Hybri­di­ta­pah­tu­man ABC

Miten raken­ne­taan hybri­di­ta­pah­tuma kansain­vä­li­sille osal­lis­tu­jille? Mikä on tapah­tuma-alusta?  Tässä teks­tissä pyri­tään vastaa­maan näihin kysy­myk­siin anta­malla lyhyt kuvaus Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun koor­di­noi­man W-Power -hank­keen hybri­di­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­sestä. Teksti on tuotettu yhteis­työssä Smart Event Mana­gers -hank­keen kanssa, jonka asian­tun­ti­jat seura­si­vat hybri­di­ta­pah­tu­man suun­nit­te­lu­pro­ses­sia ja osal­lis­tui­vat itse tapah­tu­maan paikan päällä ja verkossa.

Tapah­tu­ma­tuot­ta­mi­sen digi­taa­li­nen tulevaisuus

Smart Event Mana­gers on touko­kuussa 2021 Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lussa käyn­nis­ty­nyt hanke, jonka tavoit­teena ovat tapah­tu­ma­tuo­tan­non koulu­tuk­sen käyn­nis­tä­mi­nen ja alueel­li­sen verkos­ton alus­tana toimi­mi­nen Pohjois-Karja­lassa. Smart Event Mana­gers –hank­keen tiimi koostuu tapah­tu­ma­tuo­tan­to­taus­tan omaa­vista ammat­ti­lai­sista, jotka työs­ken­te­le­vät tiiviisti yhdessä Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun opet­ta­ja­kun­nan kanssa. Hanke tarjoaa mahdol­li­suu­den osal­lis­tua 60 opin­to­pis­teen laajui­seen verk­ko­kou­lu­tuk­seen. Koulu­tus­ko­ko­nai­suu­den voi opis­kella koko­naan tai valita omaa osaa­mista parhai­ten täyden­tä­vät osiot. Verk­ko­kou­lu­tus palve­lee jatku­van oppi­mi­sen tarpeita ja osal­lis­tu­jat voivat päivit­tää osaa­mis­taan ajasta ja paikasta riip­pu­matta. Koulu­tus­ko­ko­nai­suuk­sien lisäksi hanke tarjoaa kiin­nos­tu­neille mahdol­li­suu­den osal­lis­tua eril­li­siin koulu­tus- ja verkos­toi­tu­mis­ti­lai­suuk­siin sekä opintomatkoille. 

Tapahtuman yleisöä ja esiintyjiä.
SEM-hank­keen aloi­tus­ti­lai­suus hybri­di­jär­jes­te­lyin marras­kuussa 2021. 

Hybri­di­ta­pah­tu­mat eli tilai­suu­det, jotka toteu­te­taan sekä paikan päällä että etäyh­tey­dessä oleville suorana lähe­tyk­senä, ovat nous­seet ajan­koh­tai­seksi ja kiin­nos­ta­vaksi tarkas­te­lun kohteeksi. Pande­mia-aikana tapah­tuma-ala on ollut yksi isoim­mista kärsi­jöistä, mutta samalla se on järjes­täy­ty­nyt (Tapah­tu­ma­teol­li­suus ry) ja monet toimi­jat, esimer­kiksi evan­ke­lis-lute­ri­lai­nen seura­kunta ovat tehneet digi­loi­kan, joka ei ehkä normaa­li­ti­lan­teessa olisi tapah­tu­nut niin nopeasti. Pande­mia-aikana järjes­tä­jät ovat hank­ki­neet runsaasti koke­muk­sel­lista tieto­tai­toa ja asiak­kaat ovat tottu­neet etäyh­teyk­sin järjes­tet­tyi­hin tilai­suuk­siin. Nämä seikat ovat luoneet monelle järjes­tä­jälle uskoa siihen, että sekä strii­mauk­sen että live­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­seen on tilausta ja tarvetta tule­vai­suu­dessa. Erityi­sesti tapah­tu­mat, joilla on matkai­lul­lista mark­ki­noin­ti­nä­kö­kul­maa ja joilla tavoi­tel­laan kansain­vä­li­siä ylei­söjä, kokevat hybri­din hyödyl­li­seksi. SEM-hanke­tii­min jäse­nille hybri­di­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­nen ei ollut entuu­des­taan tuttua. Niinpä otimme ilolla W-Power-hank­keen kutsun vastaan tulla seuraa­maan hank­keen loppuseminaaria.

