Saimme kutsun SaKaJaKa -päiville Kuopioon alkukesästä 2022, kun Savonia-amk:n tietopalvelupäällikkö Mira Juppi kutsui kirjastomme mukaan neljän ammattikorkeakoulukirjaston yhteisille kehittämispäiville 15.-16.8.2022. Savonian kirjaston lisäksi mukana olivat Alma-kirjastojärjestelmää käyttävät Jyväskylän, Kajaanin ja Karelian ammattikorkeakoulujen kirjastot. Ohjelmaan kuului niin Savonian kirjastoon tutustumista, erilaisissa työryhmissä työskentelyä kuin iltaristeily Kallavedellä. Karelian kirjastosta kehittämispäiville osallistuivat tietoasiantuntijat Jaana Rummukainen ja Leena Väyrynen.
Kehittämispäivien työryhmissä tutustuttiin kirjastojen erilaisiin tapoihin tehdä kirjastotyötä sekä pohdittiin nykyhetken ja tulevaisuuden haasteita kirjastoissa. Työryhmiä oli neljä: Alma Admins, Alma-ajan Warriors, Education Euphoria ja Publication PingPong. Alma Admis -ryhmässä Alman pääkäyttäjät ja järjestelmän ylläpitäjät keskustelivat hyvistä käytänteistä ja ratkoivat Alman ylläpitoon liittyviä teknisiä kysymyksiä. Alma-ajan Warriors -ryhmässä osallistujat keskustelivat asiakaspalvelun ja kokoelmatyön mahdollisuuksista ja haasteista. Education Euphoria -ryhmässä paneuduttiin oppimisen tulevaisuuden näkymiin ja haasteisiin. Publication PingPong -ryhmä keskittyi julkaisemisen, julkaisutiedonkeruun ja rinnakkaistallentamisen kysymyksiin. Jo ilmoittautumisen yhteydessä meille tuli vastattavaksi Padlet-ennakkotehtäviä, joihin vastasimme hyvissä ajoin ennen kehittämispäivää.
Tutustuminen Savonian uuteen kirjastoon
Aloitimme maanantaipäivän 15.8. esittäytymällä ja kertomalla keskeisiä asioita kirjastojemme toiminnasta. Tutustumisen jälkeen savonialaiset esittelivät keväällä 2020 valmistuneita kirjastotilojaan. Kirjasto on saanut nimen Opus ja sen käyttöönotto ajoittui keskelle laajinta koronasulkua. Rajoitusten hellitettyä avoimet tilat ovat saaneet hyvin käyttäjiä. Opuksen tilat vaikuttivat toimivilta ja viihtyisiltä. Opiskelijoille oli paljon erilaisia työskentelypisteitä ja tilaa myös rennompaan oleskeluun. Kirjojen määrää on Savoniassakin vähennetty, esimerkiksi kansitetut opinnäytetyöt mahtuivat yhteen kirjakärryyn! Kokoelmat olivat selkeästi esillä ja helposti hahmotettavissa – ainakin kirjastoammattilaisen silmin. Karelian kirjastotilat ovat olleet käytössä 10 vuotta ja moni asia on muuttunut tässä ajassa. Saimme uusia ideoita siitä, kuinka voisimme meillä parantaa mm. opastusta ja tilojen käytettävyyttä.
Lounaan jälkeen jakauduimme työryhmiin: Jaana osallistui Education Euphoria – ja Leena Alma-ajan Warriors -työryhmään.
Tiedonhankinnan opetusta tehdään eri tavoin – tavoite on yhteinen
Education Euphoria -ryhmässä keskusteltiin vapaamuotoisesti ammattikorkeakoulukirjastojen tiedonhankinnan opetuksen käytännöistä ja sen kohtaamista haasteista. Vertailimme eri ammattikorkeakoulukirjastojen tapoja toteuttaa tiedonhankinnan opetusta. Opetuksen määrä vaihtelee suurestikin eri ammattikorkeakoulujen ja koulutusalojen välillä. Kirjasto pyrkii kyllä kaikkialla integroitumaan opetukseen, mutta jossain se onnistuu paremmin ja jossain huonommin. Todettiin, että tavoitteet ovat kuitenkin kaikilla samat: Opiskelijan oppimisen tukeminen parhaalla mahdollisella tavalla sekä riittävien tiedonhankinnan tietojen ja taitojen antaminen. Oppiminen on jatkuva prosessi, eikä se pääty opinnäytetyön valmistumiseen. Olisi hienoa, jos kirjaston tiedonhankinnan opetuksesta jäisi jotain käteen myöhempää (työ)elämää varten.
Asiakaspalvelun ja kokoelmatyön iso kokonaisuus innosti keskustelemaan
Osanottajamäärältään suurimmassa Alma-ajan Warriors -ryhmässä keskusteltiin sekä asiakaspalvelun että kokoelmatyön asioista. Kävimme läpi Alma-kirjastojärjestelmän tuomia muutoksia omaan työhön ja asiakaskokemuksiin. Vaikka ryhmässä oli hyvin samankaltaisia kokemuksia kirjastojärjestelmän ja sen toimintojen käytöstä, niin samalla näkyi myös erikokoisten kirjastojen toiminnan erilaisuus. Siinä missä Kareliassa pienenä kirjastona on kirjaston henkilökunnan jokaisella jäsenellä melko laajat oikeudet toimia Almassa, on isommissa kirjastoissa järjestelmän oikeuksia rajoitettu enemmän tiettyjen toimintojen käyttäjille. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse keksiä tai kehittää itse, vaan on järkevää ja myös toivottavaa kysyä kollegalta toisessa amk-kirjastossa, miten jokin asia on saatu toimimaan heillä.
Keskustelu oli hyvin monipuolista, sillä erilaisia toimintoja ryhmän aiheen sisällä on paljon. Esimerkiksi kokoelmatyöhön sisältyi muun muassa aineistojen hankinta eri aineistomuodoissa (painetut ja elektroniset kirjat ja lehdet). Pohdimme myös sitä, miten asiakkaiden kokemukset kirjaston palveluista ovat muuttuneet uuden kirjastojärjestelmän myötä. Vaikkei kirjastojärjestelmän muutos tuonutkaan suuria muutoksia asiakkaille näkyviin asioihin, suurin vaikutus koettiin olevan Peppi- ja Tuudo-järjestelmien toiminnassa Alman kanssa. Opiskelijan ottaessa käyttöön sähköisen Tuudo-kirjastokortin hänen tietonsa tulevat kirjastojärjestelmään Pepin kautta. Samalla myös asiakkaan Peppiin päivittämät yhteystiedot päivittyvät kirjastojärjestelmään, jos opiskelija on vain tietojensiirtoluvan Pepissä antanut. Tämä on vähentänyt merkittävästi asiakastietojen käsin tehtävää päivittämistä, ja siitä säästynyttä aikaa on voitu siirtää esimerkiksi tiedonhankinnan ohjauksen puolelle.
Maanantai-ilta päättyi upeisiin maisemiin eli risteilyyn Kallavedellä. Risteilyn lomassa pääsimme keskustelemaan toisten kirjastolaisten kanssa paljon muistakin kuin työhön liittyvistä asioista.
Tuomisina hyviä käytänteitä ja ideoita omaan työhön
Tiistaina 16.8. jatkoimme työskentelyä työryhmissä. Education Euphoria -ryhmässä mm. pohdittiin, mitä Digivisio 2030 tuo tullessaan, miten kirjastot ovat siinä mukana ja mitä se meille amk-kirjastolaisille tarkoittaa. Keskustelu oli vilkasta ja polveilevaa ja hyvä niin: Parhaat ideat syntyvät usein sivulauseesta napatusta ajatuksesta.
Alma Warriors -ryhmässä kävimme läpi edellisen päivän keskustelujen antia. Alma-kirjastojärjestelmän koettiin antaneen hyviä välineitä niin asiakaspalveluun kuin kokoelmatyöhönkin, järjestelmän vaihto toi siis kirjastoille huomattavasti enemmän plussaa kuin miinusta. Keskeisinä asioina nousi esiin kokoelmatyön ja aineistohankinnan sujuvuuden lisääntyminen ja järjestelmän tuomien uusien ominaisuuksien vaikutus muun muassa e-aineistojen käsittelyn helpottumiseen. Kirjastokohtaisista resursseista riippuu, miten syvällisesti kirjastojärjestelmän tarjoamia eri ominaisuuksia on mahdollista ja järkevää ottaa kussakin kirjastossa käyttöön. Kuitenkin kollegoilta muista kirjastoista voi ja kannattaa kysyä, jos on kiinnostusta kehittää ominaisuuksia laajemmiksi. Yksin ei tarvitse pyörää keksiä uudelleen vaan voi tukeutua myös yhteiskehittämiseen ja jo saatuihin kokemuksiin.
Päivän päätteeksi kokoonnuimme vielä yhteen kuulemaan koosteet työryhmien työskentelyistä ja keskustelemaan esille nousseista asioista. Niitä olikin paljon, ja olisi ollut hyödyllistä, jos Kareliastakin olisi ollut mahdollista olla mukana kaikissa ryhmissä. Kun osallistujat toimivat samoissa tehtävissä ja kohtaavat samanlaisen työarjen, syntyy hedelmällistä keskustelua käytännön tasolla. Opimme toisiltamme kyselemällä, vaihtamalla kokemuksia ja ihmettelemällä toistemme tapaa tehdä asioita. Toivottavasti nämä tapaamiset saavat jatkoa, sillä oli mahtavaa kohdata pitkästä aikaa livenä. Suuret kiitokset Savonian väelle kehittämispäivien järjestämisestä!
Kirjoittajat:
Jaana Rummukainen, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Leena Väyrynen, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva;: Vivian K / Unsplash