Miten rakennetaan hybriditapahtuma kansainvälisille osallistujille? Mikä on tapahtuma-alusta? Tässä tekstissä pyritään vastaamaan näihin kysymyksiin antamalla lyhyt kuvaus Karelia-ammattikorkeakoulun koordinoiman W-Power -hankkeen hybriditapahtuman järjestämisestä. Teksti on tuotettu yhteistyössä Smart Event Managers -hankkeen kanssa, jonka asiantuntijat seurasivat hybriditapahtuman suunnitteluprosessia ja osallistuivat itse tapahtumaan paikan päällä ja verkossa.
Tapahtumatuottamisen digitaalinen tulevaisuus
Smart Event Managers on toukokuussa 2021 Karelia-ammattikorkeakoulussa käynnistynyt hanke, jonka tavoitteena ovat tapahtumatuotannon koulutuksen käynnistäminen ja alueellisen verkoston alustana toimiminen Pohjois-Karjalassa. Smart Event Managers –hankkeen tiimi koostuu tapahtumatuotantotaustan omaavista ammattilaisista, jotka työskentelevät tiiviisti yhdessä Karelia-ammattikorkeakoulun opettajakunnan kanssa. Hanke tarjoaa mahdollisuuden osallistua 60 opintopisteen laajuiseen verkkokoulutukseen. Koulutuskokonaisuuden voi opiskella kokonaan tai valita omaa osaamista parhaiten täydentävät osiot. Verkkokoulutus palvelee jatkuvan oppimisen tarpeita ja osallistujat voivat päivittää osaamistaan ajasta ja paikasta riippumatta. Koulutuskokonaisuuksien lisäksi hanke tarjoaa kiinnostuneille mahdollisuuden osallistua erillisiin koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksiin sekä opintomatkoille.
Hybriditapahtumat eli tilaisuudet, jotka toteutetaan sekä paikan päällä että etäyhteydessä oleville suorana lähetyksenä, ovat nousseet ajankohtaiseksi ja kiinnostavaksi tarkastelun kohteeksi. Pandemia-aikana tapahtuma-ala on ollut yksi isoimmista kärsijöistä, mutta samalla se on järjestäytynyt (Tapahtumateollisuus ry) ja monet toimijat, esimerkiksi evankelis-luterilainen seurakunta ovat tehneet digiloikan, joka ei ehkä normaalitilanteessa olisi tapahtunut niin nopeasti. Pandemia-aikana järjestäjät ovat hankkineet runsaasti kokemuksellista tietotaitoa ja asiakkaat ovat tottuneet etäyhteyksin järjestettyihin tilaisuuksiin. Nämä seikat ovat luoneet monelle järjestäjälle uskoa siihen, että sekä striimauksen että livetapahtuman järjestämiseen on tilausta ja tarvetta tulevaisuudessa. Erityisesti tapahtumat, joilla on matkailullista markkinointinäkökulmaa ja joilla tavoitellaan kansainvälisiä yleisöjä, kokevat hybridin hyödylliseksi. SEM-hanketiimin jäsenille hybriditapahtuman järjestäminen ei ollut entuudestaan tuttua. Niinpä otimme ilolla W-Power-hankkeen kutsun vastaan tulla seuraamaan hankkeen loppuseminaaria.
