Tapahtumat elävöittävät kävijöidensä arkea, tekevät aluetta tunnetuksi ja ovat yrityksille mahdollisuus liiketoimintansa kasvattamiseen. Parhaimmat tulokset saadaan tapahtumajärjestäjän sekä alueen yritysten hyvällä yhteistyöllä. Co-Fast -hanke haastatteli Kovasti ajankohtaista -verkkolähetyksessään Joensuun kaupungin tuottajaa Teemu Laasosta tapahtumien merkityksestä. Haastattelun ydin on sanailtu tähän artikkeliin.
Tapahtumista kassavirtaa ja kävijöitä alueen yrityksiin
Pohjois-Karjalassa järjestetään ympäri vuoden sisällöltään erilaisia ja eri kokoisia tapahtumia. Ajanjaksona erityisesti kesään tiivistyy tapahtumia, jotka saavat liikkeelle niin paikallisia, kuin matkailijoita kotimaasta ja ulkomailta. Tapahtumien kävijät kuluttavat paikkakunnalla myös rahaa. Yrittäjät voivat toiminnallaan vaikuttaa siihen, että liikkeellä olevista rahavirroista osa kulkeutuu myös oman yrityksen kassaan.
Kesän suurimmat tapahtumat, kuten kansainvälisen luokan festivaalit tuovat alueelleen kävijämäärän, joka voi helposti moninkertaistaa yritysten normaalin asiakasmäärän. Kävijöissä on runsaasti potentiaalisia asiakkaita, joilla on erilaisia tarpeita vierailunsa aikana. Siksi yrittäjän on osattava tuoda palveluitaan kävijöiden tietoon. Kanavana viestinnälle voi olla tapahtuman Facebook-sivu, mainonta kadun varressa tai ilmoitus tapahtuman aikaan ilmestyvissä lehdissä. Tärkeintä on pystyä kertomaan siitä, että yritys on olemassa ja palvelee tapahtuman aikana.
Alueellinen vaikuttavuus lasketaan miljoonissa
Tapahtumien taloudellinen aluevaikutus syntyy monella tapaa. Maksulliset tapahtumat tuottavat suoria tuloja järjestäjälle pääsylipputulojen kautta, mutta myös ilmaistapahtumien yleisö kuluttaa erilaisia tuotteita ja palveluita. Vuonna 2020 julkaistussa Joensuun kaupungin toteuttaman Elinvoimaa tapahtumista -hankkeen selvityksessä todettiin Pohjois-Karjalassa järjestettyjen tapahtumien tuoneen alueelle vuonna 2018 noin 18,2 miljoonaa euroa ja vuonna 2019 noin 16,4 miljoonaa euroa. Aivan pienistä rahoista ei siis ole kyse, ja kesän tapahtumasesonki onkin monelle yritykselle myynnin piristysruiske, jopa suoranainen elinehto liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta. (Laasonen 2020.)
Selvityksen mukaan noin puolet rahasta käytettiin itse tapahtumissa ja loput kohdistuivat muuhun kulutukseen tapahtumapaikkakunnalla ja lähialueilla. Tarkasteltujen tapahtumien kävijöistä puolet olivat paikallisia ja puolet saapuivat tapahtumaan muualta. (Laasonen 2020.) Rahankäytön näkökulmasta puolet kävijöistä toivat kaksi kolmasosaa käytetystä rahasta ja olivat näin suurimman kulutuksen muodostanut ryhmä. Rahaa kulutettiin esimerkiksi majoitus-, ravintola-, ja kuljetuspalveluihin paikallisia kävijöitä enemmän. Kulutuskäyttäytymisen perusteella vaikuttaa siltä, että erityisesti muualta tulleita tapahtumakävijöitä on huomioitava palveluiden tuottamisessa. On kuitenkin syytä muistaa, että myös paikalliset kuluttavat tapahtumissa monesti rahaa sellaisiin tuotteisiin ja palveluihin, joita he muuten käyttävät harvemmin. Tapahtumien ja niihin liittyvien yritysten on palveltava kävijöitä mahdollisimman sujuvasti, olivat he sitten tulleet tapahtumaan naapurikorttelista, Outokummusta, Helsingistä tai Berliinistä asti.
Tapahtumien merkitystä pohdittaessa on myös hyvä muistaa, että tapahtumien tuottamien taloudellisten vaikutusten lisäksi niillä on osallistujilleen myös positiivisia henkisiä ja sosiaalisia vaikutuksia. Tapahtumissa koetaan elämyksiä, tavataan vanhoja ystäviä ja saadaan uusia, rentoudutaan yhdessä ja irrottaudutaan arjesta. Yrittäjälle tapahtumat ovat mahdollisuus paitsi luoda kassavirtaa itselleen, myös tuottaa positiivista huomiota omalle yritykselleen.
