Siun sotelle tehtiin YAMK-opinnäytetyönä etäjohtamisen tutkimus, jonka tavoitteena oli saada henkilöstön ääni kuuluviin etäjohtamisen tilasta ja kehittämisen kohteista. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että yleisesti ottaen Siun soten henkilöstö oli pääosin tyytyväinen etäjohtamiseen, mutta kehittämiskohteeksi nousi erityisesti ihmisiin keskittyvän johtamisen korostaminen ja itsensä johtamisessa tukeminen. Myös läsnäolon luominen etäyhteyksistä huolimatta ja työntekijöiden kuunteleminen sekä luottamuksen merkitys korostuivat vastauksissa.
Tutkimuksen taustaa
Tutkimus toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä. Alkukartoituksena suoritettiin anonyymi Weberopol-kysely, johon saatiin 157 vastausta Siun soten eri toimialoilta. Tulokset myös analysoitiin Webropolin raportointityökalun avulla. Tutkimustuloksia työstettiin Siun soten esihenkilöille suunnatuissa työpajoissa, josta nousi tarkemmin esille, millaisia ajatuksia ja tarpeita esihenkilöillä on etäjohtamisen kehittämiseen liittyen.
Opinnäytetyön kokonaistavoitteena oli varustaa ja tukea esihenkilöitä etäjohtamisen kehittämisessä. Työn lopputuotoksena tehtiin etäjohtamisen ohjekirja Siun soten esihenkilöille. Ohjekirja pohjautui opinnäytetyön tutkimustulosten lisäksi etäjohtamisen muihin tutkimuksiin sekä muuhun etäjohtamisen aineistoon. Ohjekirjasta tehdään Siun soten intraan itseopiskeltava materiaali esihenkilöitä varten. Materiaalin avulla esihenkilöt voivat kehittää omaa etäjohtamisen tapaansa sekä itsensä johtamistaan.
Kommunikointi- ja viestintätaidot korostuvat etäjohtamisessa
Siun sotelaiset korostivat, että kommunikointi- ja viestintätaidot ovat keskiössä etäjohtamisessa, mutta luottamuksellisen ilmapiirin luomista pidettiin kaikista tärkeimpänä asiana. Myös läsnäolon luominen etäyhteyksistä huolimatta nähtiin tärkeänä. Vasta näiden jälkeen tulivat tavoitteiden ja yhteisen päämäärän selkeä asettaminen sekä niiden seuranta ja työkuormituksen seuranta ja huomioiminen.
Viestinnän osalta tutkimuksessa nousi esille toiveita kokousviestintään ja sähköiseen viestintään liittyen. Kokousten osalta toivottiin selkeyttä, suunnitelmallisuutta, dialogisuutta ja asioiden yhdessä ratkomista. Sähköisen viestinnän osalta toivottiin eri infojen keskittämistä esimerkiksi viikkokirjeeseen sekä selkeitä viestejä, joissa ei ole käskevyyttä vaan sävy olisi neutraali. Olipa vastaajissa niitäkin, jotka toivoivat ylipäänsä viesteihin vastaamista.
Yksiköiden viestinnän kehittämisessä nähtiin tärkeäksi se, että lähitapaamisiakin järjestetään sähköisin välinein tapahtuvan viestinnän rinnalla. Kuulumisten vaihtoa yhteisissä kokouksissa kaivattiin enemmän. Myös kahdenkeskisiä keskusteluja toivottiin. Ylipäänsä avoimemman keskustelukulttuurin toivetta nostettiin esille. Henkilöstö toivoi ylipäänsä keskustelua viestinnän käytänteistä ja viestinnän pelisääntöjen sopimisesta.
Työn tuottavuuden mittaamisessa olisi kehitettävää
Työn tuottavuuden mittaaminen oli henkilöstökyselyn mukaa osa-alue, johon Siun sotessa olisi hyvä panostaa, sillä kaikki vastaajat eivät tienneet, miten heidän työtään mitataan. Erilaisia mittareita toki oli käytössä, kuten asiakas- ja potilasmäärien seuraaminen, puhelumäärien seuraaminen ja kuukausitavoitteiden asettaminen, mutta silti merkittävä osa vastaajista ei tiennyt miten heidän työtään mitataan. Toisaalta sitäkin tuotiin esille, ettei kaikkea työtä voi mitata ja työn mittaamisessa ei ole hyvä mennä kyttäyskulttuuriin.