Temaattiset viikot naisyrittäjyyshankkeen toimintatapana
W-Power -projektin missiona on ollut kannustaa harvaanasuttujen pohjoisten alueiden naisia yrittäjyyteen. Kansainväliseen projektikonsortioon kuuluvat kumppanit ovat järjestäneet hankkeen yli kolmivuotisen toiminnan aikana kukin vuorollaan ns. temaattisen viikon (eng. Thematic Week). Näiden monipuolisten tapahtumaviikkojen tarkoitus on ollut tuoda yhteen alueella toimivia naisyrittäjiä, sidosryhmän edustajia (esim. yritysvalmentajia) sekä projektikumppaneita työskentelemään yhteisen teeman parissa. Temaattisen viikon osallistujille on tarjottu mahdollisuutta osallistua omien tarpeiden ja intressien mukaisesti. Viikon ohjelma on koostunut järjestäjästä riippuen esim. yritysvierailuista, koulutuksista, paneelikeskusteluista sekä projektikokouksista. Osallistuminen työpajatyöskentelyyn on tarjonnut mahdollisuutta yhdessä oppiseen ja verkostoitumiseen. Temaattisia viikkoja järjestettiin hankeaikana viisi; ensimmäinen, joka oli samalla hankkeen kick-off viikko, järjestettiin vuoden marraskuussa 2018 Rovaniemellä, toinen Skotlannissa vuoden 2019 kesällä ja kolmas Jokkmokissa, Pohjosi-Ruotsissa saman vuoden marraskuussa. Neljäs temaattinen viikko, jonka piti olla Irlannissa, päädyttiin toteuttamaan koronapandemian vuoksi verkkotapahtumana maaliskuussa 2021. Kolmas temaattinen viikko, jonka piti olla Irlannissa, päädyttiin toteuttamaan koronapandemian vuoksi verkkotapahtumana maaliskuussa 2021. Karelia-ammattikorkeakoulun vuoro järjestää temaattinen viikko oli alun perin ajoitettu jo syksylle 2020, mutta se siirrettiin koronapandemian vuoksi vuodella eteenpäin.
”W-Power Final Seminar Week” järjestettiin pääosin verkossa 28.-30.9.2021. Temaattinen viikko oli projektin viides sekä viimeinen, ja se käynnistyi yhden iltapäivän mittaisella loppuseminaarilla, johon osallistujat olivat tervetulleita paikan päälle Karelia-ammattikorkeakoulun Tikkarinne-kampukselle Joensuuhun tai vaihtoehtoisesti seuraamaan tapahtumastriimiä omalta päätteeltään tai älylaitteeltaan. Loppuseminaari päädyttiin järjestämään hybriditapahtumana, koska koronapandemia hankaloitti kansainvälisten projektikumppaneiden ja sidosryhmien edustajien matkustamista Suomeen. Viikon ohjelma keskittyi esittelemään projektin päätuotuoksia erillisellä verkkotapahtuma-alustalla. Viikon aikana tapahtuma-alustalle rekisteröityneille avautui myös mahdollisuus verkostoitua kahdenkeskisten videotapaamisten välityksellä, osallistua englanninkielellä järjestettyihin koulutuksiin sekä paneelikeskusteluihin.
Hybriditapahtumatuotannon vaiheet – hyvä suunnittelu tuottaa laatua
W-Power-projektin loppuseminaarin ja temaattisen viikon sisällön suunnittelu käynnistettiin keväällä 2021. Seminaariviikon suunnitteluvaiheessa pohdimme, mikä tapahtuman tarkoitus on ja mitä sillä tavoitellaan. Hankkeen aikana huomatiin useaan otteeseen, että naisyrittäjät kärsivät roolimallien puutteesta. Loppuseminaarissa halusimme esitellä menestyvän suomalaisen naisyrittäjän. Gold& Green Foods Oy:n innovaatiojohtaja, yrittäjä Maija Itkonen kiinnitettiinkin loppuseminaaripäivän pääpuhujaksi. Itkonen on loistava esimerkki naisyrittäjästä, joka on pystynyt yhdistämään yrittäjyyden sekä perheenäidin rooliin ja luomaan kansainvälisesti menestyneen yrityksen. Itkosen tunnin mittainen puheenvuoro ”Creative entrepreneurship as pathway to innovation” esitteli sinnikkään naisen yrittäjyystarinan sekä avasi nyhtökauran menestyksekästä innovaatioprosessia.
