Categories
Muut Pulssi

Uusi raken­ne­ra­has­to­kausi tuo muutoksia projek­ti­ta­louden seurantaan ja raportointiin

Kipinä talouden rapor­toinnin ja seurannan muutoksiin voi lähteä omista tarpeista tai oman toiminnan muutok­sesta. Myös oman organi­saation ulkopuo­lella tapahtuva toiminnan muutos voi aiheuttaa tarpeen muuttaa omia toimintoja vastaamaan ulkoisen rapor­toinnin tarpeita.

Karelian rapor­tointiin ja seurantaan tuo suuren muutoksen raken­ne­ra­hasto-hankkeiden uusi ohjel­ma­kausi Uudistuva ja osaava Suomi 2021-2027, joka käynnistyi marras­kuussa 2021. Uudella raken­ne­ra­has­to­kau­della hankkeiden rapor­tointi ja rahoitus painottuu entistä enemmän hankkeiden vaikut­ta­vuuteen ja tulosten esittä­miseen. Talouden rapor­tointi muuttuu yksityis­koh­tai­sesta kustan­nusten toden­ta­mi­sesta valmis­te­lu­vaiheen palkka­las­kelmiin ja prosent­ti­mää­räiseen yleis­kus­tan­nusten korvaa­miseen. Yksin­ker­tais­tet­tujen mallien tarkoitus on keventää hallintoa, kun kustan­nusten toden­teita ei tarvitse enää rahoit­ta­jalle esittää.

Kustan­nus­malli muuttuu

Hanke­hal­lin­nossa on jo käytössä yksin­ker­tais­tetut kustan­nus­mallit flat rate 17 % ja 24 %. Näissä rahoi­tus­mal­leissa osa kustan­nuk­sista korvataan toteu­tu­neista palkka­kus­tan­nuk­sista laske­tulla prosent­tio­suu­della, joita vastaavia kirjan­pidon kustan­nuksia ei rahoit­ta­jalle tarvitse esittää. Käytössä on ollut myös kerta­kor­vaus­malli (LumpSum), jossa rahoi­tus­päätös on perus­tunut yksityis­koh­taiseen budjettiin, mutta maksa­tus­vai­heessa toden­ta­minen on perus­tunut puhtaasti hankkeen tulosten ja toimen­pi­teiden toden­ta­miseen. Toteu­tu­neita kustan­nuksia ei ole tarvinnut esittää lainkaan, joten maksa­tuk­sesta on jäänyt kokonaan pois kaikki taloutta todentava aineisto, kirjan­pidon otteet, työai­kail­moi­tukset ja tositeotteet. Näiden kustan­nus­mallien lisäksi Karelialla on hankkeita, joissa rahoit­ta­jalle esitettävä rapor­tointi perustuu kokonaan johonkin muuhun kuin suoraan kirjan­pi­dosta toden­net­taviin kustan­nuksiin. Näissä korvaus perustuu ennalta määrät­tyihin mm. työn päivä­hin­toihin ja matkojen kilomet­ri­hin­toihin todel­listen kulujen sijaan.

Uudella raken­ne­ra­has­to­kau­della hanke­maa­ilmaan tuodaan uudet kustan­nus­mallit flat rate 1,5 %, 7 % ja 40 %. Eniten jo käytössä olevista kustan­nus­mal­leista poikkeaa flat rate 40 %. Tässä mallissa palkka­kus­tan­nukset rapor­toidaan kiinteällä, etukäteen rahoit­tajan hyväk­sy­mällä tunti­hin­nalla. Kaikki projektin muut kustan­nukset katetaan flat rate -avustuk­sella, jonka määrä on 40 % palkka­kus­tan­nuk­sista. Tällai­sessa kustan­nus­mal­lissa maksa­tus­ha­ke­muksen tekeminen kevenee, mutta hanke­hal­linnon kannalta toden­ta­misen työ siirtyy kuitenkin hankkeen suunnittelu- ja valmis­te­lu­vai­heeseen. Hankkeelle hyväk­syt­tävien rapor­toi­tavien tunti­palk­kojen osuus on osoitettava laskel­milla ja toden­nettava tausta­ma­te­ri­aalein jo hakemusvaiheessa.

Uusi kustan­nus­malli seuran­nassa ja raportoinnissa

Uuden flat rate 40 % -kustan­nus­mallin myötä hanke­hal­linto kevenee, mutta tuo haasteita Karelian sisäiseen laskentaan. Hankkeiden taloutta tulee seurata, mutta kuinka sovittaa yhteen rahoit­tajan rapor­tointi ja todel­liset kustan­nukset. Voidaan siis ajatella, että hankkeis­sakin on ulkoinen (rahoit­tajan) lasken­ta­toimi ja sisäinen (Karelian) lasken­ta­toimi. Jos nämä kaksi poikkeavat toisistaan yhä enene­vässä määrin, tulee löytää ratkaisuja ja työkaluja, joilla molempia voidaan seurata helposti ja ajan tasai­sesti. Hyvä seuranta ja oikean­laiset rapor­toinnit ovat tärkeä työväline tuottamaan oikean­laista tietoa niin johdon kuin alemman tason vastuu­hen­ki­löiden, kuten projek­ti­pääl­li­köiden päätök­senteon ja suunnit­telun tueksi. Seuranta tukee myös toteu­tu­neiden tavoit­teiden arviointia. Olennaista on löytää oikeat seurat­tavat asiat ja kohteet sekä oikean­laiset tieto­tek­niset ratkaisut ja rapor­toin­ti­jär­jes­telmät niiden toteuttamiseen.

Uuteen rapor­toin­ti­haas­teeseen vasta­tak­semme Karelian projektien koodi­tusta tullaan muuttamaan vuoden 2022 alusta. Tämän myötä ensi vuonna rapor­teilta saadaan projek­ti­nu­me­rolla näkyviin sekä rahoit­ta­jalle esitet­tävät kustan­nukset, että flat rate -korvausta vastaan käytetyt kustan­nukset: sekä yhdessä että erikseen, raportin rajauk­sesta riippuen. Uusi kooditus projek­ti­ra­por­toin­nissa on huomioitava myös nykyi­sissä Karelialla järjes­tel­missä. Uusia linki­tyksiä kirjan­pi­dosta sekä uusia tietue­kenttiä lisätään rapor­toin­ti­jär­jes­telmiin. Näiden muutosten myötä projek­teista saadaan visuaa­linen ja tarkoi­tuk­sen­mu­kainen seuranta projek­ti­pääl­li­köiden ja johdon käyttöön.


Kirjoit­tajat:

Sissi Pyykönen, talous­hal­linnon asian­tuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Susanna Varhimo, talous­hal­linnon asian­tuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu