Uudessa Karelia Shop -verkkokaupassa maksut ja ilmoittautumiset hoituvat sujuvasti

Karelia vastaanottaa vuosittain erilaisia maksuja ja tuottoja lähes 2 milj. eurolla. Pelkästään Karelian hinnastosta löytyy 130 hinnoiteltua tuotetta ja palvelua. Lisäksi peritään lukuvuosi- yms. maksuja, jotka määräytyvät muutoin kuin hinnaston mukaan. Maksuja on kerätty suurimmaksi osaksi manuaalisesti, joko lähettämällä myyntilaskuja tai sähköpostiviestein. Saatujen suoritusten kirjanpitokirjaukset on tehty manuaalisesti pankin tiliotteilta. Maksujen seurantaa on jouduttu tekemään mm. excelillä silloin, kun maksut on peritty suoraan pankkitilille ilman laskutusta. Taloushallinnon prosesseissa on viime vuosina pyritty minimoimaan manuaalisia työvaiheita. Maksujen perimisen sujuvoittaminen olikin luonteva kehittämiskohde, ja yksi sen työkaluista helmikuussa 2023 avattu Karelia Shop -verkkokauppa.

Karelia Shopin ensimmäisinä tuotteina opintoihin liittyvät maksut

Erityisesti vuosi vuodelta lisääntyvien EU:n ulkopuolisten opiskelijoiden lukuvuosimaksujen vastaanottaminen herätti ajatuksen siitä, voisiko maksuprosessia sujuvoittaa. Ennen verkkokauppaa prosessissa oli useita manuaalisia vaiheita. Karelian hakijapalvelut lähettivät opiskelijalle sähköpostilla lukuvuosimaksutiedot (summa, eräpäivä ja pankkitili). Kun opiskelija oli suorittanut maksun Karelian pankkitilille, laskentapalvelut kirjasivat suorituksen kirjanpitoon tuloksi ja tallensivat hakijapalveluiden kanssa ylläpidettyyn excel-tiedostoon tiedon maksusta kyseiselle opiskelijalle. Vuosien varrella tiedosto on ehtinyt kasvaa jättimäiseksi, koska lukuvuosimaksuja seurataan opiskelijakohtaisesti koko opiskeluajan.

Lukuvuosimaksut todettiin erittäin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi laittaa ensimmäisiksi tuotteiksi Karelia Shop -verkkokauppaan. Lukuvuosimaksujen euromäärät vaihtelevat 2.750 – 10.000 välillä, joten mistään ”nappikaupasta” ei ole kyse. Kuvassa 1 esimerkkinä pari lukuvuosimaksutuotetta:

Kuva 1. Lukuvuosimaksuja Karelia Shopissa.

Verkkokaupassa maksetaan myös erilaisia opintoihin liittyviä maksuja, kuten opintosuoritusote, sähköinen tutkintotodistus, erilaiset todistusjäljennökset, harkinnanvaraiset lisäaikamaksut ja uudelleen myönnettävä opiskeluoikeusmaksu sekä harjoittelukortin postitus. Näiden tuotteiden hinnat ovat muutamia kymmeniä euroja, joten niiden käsittely manuaalisesti tuli monin kerroin kalliimmaksi kuin niistä saatava tuotto. Verkkokauppapalvelu tuo siis Karelialle myös lisää kustannustehokkuutta.

Käyttöönottoprosessi oli myös oppimisprosessi

Verkkokaupan käyttöönottoprosessi venyi varsin pitkäksi. Aloitimme Karelian sisällä verkkokaupan tarvekartoituksen jo keväällä 2022 ja toukokuussa saimme kuulla kolmen eri verkkokaupan toimittajan esittelyt heidän tuotteistaan. Toimittajaksi valikoitui Joensuu -kaupunkikonserninkin käyttämä Computer Program Unit Oy (CPU). Verkkokauppa piti alkuperäisen suunnitelman mukaan avata joulukuussa 2022, mutta teknisten ongelmien vuoksi se avaus siirtyi helmikuulle 2023.