Toiseksi loppuseminaarin pääpuhujaksi lupautui pääomasijoittaja ja yrittäjänäkin tunnettu Kim Väisänen, joka avasi syitä sille, miksi kannattaa sijoittaa erityisesti naisten omistamiin yrityksiin. Vierailijaluennoijiksi kutsuttiin hankkeen liitännäiskumppani Women Entrepreneurship Platformin entinen puheenjohtaja Cheryl Van Miller, joka osallistui hybriditapahtumaan etäyhteyksin USA:sta. Toisen kansainvälisen etäpuheenvuoron esitti Nordic Innovation, joka on Pohjoismaiden ministerineuvoston alainen organisaatio. Sen tavoitteena on tehdä Pohjoismaista kestävän kasvun edelläkävijäalue edistämällä yrittäjyyttä, innovointia ja kilpailukykyä pohjoismaisissa yrityksissä. Senior Innovation Advisor Marthe Haugland käsitteli puheenvuorossaan “How equal is the Nordic entrepreneurial landscape” pohjoismaisen naisyrittäjyyden nykytilaa ja tunnistettuja haasteita tutkimustietoon perustuen.
Loppuseminaarin kokonaiskestoaika haluttiin pitää napakkana (kolme tuntia tauot mukaanlukien), jotta myös verkossa olleet jaksaisivat seurata ohjelmaa. Tapahtuman käsikirjoituksessa kiinnitettiin huomiota vuorovaikutteisuuteen, ohjelman sisällön vaihtelevuuteen sekä tekniseen ja visuaaliseen toimivuuteen. Sisältöön luotiin vaihtelevuutta mm. lyhyillä videoilla ja etäpuhujilla. Pääpuhujalle varattiin eniten aikaa ohjelmasta muiden etäpuhujien osuuksien ollessa selvästi lyhyempiä.
Koska päädyimme toteuttamaan loppuseminaariviikon hybriditapahtumana, tiedostimme sen, että eri osallistumistapojen huomiointi oli tärkeää. Halusimme, että liveosallistujilla oli mahdollisuus vuorovaikutteiseen tilaisuuteen, mutta tämä sama ominaisuus haluttiin tarjota myös verkossa tapahtumaa seuraaville. Tämä vaati moderointia, jotta varmistettiin, että myös verkossa osallistuvat saivat äänensä kuuluville seminaarissa.
Alustavaihtoehtoja on monenlaisia
W-Powerin irlantilainen hankekumppani, kehitysyhtiö WestBIC järjesti maaliskuussa 2021 temaattisen viikon b2bmatch.com -alustalla. Osallistuminen tarjosi hyvää oppia ja käyttäjäkokemusta Karelian oman tapahtumaviikon suunnittelua varten: loppuseminaariviikon alustan tulisi sisältää monipuolisia toimintoja, jotta se palvelisi eri maiden naisyrittäjien verkostoitumista, ilmoittautumista ja visuaalisen ohjelman luomista sekä toimisi myös virtuaalitapahtumien alustana. Kansainvälisten osallistujien väliset videokohtaamiset olivat tärkeä keino verkottaa naisyrittäjiä ympäri hankealuetta, sillä pandemia esti heidän matkustamisensa alkuperäisten suunnitelmien mukaisesti.
Kartoitimme kolme eri alustatoimittajaa, joilta pyysimme esittelyt ja tarjouksen haluamistamme toiminnallisuuksista, kuten ilmoittautumisesta suoraan järjestelmään, järjestelmän lähettämistä automaattisista muistutusviesteistä osallistujille sekä päiväkohtaisen ohjelman luomisesta suoraan järjestelmään. Plussaa sai, jos alustasta olisi saatavilla helposti osallistujastatistiikkaa.
Alustatoimittajaksi valittiin kotimainen Tavata Global Oy, jonka Tavata -tapahtuma-alusta räätälöitiin hankkeen visuaalisen ilmeen mukaiseksi. Alustalle lisättiin myös materiaalipankki, jonne pystyttiin lisäämään hankeen tuottamia videoita, animaatio, kirjallisia dokumentteja sekä koulutustallenteita. Koulutuksien ja paneelikeskusteluiden toteuttamiseksi alustan kautta valittiin upotettava Zoom-etäkokousohjelmisto, josta maksettiin erillinen arvioidun osallistujamäärän mukainen lisenssimaksu.