Tiedä missä, milloin ja mitä tapahtuu
Kulutettavat palvelut vaihtelevat tapahtumien mukaan, mutta majoitus- ja ravitsemispalvelut ovat keskeisiä tapahtuman luonteesta riippumatta. Lisäksi kuljetuspalvelut, vaate- ja ruokakaupat saavat paljon asiakkaita tapahtumien aikana. Myös paikkakunnan erikoisliikkeet sekä paikallisia tuotteita myyvät liikkeet ovat tärkeitä erityisesti muualta tulleille tapahtumakävijöille.
Yrityksen on tiedettävä tapahtumista etukäteen, jotta ne osaavat olla tapahtuman aikaan avoinna. Isoimpien tapahtumien ajankohdat ovat tiedossa jo kuukausia etukäteen, mutta myös pienempien ja epäsäännöllisesti järjestettävien tapahtumien kävijät voivat olla joillekin yritykselle erittäin merkittävä kohderyhmä.
Erinomainen paikka tapahtumien löytämiseksi ovat erilaiset tapahtumakalenterit. Pohjois-Karjalassa esimerkiksi Joensuun kaupungin tapahtumakalenteri sekä maakuntaliiton ylläpitämä tapahtumakalenteri kartoittavat laajasti alueella järjestettäviä tapahtumia. Sosiaalisen median merkitys tiedotuskanavana on valtava ja siksi oman yrityksen toimialaan liittyviä ryhmiä on hyvä seurata. Myös harrastusryhmistä sekä paikallisten tapahtumien ryhmistä voi huomata pienempiä tapahtumia, joista ei välttämättä ole tiedotettu virallisissa tapahtumakalentereissa. Mitä useampi kanava yrittäjällä on seurannassa ja lehtien kesänumero selattuna, sitä varmemmin omalle liiketoiminnalle kiinnostava tapahtuma tulee huomatuksi ja markkinointia voidaan kohdentaa oikeaan aikaan oikeassa paikassa.
Myös tapahtuman sosiaalisen median kanavat tarjoavat ympäristön asiakkaiden tavoittamiseen. Muualta tulevat tapahtumakävijät saattavat kysyä kanavilla paikkakuntaan liittyviä kysymyksiä, mikä on yrityksille mahdollisuus viestiä suoraan mahdolliseen asiakkaan kanssa. Tapahtuman sosiaalisessa mediassa kerrotaan myös tapahtuman kulusta, aikatauluista ja mahdollisista muutoksista. Kun yritys tietää, milloin potentiaaliset asiakkaat ovat liikkeellä voi esimerkiksi henkilökunnan määrää kohdentaa tehokkaammin tietyille hetkille.
Yrityksen tiedonhankinta on helpompaa, kun myös tapahtumajärjestäjä on ilmoittanut tapahtumistaan riittävän ajoissa ja selkeästi kanavissa, joista kävijöiden lisäksi alueen yritykset ne löytävät. Onnistuneet ja laadukkaat tapahtumat ovat kaupungin ja koko alueen etu, koska ne elävöittävät kaupunkia ja tuovat liiketoimintaa paikallisille yrityksille. Onnistuakseen tapahtumat tarvitsevat taas puolestaan paikallisia yrityksiä. Vetovoimaisten tapahtumien onnistuminen edellyttää yhteispeliä tapahtumajärjestäjien ja paikallisten yrittäjien kesken. Yhteydenpidon tulisikin olla sujuvaa, että tapahtuman täysi potentiaali ja sitä kautta myös tapahtuman täydet hyödyt alueen toimijoille toteutuisivat.
Kaikki alkaa kohderyhmän tunnistamisesta
Kesän tapahtumien merkitystä omalle yritykselle pohtiessa on tärkeintä tunnistaa tapahtumien kohderyhmän tarpeet. On selvitettävä, millainen tapahtuman kohderyhmä on, eli onko kyse pääosin paikallisista, vierailijoista vai molemmista. Tämän jälkeen voidaan pohtia, mitä kävijät tapahtumassa tarvitsevat ja kuluttavat. Näiden vaiheiden jälkeen on helpompaa määrittää, miten yritys voi palvella tapahtuman kävijöitä parhaalla mahdollisella tavalla ja miten yritystä kannattaa markkinoida. Kohderyhmää ja sen merkitystä omalle yritykselle kannattaa miettiä laajasti. Tapahtumilla saavat usein muualta tulleiden vieraiden lisäksi myös paikalliset liikkeelle tavallista sankemmin joukoin.
