Yksi Karelian strategisista valinnoista on ”Älykästä tuotantoa ja palveluja!”. Tässä strategisessa valinnassa kehitetään mm. Karelian oppimis-, tutkimus- ja innovaatioympäristöjä, ja tarjotaan sekä yrityksille että opiskelijoille älykkäiden tuotteiden ja palveluiden koulutusta. Viimeisimpänä mutta ei vähäisimpänä tavoitteena on, että ”Olemme omissa prosesseissamme digitaalisuuden ja tiedolla johtamisen edelläkävijä”.
Näitä tavoitteita kohti olemme määrätietoisesti suunnanneet Karelian laskentapalvelujen tiimissä hallinto- ja talousjohtajan johdolla ja tuella viimeisten kahden vuoden ajan. Olemme sujuvoittaneet omia prosessejamme, luopuneet turhista työvaiheista, tehostaneet toimintaa taloushallinnon ohjelmien ominaisuuksia hyödyntämällä, ottamalla Turo-robotin tiimimme jäseneksi ja automatisoimalla Karelia Shop -verkkokaupan kautta tulevat maksusuoritukset. Tänä keväänä otimme yhden uuden askelen eteenpäin digitalisoinnissa, kun otimme tekoälyn käyttöön Rondo-ostolaskujen sähköisessä kierrätysjärjestelmässä. Rondon tekoäly on Karelian hallinnossa ensimmäinen käyttöönotettu tekoälytoiminto.
Aikaisempi automaatio ja idea tekoälystä
Olimme jo pari vuotta aikaisemmin tehostaneet laskujen käsittelyä ottamalla käyttöön Rondon omia tiliöinti- ja reititysautomatiikkatoimintoja. Automatisointi tarkoitti sitä, että määrittelimme itse toimittajakohtaisesti Excel-taulukoihin tiliöintimalleja ja laskujen reititysmalleja. Kun toimittajalta tuli verkkolasku Rondoon, järjestelmä tutki, onko kyseiselle toimittajalle tehty Excelissä tiliöinti- ja reititysmalli. Jos toimittajalle löytyi mallit, ohjelma täydensi ne laskun tietoihin.
Laskujen tiliöinti- ja reitityssäännöt eivät voi koskaan olla täydellisiä, koska saman toimittajan, esim. Joensuun kaupungin, laskut tiliöidään aiheuttamisperiaatteen mukaan eri tileille ja kustannuspaikoille. Rondo-pääkäyttäjän tulikin vielä tarkistaa ja tarvittaessa korjata automaation antamat tiedot. Edellä kuvattu ”automaatio” vaati toimiakseen tiliöinti- ja reititystaulukoiden jatkuvaa manuaalista ylläpitoa ja päivittämistä. Erityisesti uuden tilivuoden alkaessa tehdään usein muutoksia tiliöinteihin ja se vaati Exceleiden päivittämistä. Asiatarkastajien tai hyväksyjien vaihtuessa muutokset tuli muistaa tehdä myös Excelissä. Excel-sääntöjen virheellisyys saatettiin huomata joskus vasta jälkikäteen, kun tiliöinnit olivat jo ehtineet mennä väärin, jonka vuoksi jouduttiin tekemään oikaisumuistioita. Vaikka manuaalisesti tehdyt mallit toimiessaan nopeuttivat laskujen käsittelyä, automaatio vaati merkittävästi manuaalistakin työtä.
Siinä vaiheessa, kun kuulimme Joensuun kaupungin ottaneen menestyksekkäästi käyttöön Rondon tekoälyn, kiinnostuimme tehokkaammasta automatisoinnista. Tekoäly käsittelee automaattisesti jopa 80 % kaupungin 50 000:sta vuosittaisista laskuista. Uutisen Joensuun kaupungin kokemuksista voi lukea CGI:n uutiskirjeestä.
Vaikka Karelian ostolaskuja on vuosittain kymmenesosan Joensuun kaupungin laskuista (noin 5 000 / vuosi), nähtiin kannattavaksi ottaa tekoäly käyttöön.
Tekoälyn käyttöönotto
Tammikuussa 2023 pidimme Tekoäly-projektien käynnistyspalaverin. Sen jälkeen CGI laittoi tekoälyn ensin ”oppimaan” vuosien 2021-2022 ostolaskuista tiliöintejä ja asiatarkastus- ja hyväksymisreittejä. Laskentapalvelujen tehtävänä oli seurata tekoälyn oppimista ja raportoida CGI:lle viikoittain tapauksista, joissa tekoäly ei ollut osannut toimia oikein. Viikoittaisissa palavereissa pohdittiin yhdessä CGI:n asiantuntijoiden kanssa, mitä toimenpiteitä ohjelmatoimittajan tulee tehdä, jotta tekoäly osaisi toimia mahdollisimman oikein.
Myös melko ”vaarallinen” bugi huomattiin käyttöönottovaiheessa: Tekoäly kirjoitti yli kirjanpitojärjestelmässä määriteltyjä sääntöjä. Käytännössä tämä tarkoitti, että vaikka Raindance-kirjanpitojärjestelmässä oli tehty sääntö, että tietyllä projektinumerolla on hyväksytty vain tietty kustannuspaikka, ei tekoäly lukenut tuota sääntöä, vaan salli kirjaukset myös säännön vastaisesti. CGI korjasi ohjelmavirheen kevään aikana.
Mitä tekoäly tekee?
Tekoäly pyrkii ennustamaan tiliöintejä sekä laskun reititystä sillä käytössä olevasta datasta eli siitä, miten jonkun toimittajan lasku on aikaisemmin tiliöity ja reititetty. Karelialla on käytössä ennuste 30 %:n tarkkuudesta eli jos aikaisemmat laskut on tiliöity vähintään 30 %:sti tietyllä tavalla, tekoäly tekee sitä vastaavan tiliöinnin. Jos varmuus on alle 30 %, tekoäly ei tee tiliöintiä. Tällöin tiliöinti on tehtävä manuaalisesti. Konkreettisesti tekoälyn toiminnan voi nähdä laskun kommenttikentästä, johon se on lisännyt maininnat ennusteen luotettavuudesta. Esimerkki tästä kuvassa 1.
Jos tekoäly on pystynyt ennustamaan tiliöinnin, tiliöintirivillä näkyy tekijänä AI Link (kuva 2). AI (artificial intelligence) tarkoittaa tekoälyä.
Tekoäly käsittelee pelkästään verkkolaskuina saapuneita laskuja. Karelialla ei enää ole käytössä automaatiosääntöjä. Niistä luovuttiin, kun tekoäly otettiin käyttöön ja siksi lasku etenee aina tekoälyn tutkittavaksi. Tekoäly käyttää opetusdatana arkistoituja laskuja, joita se hyödyntää ”jatkuvan oppimisen” välineenä: mitä enemmän se löytää validia dataa, sitä luotettavammaksi ennustaminen käy. Tekoälyn toimintaperiaatteet on kuvattuna prosessina kuvassa 3.
Tekoälyn toiminnassa havaitut riskit
Meillä oli tarkoitus hyödyntää tekoälyä mahdollisimman laajasti eli ei pelkästään laskujen tiliöinnissä vaan myös niiden asiatarkastuksessa ja hyväksymisessä. Käyttöönotto tehtiinkin tämän suunnitelman mukaisesti. Laskut lähtivät liikkumaan melko sutjakasti, pääkäyttäjille jäi vain murto-osa manuaalisesti käsiteltäväksi.
Pian törmäsimme kuitenkin ongelmaan tiliöinneissä. Laskut reitittyivät suoraan asiatarkastajille ja suurin osa heistä ei ollut aikaisemmin tehnyt tiliöintejä. Laskujen tiliöintiä on keskitetty merkittävältä osin laskentapalvelutiimille, koska tiliöinti vaatii mm. kirjanpito- ja alv-osaamista. Kun tekoäly tiliöi ja reititti laskut automaattisesti, tiliöinnin oikeellisuuden tarkistaminen siirtyi käytännössä asiatarkastajille. Tekoäly ei huomioinut sitä, että osa laskuista olisi pitänyt jäädä laskentapalvelujen tiliöitäviksi, koska tarkoitus ei ollut muuttaa laskun käsittelyn prosessia tältä osin. Oltiin tilanteessa, jossa niin sanotusti ”häntä heilutti koiraa” eli tekoäly muutti prosessia.
Laskujen käsittelijöiden kommentteja
Prosessimuutos hämmensi laskujen asiatarkastajia, jotka kommentoivat tilannetta mm. näin:
Tekoälyn tekemä tiliöinti ei ollut täydellinen, mutta en osannut sitä täydentää eikä laskussa näkynyt kenenkään henkilön nimeä, kenelle olisin voinut reitittää laskun takaisin.
Tekoälyn tekemät merkinnät asiatarkastajan luotettavuusarviosta sekä hämmensivät että huvittivat, kun oman nimen kohdalla luki ”luotettavuusarvo bad”.
Kun uudelta toimittajalta tuli ensimmäinen lasku, tekoälyllä ei ollut aikaisempaa dataa tiliöinnin ennustamiseen ja tiliöinti oli täysin tyhjä.
Tiliöintiosaamisen laajentamiseen ei ainakaan tällä hetkellä oltu valmiita ja pyysimmekin CGI:tä peruuttamaan tekoälyn toiminnasta reititysautomatiikan. Myöhemmin käyttäjien kommentit tekoälyn toiminnasta ovat olleet positiivisempia:
Tekoälyn tekemät tiliöintiennusteet ovat olleet usein ihan oikein, eikä niitä ole tarvinnut muuttaa.
Laskun käsittely on nopeampaa, kun ei tiliöintiä ei tarvitse itse ”naputella”.
Olen jo tottunut kommenttikentän merkintöihin.
Tekoälyn toiminta nyt ja sen jatkokehittäminen
Tällä hetkellä tekoäly auttaa ja nopeuttaa laskujen käsittelyä ennustamalla ja tekemällä laskujen tiliöintejä. On huomattavasti nopeampaa tarkistaa tekoälyn tekemä tiliöinti kuin tehdä se manuaalisesti. Tältä osin Rondon pääkäyttäjän rooli on muuttunut suorittajasta ennemminkin prosessin valvojaksi ja tarkkailijaksi sekä tietojen täydentäjäksi ja tarvittaessa korjaajaksi. Kun reititysautomatiikka jouduttiin poistamaan, tekoäly ei ennusta sitä lainkaan. Reititys tehdään tällä hetkellä manuaalisesti. Jatkokehittämiskohteena on, että tekoäly ennustaisi reititysmallin (asiatarkastus ja hyväksyminen), mutta se ei kuitenkaan tekisi itse reititystoimenpidettä. Pääkäyttäjän tehtävänä olisi toimia ennusteen valvojana eikä reitittäjänä.
Kirjoittaja:
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Rondoon liittyvissä asioissa otathan yhteyttä [email protected]
Artikkelikuva: Freepik