Temaat­ti­set viikot nais­yrit­tä­jyys­hank­keen toimintatapana

W-Power -projek­tin missiona on ollut kannus­taa harvaa­na­sut­tu­jen pohjois­ten aluei­den naisia yrit­tä­jyy­teen. Kansain­vä­li­seen projek­ti­kon­sor­tioon kuulu­vat kump­pa­nit ovat järjes­tä­neet hank­keen yli kolmi­vuo­ti­sen toimin­nan aikana kukin vuorol­laan ns. temaat­ti­sen viikon (eng. Thema­tic Week). Näiden moni­puo­lis­ten tapah­tu­ma­viik­ko­jen tarkoi­tus on ollut tuoda yhteen alueella toimi­via nais­yrit­tä­jiä, sidos­ryh­män edus­ta­jia (esim. yritys­val­men­ta­jia) sekä projek­ti­kump­pa­neita työs­ken­te­le­mään yhtei­sen teeman parissa. Temaat­ti­sen viikon osal­lis­tu­jille on tarjottu mahdol­li­suutta osal­lis­tua omien tarpei­den ja intres­sien mukai­sesti. Viikon ohjelma on koos­tu­nut järjes­tä­jästä riip­puen esim. yritys­vie­rai­luista, koulu­tuk­sista, panee­li­kes­kus­te­luista sekä projek­ti­ko­kouk­sista. Osal­lis­tu­mi­nen työpa­ja­työs­ken­te­lyyn on tarjon­nut mahdol­li­suutta yhdessä oppi­seen ja verkos­toi­tu­mi­seen. Temaat­ti­sia viik­koja järjes­tet­tiin hanke­ai­kana viisi; ensim­mäi­nen, joka oli samalla hank­keen kick-off viikko, järjes­tet­tiin vuoden marras­kuussa 2018 Rova­nie­mellä, toinen Skot­lan­nissa vuoden 2019 kesällä ja kolmas Jokk­mo­kissa, Pohjosi-Ruot­sissa saman vuoden marras­kuussa. Neljäs temaat­ti­nen viikko, jonka piti olla Irlan­nissa, päädyt­tiin toteut­ta­maan koro­na­pan­de­mian vuoksi verk­ko­ta­pah­tu­mana maalis­kuussa 2021. Kolmas temaat­ti­nen viikko, jonka piti olla Irlan­nissa, päädyt­tiin toteut­ta­maan koro­na­pan­de­mian vuoksi verk­ko­ta­pah­tu­mana maalis­kuussa 2021.  Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun vuoro järjes­tää temaat­ti­nen viikko oli alun perin ajoi­tettu jo syksylle 2020, mutta se siir­ret­tiin koro­na­pan­de­mian vuoksi vuodella eteenpäin.

W-Power-hankkeen loppuseminaarin mainos

 ”W-Power  Final Seminar Week”  järjes­tet­tiin pääosin verkossa 28.-30.9.2021. Temaat­ti­nen viikko oli projek­tin viides sekä viimei­nen, ja se käyn­nis­tyi yhden ilta­päi­vän mittai­sella loppuse­mi­naa­rilla, johon osal­lis­tu­jat olivat terve­tul­leita paikan päälle Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lun Tikka­rinne-kampuk­selle Joen­suu­hun tai vaih­toeh­toi­sesti seuraa­maan tapah­tu­ma­strii­miä omalta päät­teel­tään tai älylait­teel­taan. Loppuse­mi­naari päädyt­tiin järjes­tä­mään hybri­di­ta­pah­tu­mana, koska koro­na­pan­de­mia hanka­loitti kansain­vä­lis­ten projek­ti­kump­pa­nei­den ja sidos­ryh­mien edus­ta­jien matkus­ta­mista Suomeen. Viikon ohjelma keskit­tyi esit­te­le­mään projek­tin päätuo­tuok­sia eril­li­sellä verk­ko­ta­pah­tuma-alus­talla. Viikon aikana tapah­tuma-alus­talle rekis­te­röi­ty­neille avautui myös mahdol­li­suus verkos­toi­tua kahden­kes­kis­ten video­ta­paa­mis­ten väli­tyk­sellä, osal­lis­tua englan­nin­kie­lellä järjes­tet­tyi­hin koulu­tuk­siin sekä paneelikeskusteluihin.

Hybri­di­ta­pah­tu­ma­tuo­tan­non vaiheet – hyvä suun­nit­telu tuottaa laatua

W-Power-projek­tin loppuse­mi­naa­rin ja temaat­ti­sen viikon sisäl­lön suun­nit­telu käyn­nis­tet­tiin keväällä 2021. Semi­naa­ri­vii­kon suun­nit­te­lu­vai­heessa pohdimme, mikä tapah­tu­man tarkoi­tus on ja mitä sillä tavoi­tel­laan. Hank­keen aikana huoma­tiin useaan ottee­seen, että nais­yrit­tä­jät kärsi­vät rooli­mal­lien puut­teesta. Loppuse­mi­naa­rissa halusimme esitellä menes­ty­vän suoma­lai­sen nais­yrit­tä­jän. Gold& Green Foods Oy:n inno­vaa­tio­joh­taja, yrit­täjä Maija Itkonen kiin­ni­tet­tiin­kin loppuse­mi­naa­ri­päi­vän pääpu­hu­jaksi. Itkonen on lois­tava esimerkki nais­yrit­tä­jästä, joka on pysty­nyt yhdis­tä­mään yrit­tä­jyy­den sekä perhee­näi­din rooliin ja luomaan kansain­vä­li­sesti menes­ty­neen yrityk­sen. Itkosen tunnin mittai­nen puheen­vuoro ”Crea­tive entrepre­neurs­hip as pathway to inno­va­tion” esit­teli sinnik­kään naisen yrit­tä­jyys­ta­ri­nan sekä avasi nyhtö­kau­ran menes­tyk­se­kästä innovaatioprosessia.

Maija Itkonen
Loppuse­mi­naa­rin pääpu­huja muotoi­lija, yrit­täjä Maija Itkonen / Gold&Green Foods Oy:stä on valittu vuoden 2010 innovaatiojohtajaksi.

Toiseksi loppuse­mi­naa­rin pääpu­hu­jaksi lupau­tui pääoma­si­joit­taja ja yrit­tä­jä­nä­kin tunnettu Kim Väisä­nen, joka avasi syitä sille, miksi kannat­taa sijoit­taa erityi­sesti naisten omis­ta­miin yrityk­siin. Vierai­li­ja­luen­noi­jiksi kutsut­tiin hank­keen liitän­näis­kump­pani Women Entrepre­neurs­hip Plat­for­min entinen puheen­joh­taja Cheryl Van Miller, joka osal­lis­tui hybri­di­ta­pah­tu­maan etäyh­teyk­sin USA:sta. Toisen kansain­vä­li­sen etäpu­heen­vuo­ron esitti Nordic Inno­va­tion, joka on Pohjois­mai­den minis­te­ri­neu­vos­ton alainen orga­ni­saa­tio. Sen tavoit­teena on tehdä Pohjois­maista kestä­vän kasvun edel­lä­kä­vi­jä­alue edis­tä­mällä yrit­tä­jyyttä, inno­voin­tia ja kilpai­lu­ky­kyä pohjois­mai­sissa yrityk­sissä. Senior Inno­va­tion Advisor Marthe Haugland käsit­teli puheen­vuo­ros­saan “How equal is the Nordic entrepre­neu­rial landscape” pohjois­mai­sen nais­yrit­tä­jyy­den nyky­ti­laa ja tunnis­tet­tuja haas­teita tutki­mus­tie­toon perustuen.

Loppuse­mi­naa­rin koko­nais­kes­toaika halut­tiin pitää napak­kana (kolme tuntia tauot mukaan­lu­kien), jotta myös verkossa olleet jaksai­si­vat seurata ohjel­maa. Tapah­tu­man käsi­kir­joi­tuk­sessa kiin­ni­tet­tiin huomiota vuoro­vai­kut­tei­suu­teen, ohjel­man sisäl­lön vaih­te­le­vuu­teen sekä tekni­seen ja visu­aa­li­seen toimi­vuu­teen.  Sisäl­töön luotiin vaih­te­le­vuutta mm. lyhyillä videoilla ja etäpu­hu­jilla. Pääpu­hu­jalle varat­tiin eniten aikaa ohjel­masta muiden etäpu­hu­jien osuuk­sien ollessa selvästi lyhyempiä.

Koska päädyimme toteut­ta­maan loppuse­mi­naa­ri­vii­kon hybri­di­ta­pah­tu­mana, tiedos­timme sen, että eri osal­lis­tu­mis­ta­po­jen huomiointi oli tärkeää. Halusimme, että liveo­sal­lis­tu­jilla oli mahdol­li­suus vuoro­vai­kut­tei­seen tilai­suu­teen, mutta tämä sama ominai­suus halut­tiin tarjota myös verkossa tapah­tu­maa seuraa­ville. Tämä vaati mode­roin­tia, jotta varmis­tet­tiin, että myös verkossa osal­lis­tu­vat saivat äänensä kuulu­ville seminaarissa.

Alus­ta­vaih­toeh­toja on monenlaisia

W-Powerin irlan­ti­lai­nen hanke­kump­pani, kehi­tys­yh­tiö WestBIC järjesti maalis­kuussa 2021 temaat­ti­sen viikon b2bmatch.com -alus­talla. Osal­lis­tu­mi­nen tarjosi hyvää oppia ja käyt­tä­jä­ko­ke­musta Kare­lian oman tapah­tu­ma­vii­kon suun­nit­te­lua varten: loppuse­mi­naa­ri­vii­kon alustan tulisi sisäl­tää moni­puo­li­sia toimin­toja, jotta se palve­lisi eri maiden nais­yrit­tä­jien verkos­toi­tu­mista, ilmoit­tau­tu­mista ja visu­aa­li­sen ohjel­man luomista sekä toimisi myös virtu­aa­li­ta­pah­tu­mien alus­tana. Kansain­vä­lis­ten osal­lis­tu­jien väliset video­koh­taa­mi­set olivat tärkeä keino verkot­taa nais­yrit­tä­jiä ympäri hankea­luetta, sillä pande­mia esti heidän matkus­ta­mi­sensa alku­pe­räis­ten suun­ni­tel­mien mukaisesti.

Kartoi­timme kolme eri alus­ta­toi­mit­ta­jaa, joilta pyysimme esit­te­lyt ja tarjouk­sen halua­mis­tamme toimin­nal­li­suuk­sista, kuten ilmoit­tau­tu­mi­sesta suoraan järjes­tel­mään, järjes­tel­män lähet­tä­mistä auto­maat­ti­sista muis­tu­tus­vies­teistä osal­lis­tu­jille sekä päivä­koh­tai­sen ohjel­man luomi­sesta suoraan järjes­tel­mään. Plussaa sai, jos alus­tasta olisi saata­villa helposti osallistujastatistiikkaa. 

Tavata eventsin palveluja

Alus­ta­toi­mit­ta­jaksi valit­tiin koti­mai­nen Tavata Global Oy, jonka Tavata -tapah­tuma-alusta räätä­löi­tiin hank­keen visu­aa­li­sen ilmeen mukai­seksi. Alus­talle lisät­tiin myös mate­ri­aa­li­pankki, jonne pystyt­tiin lisää­mään hankeen tuot­ta­mia videoita, animaa­tio, kirjal­li­sia doku­ment­teja sekä koulu­tus­tal­len­teita. Koulu­tuk­sien ja panee­li­kes­kus­te­lui­den toteut­ta­mi­seksi alustan kautta valit­tiin upotet­tava Zoom-etäko­kous­oh­jel­misto, josta makset­tiin eril­li­nen arvioi­dun osal­lis­tu­ja­mää­rän mukai­nen lisenssimaksu.

Yhteis­työ Tavatan kanssa oli tiivistä hankin­nan aloi­tus­vai­heessa, jolloin tapah­tu­ma­vii­kon rakenne luotiin alus­talle. Tapah­tuma-alustan eri toimin­nal­li­suuk­siin pereh­ty­mi­nen otti aikaa, sillä ensin piti hahmot­taa, mitä toimi­nal­li­suuk­sia täytyi muokata omaa tapah­tu­maa ajatel­len. Yhtey­den­pito alus­tan­tar­joa­jan kanssa oli erityi­sen tiivistä juuri hankin­nan yhtey­dessä sekä muutama päivä ennen loppuse­mi­naa­ria, jolloin testat­tiin, miten tapah­tu­ma­striimi näkyi alus­talla olijoille.

Onnis­tu­nut tapah­tuma vaatii eri toimi­joi­den yhteistyötä

Hybri­di­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­seksi kilpai­lu­tet­tiin tapah­tu­man strii­maus ja siihen valit­tiin paikal­li­nen mark­ki­noin­tiy­ri­tys Tovari Marke­ting. Järjes­tä­jän kannalta tapah­tu­ma­vii­kon koor­di­noin­nissa olen­nai­sinta oli ymmär­tää eri toimi­joi­den kytkök­set live­ta­pah­tu­man sekä tapah­tuma-alustan välillä. Hybri­di­ta­pah­tu­man tapah­tu­ma­kä­si­kir­joi­tus vaati huolel­lista paneu­tu­mista ja se käytiin tapah­tu­man strii­mauk­sesta vastan­neen asian­tun­ti­jan kanssa läpi minuutti minuu­tilta pari päivää ennen loppuse­mi­naa­ria. Live­ta­pah­tu­maa ajatel­len yhteis­työtä tehtiin myös ammat­ti­kor­kea­kou­lun Help­des­kin tekni­sen asian­tun­tija Jari Makko­sen kanssa, jolla on hallussa audi­to­rion liit­tyvä tekni­nen osaaminen.

Tapah­tu­ma­strii­maus tehtiin Kare­lian YouTube-kanavan kautta, joka “kaapat­tiin” näky­ville Tavata tapah­tuma-alus­talla. Verkossa semi­naa­ria seuran­neet osal­lis­tuja pystyi­vät kommen­toi­maan tapah­tu­maa reaa­lia­jassa tai esit­tä­mään kysy­myk­siä semi­naa­rin puhu­jille.  You Tuben chat-toimin­toa moderoi Kare­lian projek­ti­hen­ki­löstö tapah­tu­man aikana kannus­taen etäosal­lis­tu­jia kommen­toi­maan kuul­tuja puheen­vuo­roja. Hybri­di­ta­pah­tu­man vuoro­vai­kut­tei­suus jäi kuiten­kin pitkälti audi­to­riossa paikan päällä olleen yleisön tehtäväksi.

Kuvakaappaus tapahtuman verkkototeutuksesta
Hybri­di­ta­pah­tu­man chat vaatii aktii­vista moderointia.