Yhteistyö Tavatan kanssa oli tiivistä hankinnan aloitusvaiheessa, jolloin tapahtumaviikon rakenne luotiin alustalle. Tapahtuma-alustan eri toiminnallisuuksiin perehtyminen otti aikaa, sillä ensin piti hahmottaa, mitä toiminallisuuksia täytyi muokata omaa tapahtumaa ajatellen. Yhteydenpito alustantarjoajan kanssa oli erityisen tiivistä juuri hankinnan yhteydessä sekä muutama päivä ennen loppuseminaaria, jolloin testattiin, miten tapahtumastriimi näkyi alustalla olijoille.
Onnistunut tapahtuma vaatii eri toimijoiden yhteistyötä
Hybriditapahtuman järjestämiseksi kilpailutettiin tapahtuman striimaus ja siihen valittiin paikallinen markkinointiyritys Tovari Marketing. Järjestäjän kannalta tapahtumaviikon koordinoinnissa olennaisinta oli ymmärtää eri toimijoiden kytkökset livetapahtuman sekä tapahtuma-alustan välillä. Hybriditapahtuman tapahtumakäsikirjoitus vaati huolellista paneutumista ja se käytiin tapahtuman striimauksesta vastanneen asiantuntijan kanssa läpi minuutti minuutilta pari päivää ennen loppuseminaaria. Livetapahtumaa ajatellen yhteistyötä tehtiin myös ammattikorkeakoulun Helpdeskin teknisen asiantuntija Jari Makkosen kanssa, jolla on hallussa auditorion liittyvä tekninen osaaminen.
Tapahtumastriimaus tehtiin Karelian YouTube-kanavan kautta, joka “kaapattiin” näkyville Tavata tapahtuma-alustalla. Verkossa seminaaria seuranneet osallistuja pystyivät kommentoimaan tapahtumaa reaaliajassa tai esittämään kysymyksiä seminaarin puhujille. You Tuben chat-toimintoa moderoi Karelian projektihenkilöstö tapahtuman aikana kannustaen etäosallistujia kommentoimaan kuultuja puheenvuoroja. Hybriditapahtuman vuorovaikutteisuus jäi kuitenkin pitkälti auditoriossa paikan päällä olleen yleisön tehtäväksi.
Kaikki etäkokouksiin ja webinaareihin osallistuneet tietävät, että aina tekninen liittyminen tai esitysmateriaalin jakaminen osallistujille ei onnistu, syy voi olla yhteyksissä tai käyttäjissä. Loppuseminaariin kutsuttiin vierailijaluennoitsijoita etäyhteyksin eri maista ja eri aikavyöhykkeiltä. Etäpuhujille ehdotettiin mahdollisuutta tallentaa oma luentonsa, joka olisi voitu tarvittaessa editoida etukäteen. Tallenteet olisi voitu ajaa tapahtumastriimiin ja näin välttyä ikäviltä teknisiltä haasteilta h-hetkellä. Kukaan vierailijaluennoitsijoista ei tähän mahdollisuuteen tarttunut ja onneksi kaikki sujui hyvin ja tekniikka toimi kunkin kohdalla moitteettomasti.
Tovarin avulla kunkin etäpuhujan kanssa testattiin liittyminen Google Meets -kokoukseen muutama päivä ennen loppuseminaaria. Tavata loi tapahtuma-alustalle testiympäristön, johon tuotiin tapahtumastriimi YouTuben kautta. Testaus suoritettiin auditoriossa, jossa varsinainen seminaaripäivä pidettäisiin ja sinne rakennettiin tapahtumaa varten tarvittava tekniikka. Äänentoiston testaaminen oli tärkeää, sillä yleisökysymysten kuuluminen auditorion kattomikrofonien kautta etäpuhujille ja tapahtumastriimiin ei ollut yksinkertaista, ainakaan maallikolle.
