Tapahtuma-alan kehittämiseen panostava hankkeemme Smart Event Managers järjesti opintomatkan tapahtuma-alan toimijoille ja alasta kiinnostuneille Jyväskylään ja Tampereelle 27.-29.9.2022. Matkan keskeisimpiä teemoja olivat digitaalisuus ja kestävä kehitys tapahtumatuotannoissa. Matkan ohjelmaan kuuluivat erilaiset yritysvierailut ja osallistuminen musiikkia hyödyntävien luovien alojen tulevaisuusfoorumiin Music x Mediaan. Yhteisellä linja-automatkalla tutustuminen kävi luontevasti ja iloinen nauru raikui jo alkumatkasta.
Kuinka virtuaalisesta kahvitauosta saadaan sosiaalinen?
Digitaalisuuden tarjoamiin ratkaisuihin kävimme tutustumassa ensin Jyväskylässä, missä toimii virtuaalitapahtuma-alustaa pyörittävä Liveto. Yritystä esitteli toimitusjohtaja Antti Korhonen. Tällä hetkellä yrityksen toiminta keskittyy uudella alustalla striimattavien tapahtumien kaupallistamiseen sekä osallistujien aktivointiin. Virtuaalitapahtuma-alusta tarjoaa erilaisia mahdollisuuksia aktivoinnin tekemiseen, kuten chatin, verkostoitumistiloja, erilaisten etkojen ja jatkojen järjestämismahdollisuuksia.
Monella toimijalla on käytössä useita erilaisia palveluita, ja Liveton tavoite on koota kaikki toiminta yhdelle alustalle. Samalla alusta antaa paikan, johon voi kerätä mahdollisimman laajasti tietoa osallistujista. Tapahtumajärjestäjällä on näin mahdollisuus seurata osallistujien aktiivisuutta ja saatujen tietojen perusteella niin kohdentaa markkinointia kuin kehittää tapahtumaa.
Koronan vuoksi virtuaalitapahtumien kysyntä nousi aivan valtavaksi ja kaikki olivat aiheesta innostuneita. Nyt pandemian hellitettyä ala on pysähtynyt ja hakee muotoaan uudelleen. Antti Korhosen mukaan virtuaalisuus tuli aluksi kuin annettuna. Suurimman huuman laannuttua toimintaa pitäisi lähteä kehittämään. Mutta ennen kuin lähdetään juoksemaan jälleen uusien teknologioiden perässä, oleellista olisi opettaa yleisö käyttämään perustoimintoja, mitä tarjolla jo on. Tapahtuman tekijän tulisi itse opetella hyödyntämään jo olemassa olevia työkaluja, ennen kuin lähdetään hakemaan jotain uutta. Vasta sen jälkeen on järkevää ruveta käyttämään uusia teknologioita. Kuitenkin oleellisinta olisi selvittää, mitä yleisö todella haluaa ja samalla selvittää itselle, mikä on tapahtuman tavoite ja mitä sen toteuttamisella halutaan saada aikaiseksi. Käytettävät työkalut tulisi aina valita noiden päämäärien mukaan.
Antti Korhonen myös epäilee, että livetapahtumista tulee ns. premiumtuote. Niitä järjestetään harvemmin, mutta niihin ollaan valmiita panostamaan enemmän. Usein toistuvat ja ei niin spesiaalit tilaisuudet, kuten kokoukset ja monet messut on mahdollista toteuttaa virtuaalisesti.
Onnistuakseen virtuaalitapahtumat vaativat aina niin osallistujalta kuin toteuttajaltakin aktiivisuutta, että niistä saisi parhaan tuloksen irti. Jos itse ei ole valmis osallistumaan keskusteluihin tai seuraamaan ohjelmaa, ei siitä voi syyttää tapahtuman järjestäjää. Samalla tavalla kuin kahvihuoneessa, ei yksi ihminen riitä synnyttämään vuorovaikutusta.
Tapahtuma-alan hiilijalanjäljen selvittäminen
Digitaalisuudella pyritään parantamaan myös kestävän kehityksen toimia tapahtuma-alan hiilijalanjäljen selvittämiseksi ja sen pienentämiseksi. Tapahtuma-ala on kasvanut nelinkertaiseksi muutaman vuosikymmenen aikana ja esitysten rakenteiden koot kasvaneet sen mukaisesti. Suurelta osin se tarkoittaa myös suurempaa hiilijalanjälkeä koko alalle.
Suomen elävän musiikin hiilijalanjälki -hankkeessa, jota hallinnoi Suomen Jazzliitto, on toteutettu hiilijalanjäljen selvittämiseksi laskentamalli, joka toimii useammalla alalla. Ilmaston muutoksella tulee olemaan todella isot vaikutukset tapahtuma-alaan jo pelkästään turvallisuuden tai kuljetusten järjestämisen kannalta. Hankkeen tavoitteena on, että tapahtumia voidaan järjestää vielä vuonna 2050.
Tapahtumissa kestävän kehityksen mukaista toimintaa on toteutettu jo usean vuoden ajan, nyt tavoitteena on saada mukaan myös tapahtumia järjestävät tilat sekä yksittäiset muusikot. Laskuri kerää laajasti tietoa niin myyntimääristä kuin kohteista. Sen myötä on mahdollisuus selvittää, mistä päästöt tulevat ja kenellä niihin on mahdollisuus vaikuttaa. Julkistamalla saadut tulokset, toivotaan muidenkin innostuvan ja lähtevän mukaan hiilineutraaliuden saavuttamisen tielle. Tärkeää on tiedostaa, että ilmastonmuutoksen vastaisessa kamppailussa jokaisella on vastuunsa.
Hiilijalanjälkeä on mahdollista pienentää kompensaatiolla, mutta se ei kuitenkaan riitä vaan omia päästöjä täytyy samalla pienentää. On tärkeää selvittää, mistä todelliset päästöt syntyvät, että kompensaatiot ja päästöjen vähentäminen ovat oikeasti merkityksellisiä. Esimerkiksi, jos esityksen sähköt on kompensoitu, mutta suurimmat päästöt syntyvät kalustoja kuljettavista rekoista, on panostus mennyt lähes hukkaan. Tapahtuma-alan suurin ongelma on edelleen yleisön saapuminen paikalle. Julkisten liikennevälineiden käytön markkinointiin tulisi panostaa entistä enemmän ja pyytää siihen apua myös tapahtuman artisteilta.
Elävän musiikin alan toimijoille on kehitetty myös oma sovellus ELMA, jonka avulla alan kestävän kehityksen tavoitteita avataan ja opastetaan oman toiminnan kehittämisessä. Alustalta saa tietoa eri toimintatavoista ja kohteista, joihin omat kestävän kehityksen toimensa voi kohdistaa. Tavoitteena on, että toimijat määrittelevät itse, mihin tällä hetkellä keskittyvät ja minkälaisessa aikataulussa, kaikkea ei ole tarkoitus toteuttaa kerralla. Alustalta löytyy toimenpidepankki ja tietoaineiston avulla on mahdollista järjestää, vaikka työpajoja. Hiilikustannuksiin on jokaisen jollain tavalla osallistuttava, jos haluamme nauttia elävästä musiikista ja erilaisista tapahtumista vielä tulevaisuudessakin.
Kirjoittaja:
Maria Iltola, projektiasiantuntija, Smart Event Managers -hanke, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: Caleb Oquendo