Voi Teamsit, missä lienet? – Temp­pui­leva Teams vaatii etätyös­ken­te­ly­tii­miltä lisäosaamista

Base Camp -hanke järjes­tää keväällä 2022 Sinä ja minä verk­ko­kau­passa -valmen­nuk­sen, johon kuulu­vat olen­nai­sesti inten­sii­vi­val­men­nuk­set sekä etätek­no­lo­gia­ko­kei­lut. Valmen­nuk­sessa kokeil­laan Micro­soft Teams -sovel­luk­sen etätyös­ken­tely-ympä­ris­töä hajau­te­tun tiimin työvä­li­neenä. Tässä artik­ke­lissa kuva­taan Teamsin käyt­töön­o­ton ongel­mia orga­ni­saa­tion ulko­puo­lis­ten tunnus­ten kanssa.

Teamsin etäko­kousym­pä­ristö antaa ja ottaa

Valmen­nuk­sen etätyös­ken­te­ly­ko­kei­lun tarkoi­tuk­sena on hyödyn­tää Teamsin tiedos­ton­jako- sekä etäko­kouso­mi­nai­suuk­sia aiempaa tehok­kaam­min. Osal­lis­tu­jat pereh­dy­te­tään hajau­te­tun etätyös­ken­te­lyn erityis­piir­tei­siin sekä ohjeis­te­taan huomioi­maan ne.

Teamsin kokousym­pä­ristö tarjoaa keskus­te­lua varten yhtei­sö­ti­lan, jonka päälle kytke­mi­nen vaatii vähin­tään neljä osal­lis­tu­jaa. Yhtei­sö­tila näyttää osal­lis­tu­jat upotet­tuna virtu­aa­li­seen ympä­ris­töön, jossa he näkevät tois­tensa ilmeet ja eleet samalla kun puhuvat. Esitys­ten jaka­mi­nen onnis­tuu yhtei­sö­ti­lassa vaivat­to­masti, ja 2D-kokous antaa hyvän vaiku­tel­man yhdessä toimi­mi­sesta etäosal­lis­tu­mi­sesta huoli­matta. Kokous­ten asia­lis­tat sekä doku­men­tit ovat näppä­rästi tallen­net­ta­vissa Teamsin tiedos­toi­hin, ja selai­messa toimi­vien toimis­to­so­vel­lus­ten käyttö on suoraviivaista.

Kokous­ta­mi­nen pelkäs­tään ulko­puo­lis­ten kesken tuo myös rajoi­tuk­sia. Esimer­kiksi verk­ko­ko­kous­ten sijoit­ta­mi­nen kalen­te­riin ei onnistu vierai­li­ja­tun­nuk­sin, olet­taen että osal­lis­tu­jien käytössä on pelkäs­tään heille osoi­tettu Teams-ympä­ristö.  Toki useam­pien Teams-ympä­ris­tö­jen luomi­nen on mahdol­lista, mutta tällöin tiedos­to­jen keski­tetty hallinta ei toimi. Näiden reunaeh­to­jen vuoksi kokousa­jat on ilmoi­tet­tava muilla mene­tel­millä. Onneksi kaik­kien osal­lis­tu­jien on mahdol­lista aloit­taa kana­valla kokous, ja muut voivat liittyä samaan kokouk­seen pelkäs­tään yhtä paini­ketta painamalla.

Teamsin ongel­ma­koh­tiin ei aina löydy vastausta

Teams-ympä­ristö vaatii aina käyt­tä­jä­tun­nuk­sen, mikä on myös sen suurin heik­kous. Pääasiassa tunnus­ten rekis­te­röinti toimii, ja orga­ni­saa­tion ulko­puo­li­sia käyt­tä­jiä on mahdol­lista liittää tiimiin vierai­li­joina, mutta kirjau­tu­mi­nen Teams-sovel­luk­sen kautta orga­ni­saa­tioon tuntuu välillä olevan lähes mahdotonta.

Yksi käytet­tä­vyy­son­gel­mista on Teams-sovel­luk­sen tausta-ajo. Se käyn­nis­tyy auto­maat­ti­sesti koneen käyn­nis­tyk­sen yhtey­dessä ja yleensä myös avaa Teamsin uuteen ikku­naan. Ikkunan sulke­mi­nen jättää Teamsin tausta-ajoon, mutta sen saa sammu­tet­tua tehtä­vä­pal­kin kuvak­keen kautta – mikäli käyt­täjä ymmär­tää näin tehdä. Satun­nai­sille käyt­tä­jille tämän hahmot­ta­mi­nen on hankalaa.

Käyt­tä­jän koit­taessa esimer­kiksi vaihtaa orga­ni­saa­tion hallin­noi­man tunnuk­sen henki­lö­koh­tai­seen tunnuk­seen, Teams voi antaa virhe­vies­tin, jonka mukaan sovel­lus toimii ainoas­taan orga­ni­saa­tion tunnuk­silla. Tällöin käyt­tä­jän on osat­tava tyhjen­tää Teamsin väli­muisti ja kirjau­tua uudes­taan sisään, jotta uudella tunnuk­sella liit­ty­mi­nen onnistuu.

Teams vaikut­taa vaati­van myös jatku­van verk­ko­yh­tey­den. Teams asentuu koneelle siten, että se käyn­nis­tyy koneen käyn­nis­tyk­sen yhtey­dessä auto­maat­ti­sesti. Jois­sain tilan­teissa koneen verk­ko­yh­teys saadaan päälle vasta Teamsin käyn­nis­ty­mi­sen jälkeen. Tällöin ulko­puo­li­sella tunnuk­sella kirjau­tu­mi­nen onnis­tuu, mutta yhtey­den muodos­ta­mi­nen halut­tuun orga­ni­saa­tion ei. Tällai­sessa tilan­teessa käyt­tä­jän on lope­tet­tava ohjelma koko­naan ja käyn­nis­tet­tävä se uudes­taan esimer­kiksi alku­va­li­kon kautta.  Orga­ni­saa­tion tunnuk­silla kirjau­dut­taessa vastaa­vaa ongel­maa esiin­tyy harvemmin.

Myös Teamsin päivi­tys­tar­peet tulevat välillä esille erikoi­sesti. Ne voivat ilmetä klikat­taessa sähkö­pos­tiin tullutta kutsu­link­kiä ja selai­men pop up -ikkunan “Avaa Teams-sovel­luk­sessa” -paini­ketta. Jos käyt­täjä on samalla kirjau­tu­massa ensim­mäistä kertaa toisen orga­ni­saa­tion Team­siin, hän on jo aivan hukassa. Edel­li­nen sovel­lus on pois­tet­tava, uusi versio asen­net­tava, ja sitten kirjau­dut­tava jälleen uudes­taan. Tämän jälkeen käyt­tä­jän voi olla tarpeen mennä sähkö­pos­tiin klik­kaa­maan kutsu­link­kiä uudes­taan pääs­täk­seen samaan vaihee­seen kuin ennen päivitystä.

Vaih­toeh­toi­sesti Teams ei lähetä päivi­tys­tar­pees­taan mitään viestiä, vaan kirjau­tu­mi­sen jälkeen sovel­lus jää “liit­ty­mään” uuteen orga­ni­saa­tioon määrää­mät­tö­mäksi ajaksi eikä ikinä toivu tilan­teesta. Uusia käyt­tä­jiä tämä turhaut­taa varsin voimakkaasti.

Testausta ja ratkai­suja yhdessä kokeillen

Team­sissa on hyviä ominai­suuk­sia, mutta sen käyt­töön­otto on auten­ti­koin­ti­me­ka­nis­mien vuoksi varsin työlästä. Jos etätyö­tii­miin on tarkoi­tuk­sena ottaa mukaan orga­ni­saa­tion ulko­puo­li­sia käyt­tä­jiä, jokai­selle käyt­tä­jälle on varat­tava yksi­löl­li­nen ohjausaika sisään­kir­jau­tu­mi­sen mahdol­lis­ta­mi­seksi sekä eri ongel­ma­ti­lan­tei­den ratkai­su­jen esit­te­le­mi­seksi. Mikäli sisään- ja ulos­kir­jau­tu­mis­tanssi lopulta onnis­tuu, sovel­luk­sen ominai­suuk­sia pääsee testaa­maan. Etätyös­ken­te­ly­ko­keilu jatkuu vielä touko­kuun, joten ei ole syytä lannis­tua.

---

Anssi Gröhn, tieto­jen­kä­sit­te­lyn lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu

Mika Lappa­lai­nen, tekni­nen asian­tun­tija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Tuikku Kuiva­lai­nen, projek­ti­työn­te­kijä, Karelia-ammattikorkeakoulu

Base Camp -Opis­ke­li­jay­rit­tä­jyy­sa­lus­to­jen kehit­tä­mi­nen -hanke