Laajasti ajattelu hyödyttää myös markkinointitoimenpiteiden suunnittelussa, kun tavoitellaan mahdollisimman laajaa näkyvyyttä. Myös tapahtuma itsessään on markkinointikanava. Esimerkiksi yhteistyökumppanuus tapahtuman kanssa voi olla erinomainen tapa tavoittaa asiakkaita. Yhteistyötä pohdittaessa on yhtäläisen kohderyhmän lisäksi yrityksellä ja tapahtumalla oltava samanlaiset arvot. Monet festivaalit haluavat tuoda esiin vastuullisuutta, mikä vaikuttaa myös kumppanivalintaan.
Tapahtumaviikonloppuun varautuminen vaatii markkinoinnin lisäksi käytännön suunnittelua palvelun osalta. Tapahtuman kohderyhmän ja laajuuden mukaan on hyvä pohtia sitä, onko tarpeen hankkia jotain tuotteita tavallista enemmän hyllyyn tai pyrkiä lisäämään menekkiä erikoistarjousten avulla.
Onnistunut tapahtuma lisää alueellista tunnettuutta
Tapahtumat ovat vetovoimatekijä paikkakunnalleen vähintäänkin sinä ajankohtana, mihin ne sijoittuvat. Tapahtumat voivat toimia myös laajemmin koko alueen tunnettuuden sekä mielikuvien kasvattajana. Tähän tapahtumien ohella vaikuttavat myös tapahtumakävijöitä palvelevat yritykset. Esimerkiksi Pohjois-Karjalan vahvuudeksi on tapahtumakävijöiden palautteissa kerrottu yritysten iloinen ja välitön palveluasenne. Mieleen jäävillä kohtaamisilla tapahtuman yhteydessä voidaan tehdä laajempi positiivinen vaikutus kävijöihin. Hyvä palvelukokemus voi sytyttää kipinän tulla alueelle vierailemaan tai lomailemaan myös myöhemmin ja toimii innostajana silloin, kun perheenjäsenille tai tutuille suositellaan tapahtumia, aluetta tai sen yrityksiä. Positiivisten tai negatiivisten kokemusten sanoma liikkuu suusta suuhun sekä sosiaalisen median välityksellä. Positiivisen palvelun kulttuuri voidaan sopia yhdessä alueelliseksi tapahtuman arvoksi. Tämä vaatii osaltaan niin tapahtumajärjestäjän kuin yritystenkin sitoutumista hyvään palvelukokemukseen, jonka lopputuloksena saadut maine- ja taloushyödyt voivat tuottaa sijoitetun ajan ja vaivan moninkertaisena takaisin.
Onnistuneet tapahtumat vahvistavat koko alueen elinvoimaisuutta ja mahdollistavat onnistuneiden tapahtumien järjestämisen myös tulevina vuosina. Tapahtumien, alueen yritysten ja tapahtuman kävijöiden välillä on vastavuoroinen suhde, josta kaikki pääsevät hyötymään.
Lähteet:
Laasonen, T. 2020. Saatiinko Joensuuhun elinvoimaa tapahtumista? Joensuu Events -blogi. https://www.joensuuevents.fi/blogi/-/blogs/saatiinko-joensuuhun-elinvoimaa-tapahtumist-1. 28.6.2023.
Kansikuva: Joe Vintage kokoaa vuosittain yhteen vintagerkulttuurista kiinnostuneita kävijöitä Joensuun Taitokortteliin. Kuva: Tuikku Kuivalainen.
Kirjoittajat:
Tuikku Kuivalainen, projektikoordinaattori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Joni Lahtinen, projektityöntekijä, Karelia-ammattikorkeakoulu
Paavo Raappana, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Kaikki kirjoittajat työskentelevät Co-Fast –mikro- ja pk-yritysten liiketoiminnan kehittämisympäristö -hankkeessa.
Co-Fast –hanke julkaisee noin puolen tunnin mittaisia Kovasti ajankohtaista -verkkolähetyksiä hankkeen YouTube-kanavalla. Lähetyksissä pienten yritysten liiketoiminnalle merkittävistä aiheista keskustellaan mahdollisimman käytännönläheisesti. Hankkeen tavoitteena on edistää ja monipuolistaa maakunnan pienten yritysten osaamista. Hanketta rahoitetaan osana Euroopan unionin Covid-19 –pandemian johdosta toteuttamia toimia.