Kaikki etäko­kouk­siin ja webi­naa­rei­hin osal­lis­tu­neet tietä­vät, että aina tekni­nen liit­ty­mi­nen tai esitys­ma­te­ri­aa­lin jaka­mi­nen osal­lis­tu­jille ei onnistu, syy voi olla yhteyk­sissä tai käyt­tä­jissä. Loppuse­mi­naa­riin kutsut­tiin vierai­li­ja­luen­noit­si­joita etäyh­teyk­sin eri maista ja eri aika­vyö­hyk­keiltä. Etäpu­hu­jille ehdo­tet­tiin mahdol­li­suutta tallen­taa oma luen­tonsa, joka olisi voitu tarvit­taessa editoida etukä­teen. Tallen­teet olisi voitu ajaa tapah­tu­ma­strii­miin ja näin välttyä ikäviltä tekni­siltä haas­teilta h-hetkellä. Kukaan vierai­li­ja­luen­noit­si­joista ei tähän mahdol­li­suu­teen tart­tu­nut ja onneksi kaikki sujui hyvin ja tekniikka toimi kunkin kohdalla moitteettomasti.

Tovarin avulla kunkin etäpu­hu­jan kanssa testat­tiin liit­ty­mi­nen Google Meets -kokouk­seen muutama päivä ennen loppuse­mi­naa­ria. Tavata loi tapah­tuma-alus­talle testiym­pä­ris­tön, johon tuotiin tapah­tu­ma­striimi YouTu­ben kautta. Testaus suori­tet­tiin audi­to­riossa, jossa varsi­nai­nen semi­naa­ri­päivä pidet­täi­siin ja sinne raken­net­tiin tapah­tu­maa varten tarvit­tava tekniikka. Äänen­tois­ton testaa­mi­nen oli tärkeää, sillä ylei­sö­ky­sy­mys­ten kuulu­mi­nen audi­to­rion katto­mik­ro­fo­nien kautta etäpu­hu­jille ja tapah­tu­ma­strii­miin ei ollut yksin­ker­taista, aina­kaan maallikolle.

Strii­mauk­sesta vastan­neen Tovarin työn­te­ki­jöi­den ammat­ti­taito kattoi myös etäosal­lis­tu­jien ennak­ko­briif­fauk­sen ja testauk­sen itse tapah­tu­ma­päi­vän ohjaa­mis­työn lisäksi. Loppuse­mi­naa­rin ajan Tovari hoiti kuva­sig­naa­lin miksaa­mi­sen osal­lis­tu­jille, taus­ta­ku­vien vaih­ta­mi­sen sekä etäpu­hu­jien mukaan tuomi­sen tapahtuma-alustalle.

Kaiken kaik­ki­aan hybri­di­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­nen vaati moniam­ma­til­lista yhteis­työtä ja reilua resur­soin­tia: projek­ti­hen­ki­lös­töltä työai­kaa kului viik­koja, strii­mauk­sesta vastan­neelta mark­ki­noin­ti­toi­mis­tolta sekä tapah­tuma-alustan tiimil­tä­kin useam­pia työpäi­viä. Kansain­vä­li­sen hank­keen toimen­pi­teenä tämä oli järke­vää ja tuli edul­li­sem­maksi kuin matkus­ta­mista vaativa live­ta­pah­tuma olisi ollut. Joka tapauk­sessa yksit­täi­sen tapah­tu­ma­jär­jes­tä­jän tulee varau­tua, jos ei ihan niin ainakin lähes viisi­nu­me­roi­seen summaan pelkäs­tään tekni­sen toteu­tuk­sen ja valmis­te­lui­hin vaadit­ta­van työajan osalta.

Liveo­sal­lis­tu­jan huomioita

Osal­lis­tu­mi­nen W-Power-hank­keen loppuse­mi­naa­riin alkoi Tavata-tapah­tuma-alus­talle rekis­te­röi­ty­mi­sellä. Alusta julkais­tiin ja ilmoit­tau­tu­mi­nen avat­tiin noin 2 kuukautta ennen tapah­tu­maa. Rekis­te­röi­ty­mi­sen yhtey­dessä pyydet­tiin valit­se­maan loppuse­mi­naa­rin osal­lis­tu­mis­tapa; paikan päällä Joen­suussa vai verkossa tapah­tuma-alustan kautta. Tavata-alus­talta tuli hyvissä ajoin viestiä oman profii­lin loppuun teke­mi­sestä ja alustan toimin­nal­li­suusiin tutus­tu­mi­sesta, jotta ne tuli­si­vat tutuiksi jo ennen tapahtumapäivää.

Alus­talla oli myös mahdol­lista verkos­toi­tua toisten tapah­tuma-alus­talle rekis­te­röi­ty­nei­den kanssa, mutta tätä toimin­toa en kokeil­lut, koska tarkoi­tuk­sena oli lähinnä saada oppia hybri­di­ta­pah­tu­man järjes­tä­mi­seen liit­ty­vistä erityis­piir­teistä. Tapah­tuma-alustaa oli kusto­moitu hank­keen omalla ilmeellä, joka lisäsi kiin­nos­tusta tapah­tu­maa ja taus­talla toimi­vaa hanketta kohtaan.

Ilmoit­tau­tu­mi­sen päät­tyessä ja tapah­tu­man lähes­tyessä päätin osal­lis­tua tapah­tu­maan paikan päällä. Tähän päätök­seen vaikut­ti­vat järjes­tä­jän hyvä vies­tintä, mahdol­li­suus päästä toisten osal­lis­tu­jien pariin ja kiin­nos­tus järjes­te­lyitä kohtaan. Järjes­te­lyt oli tark­kaan mietitty sekä paikan päällä että strii­min päässä olevien kannalta. Ohjelma eteni suju­vasti ilman havait­ta­via tekni­siä katkok­sia. Strii­maus ei “häirin­nyt” koke­musta paikan päällä, se näkyi ainoas­taan toteut­ta­van tahon kalus­ton ja henki­lö­kun­nan läsnä­ololla sekä ohjeis­tuk­sina ylei­sölle. Puhujat ja heitä kuvan­nut kamera sekä valo, oli asetettu niin, että paikan päällä olevien oli mahdol­lista valita istu­ma­paik­kansa niin, ettei näköyh­teys häiriin­ty­nyt puhu­jaan. Etäpu­hu­jat näkyi­vät paikalla oleville valko­kan­kaalta. Tilai­suus oli sopivan pitkä ja ohjelma sujuvaa, tekni­siä ongel­mia ei näkynyt asiak­kaille paikan päällä, jos niitä oli.

Kata­riina Pelto­nen, SEM-hank­keen projek­ti­pääl­likkö, Karelia-amk

Etäyh­tey­dellä osal­lis­tu­neen pohdintoja

Etäyh­tey­dellä tapah­tu­mia seura­tes­sani saan nauttia häiriöt­tö­mästä ympä­ris­töstä ja laaduk­kaasta kuvasta. Näihin vaikut­taa suuresti se palve­lun tuot­taja, joka tapah­tu­man jakaa eteen­päin, mutta myös käytössä olevat lait­teet ja paikka missä tilai­suutta seuraa. Minulla on myös mahdol­li­suus valita, keski­tynkö kaik­kiin osioi­hin vai vain niihin itsel­leni tärkeim­piin, eikä kukaan vieressä oleva häiriinny toiminnastani.

Tavatan alus­talle pääse­mi­nen ei ollut aivan kivu­tonta, siihen vaadit­tiin erilai­sia kirjau­tu­mi­sia ja laite­va­lin­toja mobiili/kannettava. Hämmen­tä­vää oli myös se, ettei esitys auennut sivun yläreu­naan, ääni kuului mutta kuva löytyi vasta sivulta alempaa.  Tein itsel­leni profii­lin, mutta en osannut hyödyn­tää sitä tilai­suu­den aikana. Etäta­paa­mis­ten järjes­tä­mi­nen ja yhtey­de­no­tot uusiin ihmi­siin video­ta­paa­mis­ten muodossa olisi vaati­nut minulta parem­paa ennak­ko­val­mis­te­lua ja omien verkos­toi­tu­mis­tar­pei­deni määrit­te­lyä. Kuten edellä on kuvattu, tapah­tuma-alustat ovat hinnak­kaita ja vaati­vat paljon työtä, sen vuoksi niihin kohdis­te­tut odotuk­set­kin ovat suuret. Etäyh­tey­dellä olevien kärsi­mät­tö­myys on myös aivan toista luokkaa, kuin toisten ihmis­ten parissa olevien.

Hybri­di­ta­pah­tu­man mahdol­li­suu­det ovat laajat, mutta hyödyn­tä­mi­nen vaatii vielä kehit­tä­mistä. Ennen kallii­den alus­to­jen hank­ki­mista kannat­taa pohtia, mikä tekee meidän tilai­suu­des­tamme virtu­aa­li­ta­pah­tu­man vai olisiko se kuiten­kin virtu­aa­li­ko­kous. Kuinka paljon pystymme osal­lis­ta­maan muka­nao­li­joita, niin etäyh­teyk­sien päässä kuin paikan päällä olevia? Näky­vätkö kaikki asiat saman­lai­sina molem­mille vai voidaanko tarjota jotain ekstraa? Kahden toimin­ta­ta­van yhdis­tä­mi­sessä juontajan/fasilitaattorin merki­tys kasvaa. Hänen täytyisi sitoa koko­nai­suus yhteen ja sitout­taa myös etänä olevat osaksi tilaisuutta.

Hybridi on tullut jäädäk­seen ja siinä on otettu vasta ensim­mäi­set aske­leet. Me SEM-hank­keessa pyrimme olemaan mukana tapah­tuma-alan kehi­tyk­sessä ja tarjoa­maan uusia näkö­kul­mia tapah­tu­mien kehittämiseen. 

Maria Iltola, SEM-hank­keen projek­ti­asian­tun­tija, Karelia-amk


Smart Event Mana­gers -hank­keen tärkeitä teemoja ovat uudet digi­taa­li­set ratkai­sut tapah­tu­mien suun­nit­te­lussa ja toteut­ta­mi­sessa sekä ekolo­gi­sesti kestävä tapah­tu­mao­saa­mi­nen. Hank­keen toimet pohjois­kar­ja­lai­sen tapah­tu­ma­tuo­tan­non kehi­tyk­sen tuke­mi­seen ovat mahdol­lis­ta­neet Euroo­pan sosi­aa­li­ra­has­tolta ja Etelä-Savon ELY-keskuk­selta sekä Karelia-ammat­ti­kor­kea­kou­lulta saatu rahoi­tus. Hanketta koor­di­noi Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu ja sen toteu­tusaika on 1.5.2021-31.8.2023.

W-POWER (Empowe­ring women entrepre­neurs in spar­sely popu­la­ted commu­ni­ties) on kolmi­vuo­ti­nen EU:n Pohjoi­sen Peri­fe­rian ja Arktik­sen 2014-2020 -ohjel­masta rahoi­tettu hanke, jota koor­di­noi Karelia-ammat­ti­kor­kea­koulu. Hank­keen toimen­pi­teet jatku­vat vuoden 2021 loppuun saakka.


Kirjoit­ta­jat:

Satu Musto­nen, projek­ti­koor­di­naat­tori, Karelia-ammattikorkeakoulu

Maria Iltola, projek­ti­asian­tun­tija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Kata­riina Pelto­nen, projek­ti­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu

Helena Puhakka-Tarvai­nen, projek­ti­pääl­likkö, Karelia-ammattikorkeakoulu