Karelian Tulevaisuuden työ ESR -hankkeessa kehitetään koulutusta ja pedagogiikkaa muun muassa kehittäjäopettajien avulla. Kehittäjäopettajat pääsevät toteuttamaan työelämän kanssa tehtävän projektin, jonka toteutustavat liittyvät hankkeen pääteemoihin. Toukokuussa 2022 kehittäjäopettajana aloittanut liiketalouden lehtori Aini Simola kertoo tässä artikkelissa Karelian ERP-projektista, joka on osa Wärtsilä-kampukselle rakentuvan BusinessLabin toimintaa.
Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprojekti vastaa moneen tarpeeseen
Tuon kehittämisprojektissani esiin yhden näkökulman siihen, kuinka Tulevaisuuden työ -hankkeen avulla pystymme vastaamaan tulevaisuuden ja nykypäivän osaamistarpeisiin ja nostamaan työelämäyhteistyön vielä korkeammalle ja leveämmälle portaalle. BusinessLabiin tulevien niin fyysisten kuin virtuaalisten oppimisympäristöjen ja tilojen suunnittelun osalta palaan vuoden takaiseen syksyyn 2021 ja tuolloin pidettyyn kehittämistyöpajaan. Työpajan annista nostan esiin Mikko Hyttisen ja Päivi Sihvon blogissa mainittuja ohjelmistotarpeita, joita olivat muun muassa markkinoinnin automaatio-ohjelmisto, chatbot-ohjelmisto, verkkokauppaohjelmisto, toiminnanohjausjärjestelmä sekä projektinhallintaohjelmistot.
Nyt kehittäjäopettajana toimiessani tarkoituksenani on edistää edellä mainitun toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. Toiminnanohjausjärjestelmä tulee kattamaan ainakin toiveissa esiin nousseet projektienhallintaohjelmiston, verkkokauppatoiminnot ja vähintään joitakin markkinoinnin automaatioratkaisuja.
Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP on monipuolinen työkalu
Toiminnanohjausjärjestelmästä käytetään usein lyhennettä ERP, joka muodostuu sanoista Enterprice Resource Planning. Yksinkertainen tapa määrittää ERP-ohjelmisto on ajatella tietojärjestelmää, jossa pystytään hallinnoimaan kaikkia tai ainakin valtaosaa yrityksen toiminnoista, resursseista ja tietovirroista. Esimerkiksi ydinliiketoimintaan liittyvien prosessien, kuten myynnin, asiakkaiden, hankintojen, tuotannon, toimitusketjun, varaston, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä erilaisten projektien hallinnointi onnistuu ERP-ohjelmiston avulla yhdessä ja samassa tietojärjestelmässä.
Uutisvirrasta saamme säännöllisin väliajoin lukea yritysten epäonnistuneista ERP-projekteista. Google-haku ”epäonnistunut ERP hanke” tuottaa lukuisten ERP-järjestelmätoimittajien mainoksia, muutaman ammattikorkeakoulun opinnäytetyön sekä Kauppalehden artikkelin ”16 surullista kertomusta siitä, miten ERP-hanke voi mennä pieleen” (24.3.2021). Olen itse kehittäjäopettajan roolissani saanut kuulla olevani noin seitsemäs henkilö, joka on puuhammassa ERP-ohjelmistoa Karelian koulutusten käyttöön. No, puuhaa riittää kyllä, ja seitsemän lienee ainakin joidenkin länsimaisten uskomusten mukaan onnenluku. En siis vielä ole lannistunut, ja koen, että olen saanut prosessin alkumetreillä kannustavaa palautetta ja olemme saaneet edistettyä projektia hyvässä karelialaisessa yhteishengessä.
Onnistuvan ERP-hankkeen alku
Pyrkimys Karelian ERP-hankkeessa on siis onnistuminen nyt ns. seitsemännellä yrityksellä. Onnistunut ERP-hanke lähtee siitä, että emme ajattele tämän olevan IT-projekti, vaan lähdemme liikkeelle koulutusten ja TKI-toiminnan tarpeista. Tarvemäärittely ja kommunikointi asianosaisten kanssa ovat kaiken lähtökohtana. Vaikka tarkoituksena on jollain aikajänteellä saada ERP-ohjelmistosta vähintäänkin kaikkia Karelian koulutusvastuita palveleva järjestelmä, on pakko aloittaa hieman pienemmästä mittakaavasta. Kesä–syyskuussa 2022 järjestimme tarvemäärittelypalaverit ulkopuolisen, paikallisen ja yksityisen yhteistyökumppanimme Collapick Company Oy:n asiantuntijoiden kanssa. Olen kutsunut näihin tarvemääritystapaamisiin mukaan erityisesti liiketalouden, konetekniikan ja ICT-koulutusten henkilökuntaa, joiden työtehtäviin sisältyy koulutuksen ja TKI-toiminnan puolelta sellaisia tarpeita, joihin vastaamisessa Karelialla käytössä olevasta ERP-ohjelmistosta olisi merkittävää hyötyä.
Collapickin johdolla lähdimme tekemään tarvemäärittelyä avoimen lähdekoodin ERP-ohjelmiston mahdollisuuksia silmällä pitäen. Koulutusorganisaation käyttöön avoimen lähdekoodin ERP vaihtoehto olisi aidosti sekä kustannustehokas että toimittajasta riippumaton ratkaisu ja näin mahdollistuisi myös ICT-koulutusten tarpeisiin vastaaminen. Ns. lisenssivapaan järjestelmän hankinta olisi myös käytännössä mahdollista esimerkiksi yritysyhteistyökumppaneillemme, joka ovat pääosin pieniä tai korkeintaan keskisuuria yrityksiä. Järjestelmän käytettävyys ja integrointien mahdollisuudet ovat olennainen tekijä missä tahansa ERP-ohjelmiston hankintaprojektissa. Koulutusorganisaatioon ERP-ohjelmistoa pohdittaessa tietyt asiat eroavat kuitenkin merkittävästi yritysmaailman tarpeista. Käytimme määrityspalavereissa paljon aikaa konsensuksen hakemiseen siinä, millaista ja minkä verran dataa ERP-järjestelmään luotavien case-yritysten tulisi sisältää, jotta voimme parhaalla mahdollisella tavalla hyödyntää ohjelmistoa opetuksen ja TKI-toiminnan käytössä usealla eri koulutusvastuulla.
Tämänhetkinen tilanne näyttää positiivisen lupaavalta ja olemme yhteisen alkukartoitustapaamisen ja kolmen tarkemman koulutusvastuukohtaisen tarvemäärityspalaverin jälkeen saaneet mielestäni hienosti kaikkien nyt mukana olevien osapuolten tarpeet nostettua esiin ja huomioiduksi. Olemme saaneet aikaan hyvän konsensuksen ja suunnitelman tulevaa varten ilman liian suuria kompromisseja.
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta Tulevaisuuden työ -hankkeen mahdollistamana tulee vastaamaan sekä lakisääteisen korkeakouluopetuksen asianmukaisen toteuttamisen vaatimuksiin, että koulutuksissa useita vuosia kaivattuun käytännön työkalun tarpeeseen. Hankinnan myötä saamme koulutusvastuiden opetuskäyttöön todellisuutta simuloivan oppimisympäristön unohtamatta laajemmin TKI-toiminnan ja työelämäyhteistyön mahdollisuuksia ja tarpeita.
Teksti ja kuvat:
Aini Simola
Kirjoittaja toimii Tulevaisuuden Työ -hankkeen kehittäjäopettajana sekä liiketalouden koulutuksen lehtorina Karelia-ammattikorkeakoulussa.