Categories
Pulssi Muut

Kirjasto otti Microsoft Bookingsin välineeksi tiedon­han­kinnan ohjauksen varauksiin

Opinnäy­te­työ­vaiheen tiedon­han­kinnan ohjauk­sissa siirryttiin Karelian kirjas­tossa vuoden 2022 alussa henki­lö­koh­taiseen ohjaukseen. Ohjaukseen ilmoit­tau­dutaan kirjaston netti­si­vuilla olevan ajanvarauslomakkeen/kalenterin kautta, joka on toteu­tettu Microsoft Bookingsin avulla. Bookings on osoit­tau­tunut helppo­käyt­töi­seksi työka­luksi, jolla varausten hallin­noi­minen on vaivatonta.

Mikä ihmeen Bookings?

Ohjauksen varaus­poh­jaksi tehtiin ajanvarauslomake/kalenteri Microsoft Booking­silla. Bookings on ohjelma, jolla voi tehdä erilaisia ajanva­raus­ka­len­te­reita eri tarkoi­tuksiin ja joka sisältyy Office365-pakettiin. Bench­mark­ka­simme ennen Bookingsin käyttöön­ottoa muiden amk-kirjas­tojen vastaavia toteu­tuksia ja kysyimme myös muutamia tarken­tavia kysymyksiä. Kalen­terin toteu­tus­vaih­toehtoja oli kaksi. Joko yksi yhteinen kalenteri, jossa on erillisiä varat­tavia palve­luita ja palvelun alla kaikki palvelua tarjoavat henkilöt lueteltuna tai jokai­selle henki­lölle omat kalen­terit, joiden alla on kyseisen henkilön tarjoamat palvelut. Päädyimme selkeyden vuoksi ensim­mäiseen vaihtoehtoon, jolloin opiskelija varaa ensin halua­mansa palvelun (tiedon­han­kinnan ohjaus opinnäy­te­työ­vai­heessa oleville tai sama englan­niksi) ja vasta sen jälkeen itselleen sopivan ajan ja henkilön. Varaus­lo­makkeen linkin yhtey­dessä kirjaston netti­si­vuilla on taulukko, josta opiskelija voi tarkistaa kuka kirjaston tieto­asian­tun­ti­joista vastaa ensisi­jai­sesti hänen alansa ohjauk­sesta. Asiakas voi myös jättää henkilön valit­se­matta ja varata ajan keneltä vain, jolloin Bookings varaa ajan ensim­mäi­seltä sopivalta henkilöltä.

Kuvakaappaus Bookings-järjestelmästä, jossa asiakas voi valita haluamansa palvelun ja ajankohdan.
Kuva 1. Bookingsin varaussivu asiakkaan näkökulmasta.

Bookings on jatku­vasti yhtey­dessä käyttäjän Outlook-kalen­teriin, joten Bookingsin puolella näkyy koko ajan reaaliai­kainen tilanne siitä, mitkä ajat ovat varat­ta­vissa ja mitkä eivät. Kun opiskelija tekee varauksen, siitä tulee ilmoitus ohjauksen pitäjän sähkö­postiin ja kalen­te­ri­mer­kintä Teams-linkkeineen automaat­ti­sesti. Kun muistaa pitää oman kalen­te­rinsa ajan tasalla, ei Bookingsin puolella tarvitse välttä­mättä tehdä mitään. Toki Booking­sissa voi tarvit­taessa vaikka blokata kokonaisia päiviä tai laittaa joillekin päiville lyhyemmät saata­vuusajat, mutta välttä­mä­töntä se ei ole. Omaa saata­vuuttaan voi hallin­noida halutessaan täysin Outlook-kalen­terin kautta.

Bookings käytän­nössä

Kirjas­tossa Bookingsia hallin­noidaan yhteis­käyt­töisen käyttä­jä­tun­nuksen ja sähkö­postin kautta, jotta jokainen pääsee tarvit­taessa muokkaamaan varauksia eikä hallin­nointi kaadu yhden ihmisen niskaan. Booking­sissa on mahdol­lista luoda useita erilaisia palve­luita, joita käyttäjät voivat varata ja jokai­selle palve­lulle voi erikseen määri­tellä ne ihmiset, jotka kyseistä palvelua tarjoavat. Käytän­nössä tarjot­tavien palve­luiden määrä kannattaa kuitenkin pitää kohtuul­lisena, jotta asiakkaat löytävät tarvit­se­mansa helposti. Tarjot­taviin palve­luihin kannattaa myös määri­tellä kaikki ne tiimin jäsenet, jotka palvelua voivat missä tahansa tilan­teessa tarjota. Mahdol­li­sissa poissao­lo­ti­lan­teissa asiakkaan tekemää varausta ei voi siirtää kuin niille ihmisille, jotka on määri­telty palvelua tarjoamaan, vaikka hätäti­lan­teessa joku muukin tiimin jäsen voisi palvelun tarjota.

Alkuvi­rit­te­lyjen jälkeen Bookingsin puolella tarvitsee käydä melko harvoin ja tehdyt varaukset ilmes­tyvät omaan Outlook-kalen­teriin Teams-linkkeineen. Varauk­sista tulee myös sähkö­posti sekä kirjaston yhteis­käyt­töiseen sähkö­postiin, että sille henki­lölle, jolle asiakas on varauksen tehnyt. Kalen­te­ri­mer­kintä puolestaan tulee vain jälkim­mäi­selle. Jos varattu henkilö ei syystä tai toisesta pystykään ohjausta pitämään, Bookingsin puolella varaus on helppo siirtää toiselle henki­lölle tai tarvit­taessa perua kokonaan. Peruu­tuksen yhtey­dessä asiak­kaalle lähtee automaat­ti­sesti sähkö­posti peruu­tuk­sesta ja viestiin voi halutessaan kirjoittaa myös peruu­tuksen syyn. Myös kalen­te­ri­mer­kinnät poistuvat Outlookista.

Varat­tavien palve­lujen yhteyteen on mahdol­lista lisätä myös kysymyksiä, joihin asiakkaan tulee vastata ennen kuin voi varata ajan. Yhteys­tie­tojen lisäksi tiedon­han­kinnan ohjaukseen ilmoit­tau­tu­misen yhtey­dessä kysytään tausta­tietoja ohjauksen aiheeseen liittyen, jotta ohjaaja pystyy valmis­tau­tumaan etukäteen. Vastaukset tulevat näkyviin myös ohjauksen pitäjän Outlook-kalen­te­ri­mer­kintään, jolloin niitäkään ei tarvitse etsiä Bookingsin kautta.

Kuvakaappaus Bookings-järjestelmästä henkilökunnan näytöltä.
Kuva 2. Bookingsin varat­tavan palvelun tietojen näkymä kirjaston henkilökunnalle.

Booking­sissa on helppo määri­tellä myös se, kuka ajan ylipäätään voi varata. Varaukset voi rajata vain oman organi­saation käyttäjiin tai sallia varausten teko myös ulkopuo­li­sille asiak­kaille. On myös mahdol­lista tehdä ajanva­raus­ka­lenteri täysin sisäiseen käyttöön, jolloin asiakkaat eivät voi varata itse aikoja ollenkaan, eikä kalenteri ole näkyvissä julki­sesti missään.

Apua, kalenteri täynnä varauksia!

Ennen ajanva­raus­ka­len­terin julkaisua kannattaa miettiä hetki käytännön asioita. Kuinka monta päivää etukäteen asiakas voi ajan varata? Miten estetään se, että kalenteri on täynnä varauksia, eikä lounas­tau­koakaan ehdi pitää? Mitä jos aika asiakkaan kanssa venyy ja seuraavaa asiakas odottaa jo Teamsissa? Koska Bookings on yhtey­dessä Outlookiin, kannattaa louna­sajat ja muut mahdol­liset säännöl­li­sesti toistuvat tapah­tumat merkata hyvissä ajoin Outlookiin varatuiksi ajoiksi, jotta kukaan ei pysty varaamaan aikaa näiden päälle. Bookingsin puolella taas voi määri­tellä sen, kuinka pitkän ajan päähän aikoja voi varata. Kirjas­tolla tämä aika on 28 vuoro­kautta, eikä palau­tetta ole tullut ainakaan siitä, että tämä olisi liian lyhyt aika. Myös varaus­ka­len­te­rissa näkyviä aikavälejä voi säätää, eli sitä, millä aikavä­lillä kalenteri näyttää vapaat ajat. Meillä tämä on 15 minuuttia, eli aikoja voi varata esim. 10.00, 10.15, 10.30 jne.

Kuvakaappaus Bookings-järjestelmän henkilökuntanäytöstä jossa säädetään asetukset varauksille; tuleeko niistä sähköposti-ilmoitus, mikä on maksimiaika jne.
Kuva 3. Booking­sissa voi säätää ajoitus­käy­täntöjä omiin tarpei­siinsa sopivaksi.

Jokaisen tarjot­tavan palvelun yhtey­dessä on myös mahdol­lista säätää pusku­riaikoja ennen ja jälkeen varatun ajan sekä tietysti palvelun oletusaikaa. Karelian kirjas­tossa tiedon­han­kinnan ohjauksen oletusaika on 45 minuuttia, pusku­riaika ennen varausta on 15 minuuttia ja pusku­riaika varauksen jälkeen 10 minuuttia. Pusku­riajat mahdol­lis­tavat sen, että ohjaa­jalla on varmasti kalen­teriin merkittyä aikaa pieneen taukoon, vaikka oma kalenteri olisi täynnä kokouksia ja varattuja ohjausaikoja. 10 minuutin pusku­riaika ohjauksen jälkeen antaa myös pelivaraa ohjauksen keston suhteen, eli pieni venyminen ei haittaa, vaikka seuraava merkintä jo lähes­tyisi. Käytän­nössä tämä tarkoittaa siis sitä, että jos tiedon­han­kinnan ohjaajan kalen­te­rissa on merkitty kokous päättymään kello 10, voi asiakas varata ajan aikai­sintaan 10.15., varaus kestää klo 11.00 asti ja seuraava kalen­te­ri­mer­kintä voi alkaa aikai­sintaan klo 11.10 10 minuutin jälki­pus­ku­riajan vuoksi. Pusku­riai­kojen kestoihin kannattaa siis kiinnittää huomiota ja niitä voi Booking­sissa säätää tarpeen mukaan, vaikka minuutin tarkkuudella.

Asiak­kaalle vapaus valita sopiva aika

Asiakkaat ovat pitäneet erityi­sesti siitä, että Bookingsin kautta on mahdol­lista varata juuri heille sopiva aika. Enää ei tarvitse sopeutua kirjaston ennalta tarjoamiin aikoihin, jotka eivät välttä­mättä ole opiske­lijan aikatauluun sopineet. Bookings on asiakkaan näkökul­masta helppo­käyt­töinen, eli toimii juuri niin kuin ajatte­limme ja toivoimme sen toimivan. Muutamia teknisiä ongelmia on joidenkin asiak­kaiden kohdalla ollut, mutta nekin ovat yleensä korjau­tuneet nopeasti. Jos asiakas ei ole saanut itse aikaa varattua, myös kuka tahansa kirjaston henki­lö­kun­nasta on voinut tehdä varauksen asiakkaan puolesta.

Bookings säästää aikaa ja hermoja

Kirjaston henki­lö­kunta on myös pitänyt Booking­sista. Vaikka Bookingsin käyttö­liittymä on ensivil­kai­sulla hiukan sekava, tarvit­tavat ominai­suudet ovat ennen pitkää löytyneet. Ajanvarauslomakkeen/kalenterin raken­ta­minen alusta asti on aikaa vievin osuus, mutta sen jälkeen ylläpito on helppoa, ainakin näin vähäi­sellä määrällä tarjot­tavia palveluita.

Ennen Bookingsia tiedon­han­kinnan ohjaukseen ilmoit­tau­duttiin Forms-lomak­keella, josta asiakkaat valit­sivat sopivan, kirjaston ennalta määrit­te­lemän ajan ja päivä­määrän ja vasta­sivat aihee­seensa liittyviin ennak­ko­ky­sy­myksiin. Ilmoit­tau­tu­misen jälkeen asiak­kaalle lähetettiin erillinen sähkö­posti Teams-linkkeineen ja jos ohjaus jouduttiin perumaan, piti tästä muistaa ilmoittaa jokai­selle asiak­kaalle erikseen. Myös vastaukset ennak­ko­ky­sy­myksiin piti käydä tarkis­ta­massa Formsista ja muistaa myös lisätä Teams-linkki kirjaston yhteis­käyt­töisen sähkö­postin kalen­teriin, jos ohjaaja oli poissa ja joku toinen piti ohjauksen. Vanha käytäntö oli sekava, monimut­kainen ja sisälsi monta erillistä, muistet­tavaa kohtaa. Lisäksi kirjaston tarjoamat ajat eivät välttä­mättä sopineet aina opiske­li­joille. Jos ajankohtaa joutui opiske­lijan kanssa erikseen sähkö­pos­tilla selvit­tämään, saattoi molem­mille sopivan ajan löyty­mi­seksi joutua lähet­tämään useita sähkö­posteja puolin ja toisin. Bookingsin avulla on mahdol­lista hoitaa moni asia automaat­ti­sesti ja henki­lö­kunnan vastuulla on oikeastaan vain se, että pitää oman kalen­te­rinsa mahdol­li­simman hyvin ajan tasalla.

Bookings sopii moniin erilaisiin käyttö­tar­koi­tuksiin ja sitä voi muokata ominai­suuk­siltaan ja myös ulkoa­sultaan juuri itselle sopivaksi. Tiedon­han­kinnan ohjausten varauksiin se sopii täydel­li­sesti ja entisen systeemin monimut­kai­suuksiin verrattuna henki­lö­kun­nalta säästyy paljon aikaa. Erityi­sesti Bookingsin ja Outlookin välinen automaat­tinen synkro­nointi on valtavan tärkeä ominaisuus.  Vaikea olisi enää kuvitella, että Booking­sista luovut­taisiin, ainakaan ennen kuin tulee joku vielä parempi järjestelmä.


Kirjoittaja:

Noora Kontturi, tieto­asian­tuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Artik­ke­likuva: Gaining Visuals / Unsplash