Itsensä johtaminen etäjohdettavassa yksikössä
Itsensä johtamisen osalta siunsotelaiset kokivat olevansa pääosin hyviä tai erittäin hyviä. Arviot itsensä johtamisen taidoista olivat niinkin hyviä, että tutkimuksen myötä heräsi epäily, onko itsensä johtamisen laajuus tiedostettu riittävällä tasolla. Toisaalta tutkimus toi esille henkilöstön kaipauksen sille, että he saisivat enemmän tukea itsensä johtamisessa kehittymiseen. Kehittymisen mahdollistumiseksi teemaan liittyen toivottiin seuraavia:
- Käytännön vinkkien jakaminen
- Koulutuksen järjestäminen itsensä johtamiseen liittyen
- Esimerkin näyttäminen
- Asiasta muistuttelu ja itsensä johtamiseen kannustaminen
- Kirjallisuusvinkkien jakaminen
Henkilöstö arvioi myös oman esihenkilönsä itsensä johtamisen taitoja. Vastauksissa oli hajaannusta jonkin verran. Monien kohdalla taidot koettiin hyviksi, mutta osan kohdalla nähtiin vielä kehittämisen varaa. Tutkimustulosten perusteella pystyttiin nostamaan esille seikkoja, joilla esihenkilöiden itsensä johtamisen taitoja voisi kehittää. Näitä seikkoja olivat:
- Panosta selkeään ulosantiin
- Kysy palautetta millainen ulosanti sinulla on muiden mielestä
- Kiinnitä huomiota, ettei kommentointisi ole liian käskevää
- Ota vastaan kaikenlaista palautetta
- Varmista, että sinulla on yhteinen kieli työntekijöidesi kanssa
- Ole suunnitelmallinen
- Panosta selkeään kalenterointiin
- Keskity ja ole läsnä
- Panosta toiminnan hallittuun johtamiseen
- Ole määrätietoinen (ei tarkoita suorasukaisuutta, kuuntelemattomuutta, käskevää tyyliä jne.)
- Hallitse kokonaisuus
- Varmista, että käytännöt ja rutiinit ovat jäsentyneitä
- Edistä pyydettyjä asioita jouhevasti
Esihenkilöt nostivat työpajoissa esille, että itsensä johtamisessakin olisi tärkeää toteuttaa arviointia ja seurantaa. Työssä olisi hyvä olla riittävästi aikaa ajattelulle, jotta voisi kehittää itseään ja kehittyä itsensä johtamisessa. Oman työn suunnittelua pidettiin tärkeänä. Esihenkilöt nostivat esille, että erityisesti etäjohtamisessa esihenkilön on oltava joustava, hyvä hallitsemaan stressiä sekä hyvä itseohjautuvuudessa. Esimerkiksi omasta työhyvinvoinnista huolehtiminen korostuu niin johtajan kuin johdettavien kohdalla, kun työtä tehdään etäällä toisista. Multitaskaamista pidettiin nykyisen työelämän paheena, josta tulisi päästä irti, jotta keskittyminen olisi aina oikeassa asiassa.
Luottamus on keskeistä etäjohtamisessa
Myös luottamuksen teema oli tausta-ajatuksena tutkimuksessa ja henkilöstön vastauksista luottamuksen tärkeys nousi keskeisenä asiana esille. Palautteen toistuva antaminen, ylipäänsä henkilöstön työskentelyyn luottaminen ja esihenkilön oma toiminta olivat tekijöitä, joista luottamus helposti välittyy. Esimerkiksi kiitosta tehdystä työstä, toistuvaa kannustusta, vapautta suunnitella omaa työtä, kyttäyskulttuurin puuttumista ja esihenkilön kannustavaa asennetta sekä aitoa henkilöstön kohtaamista pidettiin seikkoina, jotka osoittavat luottamusta.
Opinnäytetyön tutkimus ja tuotos olivat merkittäviä Siun sotelle ja yleisestikin, sillä sosiaali- ja terveysalalle ei ole vielä tehty suuria määriä etäjohtamisen tutkimusta. Siun sote saa materiaalit mahdollista jatkotyöstämistä varten itselleen. Opinnäytetyössä nousi tärkeitä teemoja esille, kuten se, että toiminnan johtamisen sijaan olisi hyvä keskittyä nykyistä enemmän ihmisten johtamiseen. Henkilöstö kaipasi nimenomaan kuuntelevaa ja mukaan ottavaa johtajuutta, jossa näkyy henkilöstön arvostus ja kunnioitus.
Lähde:
Hakulinen, H-L. 2022. Etäjohtamisen kehittäminen Siun sotessa henkilöstön näkökulma huomioiden. Opinnäytetyö. Sosiaali- ja terveydenhuollon johtamisen ja kehittämisen koulutus YAMK. Karelia-ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121830719
Kirjoittajat:
Hanna-Leena Hakulinen, terveydenhoitaja (YAMK)
Pirjo Vesa, yliopettaja, Metropolia amk
Artikkelikuva: Jack Sparrow