­del­li­nen hyöty tulee jatkossa olemaan paperin, mappien, kopio­ko­nei­den ja tulos­ti­mien käytön vähe­ne­mi­sestä syntyvä säästö. Työhy­vin­voin­tia puoles­taan lisää se, että työhuo­neet eivät enää pursua pölyi­siä mappeja. Mappien sijaan työhuo­nei­siin voi sijoit­tua useampi työn­te­kijä ja tilat tulevat tehok­kaam­paan käyttöön.

Sähköi­nen tosi­tear­kisto mahdol­lis­taa jatkossa sen, että robotti voisi kerätä tosit­teita projek­tien maksa­tusai­neis­toa varten. Auto­ma­ti­sointi onkin lasken­ta­pal­ve­lu­jen tiimin seuraava merkit­tävä kehit­tä­mis­kohde. Talou­den seuran­nassa sähköi­nen tosi­tear­kisto mahdol­lis­taa talous­ra­por­teilta porau­tu­mi­sen aina tosit­teelle tai laskulle saakka. Porau­tu­mi­nen osto­las­kuille ja myyn­ti­las­kuille onkin jo mahdol­lista ja jatkossa se voisi ulottua muihin­kin tositelajeihin.

Sinnik­kään työn jälkeen saimme siis viimei­set­kin pape­ri­set tosit­teet sähköi­seen arkis­toon syys­kuussa 2021 ja siir­ryimme Kare­liassa pape­rit­to­maan talous­hal­lin­toon. Tilin­pää­tök­sessä 2021 voimme ylpeänä esittää viimei­sellä sivulla Kare­lian kirjan­pi­toai­neis­ton säily­tyk­sen oy-halli­tuk­selle näin:

Luet­telo kirjan­pi­doista ja aineis­toista KPL 2:7a mukaisesti:

Kirjan­pi­don osaTosi­te­lajiKirjan­pi­to­jär­jes­tel­mien keski­näi­set yhteydetSäily­tys­tapa ja -paikka
Tilin­pää­tösToimin­ta­ker­to­mus, tilin­pää­tös sekä luet­telo kirjan­pi­doista ja aineistoistaSähköi­senä pdf-muodossa Dynas­tyssa ja pape­ri­tu­los­teena, sidottu
Päivä- ja pääkirjatVuosit­tain Raindance-kirjanpitojärjestelmästäSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Pääkir­jan­pitoALKUSA, MUIST1, EU-ULK, MUIRO2Pääkir­jan­pi­to­to­sit­teet viedään kirjan­pi­toon manuaalisestiSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
BudjettiBUDBudjetti siir­re­tään manu­aa­li­sesti kirjan­pi­toon Raindance-budjetointiohjelmastaSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Osto­las­kut ja ostoreskontraOSTOT, OMAKSUOsto­las­kut siir­ty­vät Rondo-järjes­tel­mästä auto­maat­ti­sesti kirjan­pi­toon. Osto­res­kont­ra­mak­sut siir­re­tään manu­aa­li­sesti kirjanpitoon.Sähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Myyn­ti­las­kut ja myyntireskontraMRP31, MRP41, MRPMAN, MRPVII, YMRHYV, MRPHYV, MRPK, MRP99Myyn­ti­las­kut siir­ty­vät auto­maat­ti­sesti kirjan­pi­toon R8-myyn­ti­las­ku­tus­oh­jel­masta. Myyn­ti­res­kont­ra­to­sit­teet muodos­tu­vat myyn­ti­res­kont­ra­por­taa­lissa, joka on integroitu Raindance-kirjanpitojärjestelmään.Sähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Palk­ka­kir­jan­pitoPALKATTapah­tu­mat siir­re­tään manu­aa­li­sesti kirjan­pi­toon kuukausit­tain Perso­nec F-palkanlaskentajärjestelmästä.Sähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Matka­las­kutMATKATMatka­las­kut siir­re­tään manu­aa­li­sesti kirjan­pi­toon viikoittain.Sähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Maksu­lii­kennePANKKITilio­te­to­sit­teet siir­re­tään manu­aa­li­sesti kirjan­pi­toon päivittäinSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Pysy­vien vastaa­vien kirjanpitoKOMTOSPysy­vien vastaa­vien kirjan­pito yllä­pi­de­tään Rain­dance käyt­tö­omai­suus -järjes­tel­mässä, joka on integroitu kirjanpitojärjestelmäänSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa
Liite­tie­to­to­sit­teetLIITETilin­pää­tök­sen liitetietotositteetSähköi­senä pdf-muodossa Rondossa

Kirjoit­taja:

Anneli Liuk­ko­nen, lasken­ta­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu