Categories
Osaamisella elinvoimaa Pulssi

Voi Teamsit, missä lienet? – Temppuileva Teams vaatii etätyös­ken­te­ly­tii­miltä lisäosaamista

Base Camp -hanke järjestää keväällä 2022 Sinä ja minä verkko­kau­passa -valmen­nuksen, johon kuuluvat olennai­sesti inten­sii­vi­val­men­nukset sekä etätek­no­lo­gia­ko­keilut. Valmen­nuk­sessa kokeillaan Microsoft Teams -sovel­luksen etätyös­kentely-ympäristöä hajau­tetun tiimin työvä­li­neenä. Tässä artik­ke­lissa kuvataan Teamsin käyttöönoton ongelmia organi­saation ulkopuo­listen tunnusten kanssa.

Teamsin etäko­kousym­pä­ristö antaa ja ottaa

Valmen­nuksen etätyös­ken­te­ly­ko­keilun tarkoi­tuksena on hyödyntää Teamsin tiedos­tonjako- sekä etäko­kouso­mi­nai­suuksia aiempaa tehok­kaammin. Osallis­tujat pereh­dy­tetään hajau­tetun etätyös­ken­telyn erityis­piir­teisiin sekä ohjeis­tetaan huomioimaan ne.

Teamsin kokousym­pä­ristö tarjoaa keskus­telua varten yhtei­sö­tilan, jonka päälle kytke­minen vaatii vähintään neljä osallis­tujaa. Yhtei­sötila näyttää osallis­tujat upotettuna virtu­aa­liseen ympäristöön, jossa he näkevät toistensa ilmeet ja eleet samalla kun puhuvat. Esitysten jakaminen onnistuu yhtei­sö­ti­lassa vaivat­to­masti, ja 2D-kokous antaa hyvän vaiku­telman yhdessä toimi­mi­sesta etäosal­lis­tu­mi­sesta huoli­matta. Kokousten asialistat sekä dokumentit ovat näppä­rästi tallen­net­ta­vissa Teamsin tiedos­toihin, ja selai­messa toimivien toimis­to­so­vel­lusten käyttö on suoraviivaista.

Kokous­ta­minen pelkästään ulkopuo­listen kesken tuo myös rajoi­tuksia. Esimer­kiksi verkko­ko­kousten sijoit­ta­minen kalen­teriin ei onnistu vierai­li­ja­tun­nuksin, olettaen että osallis­tujien käytössä on pelkästään heille osoitettu Teams-ympäristö.  Toki useampien Teams-ympäris­töjen luominen on mahdol­lista, mutta tällöin tiedos­tojen keski­tetty hallinta ei toimi. Näiden reunaeh­tojen vuoksi kokousajat on ilmoi­tettava muilla menetel­millä. Onneksi kaikkien osallis­tujien on mahdol­lista aloittaa kanavalla kokous, ja muut voivat liittyä samaan kokoukseen pelkästään yhtä paini­ketta painamalla.

Teamsin ongel­ma­kohtiin ei aina löydy vastausta

Teams-ympäristö vaatii aina käyttä­jä­tun­nuksen, mikä on myös sen suurin heikkous. Pääasiassa tunnusten rekis­te­röinti toimii, ja organi­saation ulkopuo­lisia käyttäjiä on mahdol­lista liittää tiimiin vierai­li­joina, mutta kirjau­tu­minen Teams-sovel­luksen kautta organi­saa­tioon tuntuu välillä olevan lähes mahdotonta.

Yksi käytet­tä­vyy­son­gel­mista on Teams-sovel­luksen tausta-ajo. Se käynnistyy automaat­ti­sesti koneen käynnis­tyksen yhtey­dessä ja yleensä myös avaa Teamsin uuteen ikkunaan. Ikkunan sulke­minen jättää Teamsin tausta-ajoon, mutta sen saa sammu­tettua tehtä­vä­palkin kuvakkeen kautta – mikäli käyttäjä ymmärtää näin tehdä. Satun­nai­sille käyttä­jille tämän hahmot­ta­minen on hankalaa.