Striimauksesta vastanneen Tovarin työntekijöiden ammattitaito kattoi myös etäosallistujien ennakkobriiffauksen ja testauksen itse tapahtumapäivän ohjaamistyön lisäksi. Loppuseminaarin ajan Tovari hoiti kuvasignaalin miksaamisen osallistujille, taustakuvien vaihtamisen sekä etäpuhujien mukaan tuomisen tapahtuma-alustalle.
Kaiken kaikkiaan hybriditapahtuman järjestäminen vaati moniammatillista yhteistyötä ja reilua resursointia: projektihenkilöstöltä työaikaa kului viikkoja, striimauksesta vastanneelta markkinointitoimistolta sekä tapahtuma-alustan tiimiltäkin useampia työpäiviä. Kansainvälisen hankkeen toimenpiteenä tämä oli järkevää ja tuli edullisemmaksi kuin matkustamista vaativa livetapahtuma olisi ollut. Joka tapauksessa yksittäisen tapahtumajärjestäjän tulee varautua, jos ei ihan niin ainakin lähes viisinumeroiseen summaan pelkästään teknisen toteutuksen ja valmisteluihin vaadittavan työajan osalta.
Liveosallistujan huomioita
Osallistuminen W-Power-hankkeen loppuseminaariin alkoi Tavata-tapahtuma-alustalle rekisteröitymisellä. Alusta julkaistiin ja ilmoittautuminen avattiin noin 2 kuukautta ennen tapahtumaa. Rekisteröitymisen yhteydessä pyydettiin valitsemaan loppuseminaarin osallistumistapa; paikan päällä Joensuussa vai verkossa tapahtuma-alustan kautta. Tavata-alustalta tuli hyvissä ajoin viestiä oman profiilin loppuun tekemisestä ja alustan toiminnallisuusiin tutustumisesta, jotta ne tulisivat tutuiksi jo ennen tapahtumapäivää.
Alustalla oli myös mahdollista verkostoitua toisten tapahtuma-alustalle rekisteröityneiden kanssa, mutta tätä toimintoa en kokeillut, koska tarkoituksena oli lähinnä saada oppia hybriditapahtuman järjestämiseen liittyvistä erityispiirteistä. Tapahtuma-alustaa oli kustomoitu hankkeen omalla ilmeellä, joka lisäsi kiinnostusta tapahtumaa ja taustalla toimivaa hanketta kohtaan.
Ilmoittautumisen päättyessä ja tapahtuman lähestyessä päätin osallistua tapahtumaan paikan päällä. Tähän päätökseen vaikuttivat järjestäjän hyvä viestintä, mahdollisuus päästä toisten osallistujien pariin ja kiinnostus järjestelyitä kohtaan. Järjestelyt oli tarkkaan mietitty sekä paikan päällä että striimin päässä olevien kannalta. Ohjelma eteni sujuvasti ilman havaittavia teknisiä katkoksia. Striimaus ei “häirinnyt” kokemusta paikan päällä, se näkyi ainoastaan toteuttavan tahon kaluston ja henkilökunnan läsnäololla sekä ohjeistuksina yleisölle. Puhujat ja heitä kuvannut kamera sekä valo, oli asetettu niin, että paikan päällä olevien oli mahdollista valita istumapaikkansa niin, ettei näköyhteys häiriintynyt puhujaan. Etäpuhujat näkyivät paikalla oleville valkokankaalta. Tilaisuus oli sopivan pitkä ja ohjelma sujuvaa, teknisiä ongelmia ei näkynyt asiakkaille paikan päällä, jos niitä oli.
Katariina Peltonen, SEM-hankkeen projektipäällikkö, Karelia-amk
Etäyhteydellä osallistuneen pohdintoja
Etäyhteydellä tapahtumia seuratessani saan nauttia häiriöttömästä ympäristöstä ja laadukkaasta kuvasta. Näihin vaikuttaa suuresti se palvelun tuottaja, joka tapahtuman jakaa eteenpäin, mutta myös käytössä olevat laitteet ja paikka missä tilaisuutta seuraa. Minulla on myös mahdollisuus valita, keskitynkö kaikkiin osioihin vai vain niihin itselleni tärkeimpiin, eikä kukaan vieressä oleva häiriinny toiminnastani.
Tavatan alustalle pääseminen ei ollut aivan kivutonta, siihen vaadittiin erilaisia kirjautumisia ja laitevalintoja mobiili/kannettava. Hämmentävää oli myös se, ettei esitys auennut sivun yläreunaan, ääni kuului mutta kuva löytyi vasta sivulta alempaa. Tein itselleni profiilin, mutta en osannut hyödyntää sitä tilaisuuden aikana. Etätapaamisten järjestäminen ja yhteydenotot uusiin ihmisiin videotapaamisten muodossa olisi vaatinut minulta parempaa ennakkovalmistelua ja omien verkostoitumistarpeideni määrittelyä. Kuten edellä on kuvattu, tapahtuma-alustat ovat hinnakkaita ja vaativat paljon työtä, sen vuoksi niihin kohdistetut odotuksetkin ovat suuret. Etäyhteydellä olevien kärsimättömyys on myös aivan toista luokkaa, kuin toisten ihmisten parissa olevien.
Hybriditapahtuman mahdollisuudet ovat laajat, mutta hyödyntäminen vaatii vielä kehittämistä. Ennen kalliiden alustojen hankkimista kannattaa pohtia, mikä tekee meidän tilaisuudestamme virtuaalitapahtuman vai olisiko se kuitenkin virtuaalikokous. Kuinka paljon pystymme osallistamaan mukanaolijoita, niin etäyhteyksien päässä kuin paikan päällä olevia? Näkyvätkö kaikki asiat samanlaisina molemmille vai voidaanko tarjota jotain ekstraa? Kahden toimintatavan yhdistämisessä juontajan/fasilitaattorin merkitys kasvaa. Hänen täytyisi sitoa kokonaisuus yhteen ja sitouttaa myös etänä olevat osaksi tilaisuutta.
Hybridi on tullut jäädäkseen ja siinä on otettu vasta ensimmäiset askeleet. Me SEM-hankkeessa pyrimme olemaan mukana tapahtuma-alan kehityksessä ja tarjoamaan uusia näkökulmia tapahtumien kehittämiseen.
Maria Iltola, SEM-hankkeen projektiasiantuntija, Karelia-amk
Smart Event Managers -hankkeen tärkeitä teemoja ovat uudet digitaaliset ratkaisut tapahtumien suunnittelussa ja toteuttamisessa sekä ekologisesti kestävä tapahtumaosaaminen. Hankkeen toimet pohjoiskarjalaisen tapahtumatuotannon kehityksen tukemiseen ovat mahdollistaneet Euroopan sosiaalirahastolta ja Etelä-Savon ELY-keskukselta sekä Karelia-ammattikorkeakoululta saatu rahoitus. Hanketta koordinoi Karelia-ammattikorkeakoulu ja sen toteutusaika on 1.5.2021-31.8.2023.
W-POWER (Empowering women entrepreneurs in sparsely populated communities) on kolmivuotinen EU:n Pohjoisen Periferian ja Arktiksen 2014-2020 -ohjelmasta rahoitettu hanke, jota koordinoi Karelia-ammattikorkeakoulu. Hankkeen toimenpiteet jatkuvat vuoden 2021 loppuun saakka.
Kirjoittajat:
Satu Mustonen, projektikoordinaattori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Maria Iltola, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Katariina Peltonen, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Helena Puhakka-Tarvainen, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu