Miten etäosallistuja sujahtaa robotilla osaksi intensiivivalmennusta ja kuinka helppoa on vuorovaikutus kahvihuoneessa robotin avulla. Base Camp- hankkeen etäteknologiapilotissa kaikki ei ollutkaan niin helppoa.
Ajankohtaista taloushallintoa ja yksi ikääntynyt robotti
Base Camp -opiskelijayrittäjyysalustojen kehittäminen -hanke on säännöllisesti järjestänyt opiskelijayrittäjille sekä yrittäjyydestä kiinnostuneille opiskelijoille ja alumneille intensiivivalmennuksia, joissa pureudutaan johonkin yrittäjyydessä tärkeään teemaan. Syys-lokakuussa toteutetun valmennuksen aiheena oli yrittäjän taloushallinto. Neljään tapaamiskertaan oli sisällytetty mahdollisimman käytännönläheinen paketti muun muassa kirjanpidosta, verotuksesta, henkilöstön palkkaamisesta sekä yritysmuodon vaikutuksesta taloushallintoon. Valmennusta oli toteuttamassa nurmeslainen taloushallinnon asiantuntijayritys Tiedotar Oy.
Yrittäjille tarjotun osaamisen lisäksi intensiivivalmennuksissa on testattu myös teknologiaa, jonka tavoitteena on lisätä etäosallistumisen menetelmiä ja tehdä osallistuminen mahdollisimman kiinnostavaksi, osallistavaksi ja yhteisölliseksi. Taloushallinnon intensiivivalmennuksessa testattiin robotin käyttöä helpottamaan etäosallistujan läsnäolokokemusta. Kokeilu tapahtui Beam-robotilla, joka oli hankittu Karelia-ammattikorkeakoululle vuosina 2016 – 2019 toteutettuun Robobisnes-hankkeeseen.
Etäteknologiapilotin aloitus osoittautui varsin työlääksi. Viisi vuotta vanha robotti tarvitsi ensimmäisenä uuden akun. Kun laitteeseen saatiin virtaa, havaittiin haasteita verkkoyhteyden muodostamisessa. Laitteen ohjelmisto oli vanhentunut ja kaipasi kipeästi päivittämistä. Tämän toteuttamista ei helpottanut ainakaan se, että laitetta ei oltu valmistettu vuosiin, valmistaja oli myyty toiselle yritykselle ja robotin käyttämisen kannalta oleelliset hallintatunnukset olivat kadonneet Karelian organisaation sisällä.
Kysymyksiä ja vastauksia robotin kokeilusta käytännössä
Verkkoon yhdistämisen ongelmat, kattavan dokumentaation löytäminen ja robotin käyttöjärjestelmän päivitysten hyväksyttäminen toimittajan tukipalvelun kautta hidastivat aloitusta useammalla viikolla. Myös robotin tallennustila oli vioittunut, minkä myötä laite kadotti aina osan tiedoista päivityspakettien yhteydessä. Havaittua ongelmaa kierrettiin asentamalla käyttöjärjestelmä USB-muistitikulle. Muistitikku ei tosin osoittautunut kestäväksi ratkaisuksi, koska robotin jatkuvasti toteuttamien tallennusprosessien myötä tikku hajosi käyttökelvottomaksi melko lyhyessä ajassa. Selkeästi parempi vaihtoehto on ulkoinen kiintolevy. Haasteista huolimatta, robottia päästiin viimein kokeilemaan myös käytännössä.
Robottia testattiin osallistumalla taloushallinnon intensiivivalmennukseen siten, että hankkeen työntekijä osallistui etänä valmennukseen, kun robotti oli fyysisesti paikalla valmennuksen koulutustilassa. Robotin ohjaaminen tapahtui siihen asennetun kahden kameran avulla, joista toinen näyttää kuvaa eteenpäin ja toinen alas robotin pyöriin. Eteenpäin osoittava kamera kuvaa ihmisiä ja fyysisen tilan ympäristöä, kun alemmas osoittava kamera näyttää tuolit, pöydät ja alhaalla sijaitsevat esteen ja auttaa näin liikkumisessa. Lisäksi robotissa on mikrofoni, kaiuttimet sekä näyttö, jolla voi näyttää robotin käyttäjän webbikameran kuvaa tai jakaa materiaalia käyttäjän tietokoneelta. Laitteen käyttöön on myös Android-pohjainen mobiilisovellus. Intensiivivalmennuksen lisäksi robottia testattiin myös Wärtsilä-kampuksen kahvihuoneessa kahvi- ja lounastaukojen aikana.
Testeillä pyrittiin havainnoimaan, huomioiko ryhmä tai kouluttaja etäläsnäolorobotin välityksellä osallistuvan, onko näkyvyys ja kuuluvuus riittävä yhteyden molempiin suuntiin sekä mahdollistuuko vuorovaikutus etäosallistujan ja muiden välillä. Kokeilun aikana vastauksia mainittuihin kysymyksiin saatiin seuraavasti:
Miten sosiaalinen vuorovaikutus kahvitauolla onnistuu?
Alustavissa testeissä Wärtsilä-kampuksen kahvihuoneessa läsnäolon kokemus oli vahva ja muiden samassa tilassa olleiden kanssa pystyi keskustelemaan luontevasti robotin välityksellä. Keskustelun jatkuessa robotin merkitys yhteydenpitovälineenä hävisi ja vuorovaikutuksen tunne oli suorempi. Tunne vahvistui erityisesti, kun robottia liikutettiin kahvihuoneesta toiseen, jolloin robotin käyttäjä jopa unohti, missä fyysisesti oli. Aistillisesti olikin hämmentävää liikkua robotilla, mutta nähdä itsensä istumassa paikallaan samaan aikaan. Valmennuksen tauoilla robotin avustuksella oli helppo päästä keskusteluun mukaan, koska se jo luontaisesti kiinnosti sekä osallistujia että kouluttajaa. Pienet törmäilyt paikalla olleiden kanssa olivat myös helppo jäänsärkijä keskustelun aloittamiselle.
Kysyykö kouluttaja etäosallistujan mielipidettä tai otetaanko mukaan keskusteluun?
Taloushallintovalmennus oli luonteeltaan luentomaisempi ja viestintä enimmäkseen yhdensuuntaista kouluttajalta osallistujille päin. Valmennuksessa ei myöskään ollut ryhmässä työskentelyä, jota testirobotilla olisi ollut mielenkiintoista kokeilla. Robotin jääminen vähäisemmälle huomiolle valmennuksessa saattoi johtua myös siitä, että testikäyttäjänä oli hankkeen työntekijä, eikä varsinainen valmennukseen osallistuja. Hanketyöntekijän käyttäminen testihenkilönä johtui siitä, että robotin toiminta oli epävarmaa, mikä olisi saattanut hankaloittaa varsinaisen osallistujan valmennusta.
Miten robotin liikkuminen onnistuu (kynnykset, portaat)?
Tila, jossa robotin ensimmäinen pilottiajelu toteutettiin, oli varsin avara ja liikkumista haittaavia esteitä oli vähän. Tilassa ei ollut tuoleja ja pulpetteja tiukoissa riveissä, joten keskilattia on käytännössä avoin ja tuolit pääasiassa reunoilla sekä tilan perällä. Liikkumisen helppouden vastapainona iso tila aiheutti kuitenkin näkemis- ja kuulemisongelmia robotin käyttäjälle.
Kolmen tunnin mittaisen pilotoinnin ajan robotti toimi teknisesti hyvin. Yhteys säilyi ja kuva sekä ääni pysyivät kirkkaina. Myös akku riitti hyvin koko testin ajan. Luentomaisen ja luokkamaisessa tilassa toteutetun valmennuksen aikana tarvetta robotilla liikkumiseen oli hyvin vähän. Todennäköisimmin robotilla liikkuminen kuluttaa akkua eniten. Tarvittaessa akun kestoa voi lisätä sijoittamalla robotin latausasema eli telakka samaan tilaan, jossa tapahtuma toteutetaan. Tällöin vähemmän liikkumista vaativat hetket voi robotti voi odottaa telakassa.
Miten muistiinpanojen tekeminen ja esittäminen onnistuu etäosallistujalta?
Vaikka pääkamera onkin varsin hyvä, valkokankaalle heijastetun esityksen lukeminen kameran välityksellä oli haasteellista. Aluksi robotti sijoittui etummaisten opiskelijoiden tasolle, mutta esityksen teksti oli aivan liian suttuista luettavaksi. Lähemmäksi valkokangasta siirtymällä tilanne parantui. Robotti oli tilan reunassa, jossa se ei estä muilta osallistujilta näkyvyyttä valkokankaalle. Teksti jäi vieläkin suttuiseksi mahdollisesti katselukulman takia, mutta oli kuitenkin luettavissa.
Kuuleeko etäosallistuja ryhmää ja kouluttajaa sekä kuuleeko ryhmä ja kouluttaja etäosallistujaa? Onko tässä eroa luokkatilojen välillä?
Ääni kuuluu, mutta ei täydellisesti. Robotin mikrofoni poimii hyvin edestäpäin tulevat äänet, mutta takaa tulevat jäävät käytännössä kokonaan kuulematta. Tämä hankaloittaa vuorovaikutteisen tilanteen seuraamista, jos puhujat ovat sijoittuneet laajemmalle alueelle tai puhuja liikkuu isolla alueella. Äänen välittyminen etäosallistujalta robotille on myös huomioitava. Jos etäosallistuja unohtaa sulkea mikrofonin ja epähuomiossa puhuu jotain, robotin kaiutin toistaa äänen erittäin selkeästi.
Miten puheenvuoroa pyydetään etäläsnäolorobotin avulla?
Robotilta puuttuu myös mahdollisuus viitata ja kiinnittää huomio muuten kuin puhumalla. Tämä on huomattava puute oppituntimaisessa tilanteessa. Robotti on parhaimmillaan toiminnallisessa tapahtumassa, jossa on mahdollisuus liikkua ja viestintä on luentotilannetta vapaampaa.
Onko kädettömälle robotille tarvetta?
Myös robotin kokeilua käytännössä hankaloittivat puuttuneet dokumentit. Yritysten ja erehdysten kautta saatiin esimerkiksi selville, että Beam-etäläsnäolorobottiin ei saa yhteyttä, ellei joku ole fyysisesti robotin luona käytön alkaessa. Laitteen käyttöä ei siis voi aloittaa pelkästään etäyhteyden perusteella. Tietoturvan näkökulmasta tämä on järkevää suunnittelua, sillä se estää robotin tahattoman sekä pahantahtoisen käytön. Etäyhteys Beam-robottiin käynnistetään reippaalla tönäisyllä tai heiluttamisella, jolloin yhteys muodostuu robottiin yhteyttä ottaneeseen henkilöön. Kokeilun aikana tämä huomattiin käytännössä siten, kun yhteyden muodostamiseksi aktivoivaa tönäisyä tarvinnut robotti oli ääntelyllään häirinnyt samassa huoneessa ollutta henkilöä parin päivän ajan
Robotin ohjaaminen tietokoneella, varsinaista ohjausohjelmaa käyttäen on todella helppoa. Robotissa on myös riittävästi voimaa, että esimerkiksi tuolien siirtäminen ahtaissa paikoissa sujuu hyvin. Onnistunut käyttäminen edellyttää kuitenkin robotin huomioivaa esteettömyyttä. Pienikin kynnys voi pysäyttää etenemisen, eikä robotti voi liikkua myöskään kovin jyrkissä pyörätuoliluiskissa. Eteneminen voi pysähtyä myös kapeisiin rakoihin ja esimerkiksi hissin ovella robotti voi jäädä jumiin. Myös hissin nappuloiden painaminen on kädettömälle robotille mahdotonta, vaikka ohjausyhteys robottiin säilyy myös hissin ovien sisäpuolella. Robotin ohjaaminen on mahdollista myös älypuhelimella, vaikka älypuhelimen pienellä näytöllä sormet voivat peittää osan näkymästä. Tablettia käyttäessä tätä ongelmaa ei kuitenkaan ole.
Kun tapahtuma on luonteeltaan luentomainen, robotin tuoma lisäarvo verrattuna esimerkiksi Teamsin välityksellä osallistumiseen on vähäinen. Läsnäolon tunne on vahvempi, kuin Teamsissä, mutta toisaalta hyvää oppimista edellyttävä näkeminen ja kuuleminen ei ole ongelmatonta. Parhaimmillaan robotti toimii laitteena helpottamaan vuorovaikutusta kohdatessa vain yhden ihmisen kanssa tai korkeintaan pienessä ryhmässä, kun kaikki osallistujat ovat lähellä toisiaan. Taloushallinnon intensiivivalmennuksessa testirobotin lisäarvo varsinaisille ihmisosallistujille oli pääasiassa humoristinen, mutta etäteknologiapilotin tavoitteiden näkökulmasta ainakaan nyt testattu robotti ei lisää etäosallistujan osallisuutta tai yhteisöllisyyttä muun ryhmän kanssa.
Kirjoittajat:
Anssi Gröhn, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mika Lappalainen, tekninen asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Paavo Raappana, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Kirjoittajat työskentelevät Base Camp -hankkeessa ja antoivat kokeilujakson aikana robotille nimen Botty.