Käyttäjän koittaessa esimer­kiksi vaihtaa organi­saation hallin­noiman tunnuksen henki­lö­koh­taiseen tunnukseen, Teams voi antaa virhe­viestin, jonka mukaan sovellus toimii ainoastaan organi­saation tunnuk­silla. Tällöin käyttäjän on osattava tyhjentää Teamsin välimuisti ja kirjautua uudestaan sisään, jotta uudella tunnuk­sella liitty­minen onnistuu.

Teams vaikuttaa vaativan myös jatkuvan verkko­yh­teyden. Teams asentuu koneelle siten, että se käynnistyy koneen käynnis­tyksen yhtey­dessä automaat­ti­sesti. Joissain tilan­teissa koneen verkko­yhteys saadaan päälle vasta Teamsin käynnis­ty­misen jälkeen. Tällöin ulkopuo­li­sella tunnuk­sella kirjau­tu­minen onnistuu, mutta yhteyden muodos­ta­minen haluttuun organi­saation ei. Tällai­sessa tilan­teessa käyttäjän on lopetettava ohjelma kokonaan ja käynnis­tettävä se uudestaan esimer­kiksi alkuva­likon kautta.  Organi­saation tunnuk­silla kirjau­dut­taessa vastaavaa ongelmaa esiintyy harvemmin.

Myös Teamsin päivi­tys­tarpeet tulevat välillä esille erikoi­sesti. Ne voivat ilmetä klikat­taessa sähkö­postiin tullutta kutsu­linkkiä ja selaimen pop up -ikkunan “Avaa Teams-sovel­luk­sessa” -paini­ketta. Jos käyttäjä on samalla kirjau­tu­massa ensim­mäistä kertaa toisen organi­saation Teamsiin, hän on jo aivan hukassa. Edellinen sovellus on poistettava, uusi versio asennettava, ja sitten kirjau­duttava jälleen uudestaan. Tämän jälkeen käyttäjän voi olla tarpeen mennä sähkö­postiin klikkaamaan kutsu­linkkiä uudestaan päästäkseen samaan vaiheeseen kuin ennen päivitystä.

Vaihtoeh­toi­sesti Teams ei lähetä päivi­tys­tar­peestaan mitään viestiä, vaan kirjau­tu­misen jälkeen sovellus jää “liittymään” uuteen organi­saa­tioon määrää­mät­tö­mäksi ajaksi eikä ikinä toivu tilan­teesta. Uusia käyttäjiä tämä turhauttaa varsin voimakkaasti.

Testausta ja ratkaisuja yhdessä kokeillen

Teamsissa on hyviä ominai­suuksia, mutta sen käyttöönotto on auten­ti­koin­ti­me­ka­nismien vuoksi varsin työlästä. Jos etätyö­tiimiin on tarkoi­tuksena ottaa mukaan organi­saation ulkopuo­lisia käyttäjiä, jokai­selle käyttä­jälle on varattava yksilöl­linen ohjausaika sisään­kir­jau­tu­misen mahdol­lis­ta­mi­seksi sekä eri ongel­ma­ti­lan­teiden ratkai­sujen esitte­le­mi­seksi. Mikäli sisään- ja uloskir­jau­tu­mis­tanssi lopulta onnistuu, sovel­luksen ominai­suuksia pääsee testaamaan. Etätyös­ken­te­ly­ko­keilu jatkuu vielä toukokuun, joten ei ole syytä lannistua.


Anssi Gröhn, tieto­jen­kä­sit­telyn lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu

Mika Lappa­lainen, tekninen asian­tuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Tuikku Kuiva­lainen, projek­ti­työn­tekijä, Karelia-ammattikorkeakoulu

Base Camp -Opiske­li­jay­rit­tä­jyy­sa­lus­tojen kehit­tä­minen -hanke