Maksuprosessissa on asiakkaan ja Karelian lisäksi neljä eri toimijaa: CPU (verkkokauppatoimittaja), Verifone (maksunvälittäjä), Meidän IT ja Talous Oy (tiedonsiirrot) sekä CGI Oy (kirjanpitojärjestelmän toimittaja). Haasteeksi osoittautui prosessin eri vaiheiden aikataulutus. Tiedonsiirtoketju piti täsmätä toimijoiden kesken niin, että kirjanpidon kirjaus ei ”jumiudu”, vaan siirtyy ajastettujen tiedonsiirtojen kautta kirjanpitoon riittävän nopeasti, jotta pankkitilille tullut maksusuoritus pystyy kuittaamaan saatavan. Kantapään kautta opimme, että mikäli prosessissa on näinkin monta eri toimijaa, tulee kehittämisprojektilla olla erittäin tarkka, täsmällinen, vastuuntuntoinen ja kokonaisuuden hahmottava vetäjä.

Verkkokauppa kehittyy jatkuvasti

Verkkokauppa ei toimi pelkästään maksujen välittäjänä. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi ilmoittautumisjärjestelmänä, jolloin tapahtuma voi olla ilmainen (ns. nollaeuroinen tuote) tai maksullinen. Ilmoittautuminen voidaan linkittää niin, että jokaisesta ilmoittautumisesta tulee sähköpostiviesti tapahtuman järjestäjälle. Jos tapahtumaan voidaan ottaa rajallinen määrä osallistujia, tuotteen avulla voidaan hallinnoida osallistujien määrää. Verkkokaupasta on mahdollista ottaa raportteja mm. maksuista, maksajista ja heistä kerätyistä tiedoista.

Verkkokaupassa hoituu samalla sekä tilaaminen/ilmoittautuminen että maksaminen, eikä niihin tarvita enää erillisiä prosesseja. Koska maksut tapahtuvat tilatessa, rahat ”kotiutuvat” Karelialle nopeasti, ei tarvita laskutusta eikä perintätoimenpiteitä. Ennalta-arvaamattomana yllätyksenä saimme Karelialle myös ensimmäisen taloushallinnon prosessin, jonka kaikki vaiheet tapahtuvat täysin automatisoidusti. Yleensä liittymät järjestelmästä toiseen vaativat manuaalisesti käynnistettäviä siirtoajoja ja sisäänlukutoimintoja, mutta yllätykseksemme verkkokauppamaksut saatiin muutamien ponnistelujen jälkeen ”uimaan” pankkitilille ja kirjanpitoon ilman yhdenkään karelialaisen manuaalista työtä. Tämä antaa uskoa siihen, että yhä useampia prosesseja on mahdollista automatisoida.

Seuraavaksi hyödynnämme Karelia Shop -verkkokaupan maksujenvälitystoimintoa Eduplan Ella -palvelussa. Ella-palvelusta löytyvät kaikki Karelian avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksot ja niihin ilmoittautuminen tapahtuu myös Ellassa. Palvelun maksunvälittäjällä ei ollut tarjota kirjanpitoliittymää ja siksi rakenteilla on liittymä Ellasta Karelia Shopiin, josta tiedot siirtyvät kirjanpitoon automatisoidusti. Jatkossa ilmoittautuminen tapahtuu Ellassa ja maksaminen Karelia Shopissa. Asiakkaalle siirtymä toiseen järjestelmään ei näy mitenkään.

Karelia Shop -verkkokauppaan perustetaan uusia tuotteita ja siellä voidaan ottaa käyttöön uusia palveluratkaisuja sitä mukaa, kun uusia tarpeita syntyy tai nykyisiä prosesseja on tarve kehittää.

Jos mielessäsi on verkkokauppaan sopiva tuote, tai muita verkkokauppaan liittyviä asioita, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen [email protected]

PS. Hyvä lahjaidea kevään ylioppilaille ja kenelle tahansa ovat Karelia Shopissa tarjolla olevat avoimen amk:n lahjakortit!