Ammattikorkeakoululain (932/2014) 37 §:n mukaan opintosuoritukset tulee säilyttää vähintään kuuden kuukauden ajan tulosten julkaisemisesta. Opintosuorituksien arkistoinnille säädetty määräaika liittyy opiskelijan oikeusturvaan. Opintosuorituksen on oltava arkistoituna niin pitkään, että opiskelija pystyy käytännössä käyttämään oikeusturvakeinojaan. Esimerkiksi oikaisun vaatiminen opintosuorituksen arviointiin olisi mahdotonta, jos kyseessä oleva opintosuoritus olisi jo hävitetty. Tässä artikkelissa tarkastellaan lyhyesti opintosuorituksen arkistoinnin liityntöjä oikeusturvaan.
Suorituksien säilyttäminen
Opintosuorituksen vähintään kuuden kuukauden säilyttämisvelvollisuus koskee kaikkia opintosuorituksia. Kyse voi olla perinteisestä paperilla palautetusta suorituksesta tai sähköisesti palautetusta suorituksesta. Säilyttämiselle säädettyä määräaikaa ei ole mahdollista lyhentää tutkintosäännön tai muun sisäisen säännön määräyksellä.
Opintosuorituksien säilyttämisestä vastaa aina opintojakson opettaja. Jos opettaja syystä tai toisesta jää pois ammattikorkeakoulun palveluksesta, voi säilyttämisen antaa esimerkiksi koulutuspäällikön tehtäväksi. Säilytykseen liittyvistä käytännöistä olisi hyvä olla määräykset ammattikorkeakoulun tutkintosäännössä tai muussa sisäisessä määräyksessä.
Opiskelijalla oikeus tutustua arviointiin
Ammattikorkeakoululain 37 §:n mukaan opiskelijalla on oikeus saada tieto siitä, miten arviointiperusteita on hänen suoritukseensa sovellettu. Opettajan tulee varata opiskelijalle tilaisuus tulla tutustumaan arvioituun suoritukseensa. Opintosuorituksen säilyttämisellä turvataan tämä opiskelijan oikeus. Arvioituun suoritukseen ja arviointiperusteiden soveltamiseen tutustuminen on myös käytännössä edellytys sille, että opiskelija pystyy harkitsemaan oikeusturvakeinojen käyttämisen tarpeellisuutta. Laki ei määrittele tarkemmin sitä, miten arvioituun opintosuoritukseen tutustuminen toteutetaan. Tyypillinen tapa lienee se, että opettaja varaa opiskelijoille tilaisuuden tulla opettajan työhuoneelle tutustumaan suoritukseen ja sen arviointiin.
Oikeusturvakeinojen käyttäminen voi viedä aikaa
Opiskelijalla on ammattikorkeakoululain 57 §:n mukaan oikeus vaatia oikaisua opintosuorituksensa arviointiin, mikäli hän on siihen tyytymätön. Oikaisua on vaadittava opettajalta 14 päivän kuluessa siitä hetkestä, jolloin opiskelijalla on ollut mahdollisuus tutustua arvosteluperusteiden soveltamiseen hänen kohdallaan. Karelia-ammattikorkeakoulun tutkintosäännön kohdan 4.6 mukaan opettajan tulee ratkaista oikaisuvaatimus kirjallisesti kahden viikon kuluessa sen saapumisesta. Opettajan päätökseen tyytymätön opiskelija voi vaatia opettajan päätökseen oikaisua ammattikorkeakoulun tutkintolautakuntalta. Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa opettajan päätöksen tiedoksisaannista. Tutkintolautakunnan on ratkaistava asia Karelia-ammattikorkeakoulun tutkintosäännön 5 kohdan mukaan 30 päivän kuluessa oikaisuvaatimuksen saapumisesta.
Opintosuorituksen säilyttämiselle säädetty vähintään kuuden kuukauden pituisen määräajan tarpeellisuus käy hyvin ilmi seuraavasta esimerkistä.
Opettaja on järjestänyt tentin, jonka tulokset hän julkaisee 31.5. Opettaja on 1.6.-31.7 vapaajaksolla ja palaa töihin 1.8. Kesän aikana opiskelija on tiedustellut mahdollisuutta tutustua arviointiinsa ja arviointiperusteiden soveltamiseen hänen kohdallaan. Opettaja ja opiskelija sopivat arviointiin tutustumisen ajankohdaksi 5.8, jolloin 14 päivän oikaisuvaatimusaika alkaa kulua. Opiskelija vaati opettajalta oikaisua arviointiinsa viimeisenä mahdollisena päivänä eli 19.8. Opettaja ratkaisee asian viimeisenä tutkintosäännön mahdollistamana päivänä eli 2.9. Päätöksen opettaja toimittaa opiskelijalle sähköpostilla. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 §:n mukaan päätös voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi sähköisellä viestillä, esimerkiksi sähköpostilla. Tällöin tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, ellei muuta näytetä. Opiskelijan katsotaan näin ollen saaneen asian tiedoksi 5.9. Oikaisuvaatimuksen määräaika alkaa kulua tiedoksisaantia seuraavasta päivästä eli opiskelijan on vaadittava tutkintolautakunnalta oikaisua viimeistään 19.9. Tutkintolautakunnan on ratkaistava asia viimeistään 19.10, jolloin alkuperäisestä tuloksien julkaisusta on kulunut jo lähes viisi kuukautta.
Esimerkki osoittaa sen, että pitkälle säilytysajalle on olemassa perusteita. Edellä olevan esimerkin mukaisen asian käsittely voisi kestää vieläkin pidempään esimerkiksi silloin, jos asia olisi monimutkainen ja vaatisi lisäselvityksien pyytämistä.
Opintosuorituksien hävittäminen
Ammattikorkeakoululaissa opintosuorituksen säilyttämisestä käytetään hieman epämääräistä ilmaisua ”säilytettävä vähintään kuuden kuukauden ajan”. Laissa käytetystä väljästä ilmaisusta huolimatta opintosuorituksia ei lähtökohtaisesti saa säilyttää pidempään kuin kuusi kuukautta. EU:n tietosuoja-asetus edellyttää henkilötietojen käsittelyssä tietojen minimointia. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että henkilötietojen käsittely on sallittua ainoastaan, jos se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen minimointiin sisältyy myös se, että henkilötietoja säilytetään mahdollisimman lyhyt aika. Tietojen säilyttäminen varmuuden vuoksi on kiellettyä. Lähtökohtana voidaankin pitää sitä, että opintosuorituksien säilyttämiselle ei enää kuuden kuukauden jälkeen ole perusteita.
Jokaisen opettajan velvollisuus on hävittää opintosuoritukset tietoturvallisesti sen jälkeen, kun tuloksien julkaisemisesta on kulunut kuusi kuukautta. Tämä velvollisuus koskee perinteisten paperilla arkistoitujen suorituksien lisäksi myös sähköisesti tallennettuja suorituksia.
Kirjoittaja:
Atte Korte, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu