Kevään 2023 eduskuntavaalien jälkeen Suomeen on saatu uusi hallitus, jonka Vahva ja välittävä Suomi -hallitusohjelmassa sekä koulutuksen että TKI-toiminnan merkitys tunnistetaan hyvin ja niihin myös kohdistuu suuria odotuksia. Hallitusohjelma kannustaa korkeakouluja varmistamaan, että opiskelijat valmistuvat tavoiteajassa ja että ulkomaalaiset opiskelijat oppivat suomen kieltä. Opetuksessa tulee huomioida myös digitalisaatioon, tekoälyn hyödyntämiseen ja datatalouteen liittyvät osaamistarpeet. Julkisen talouden alijäämä vaatii kuitenkin säästö- ja tehostamistoimenpiteitä, joista osa kohdistuu myös korkeakoulutukseen.
Hallitusohjelman mukaan myös Karelia-ammattikorkeakoululla on siis merkittävä rooli yhteiskunnassa tarvittavien muutosten edistäjänä ja toteuttajana. Rahoituksen määrä ei kuitenkaan näytä kasvavan, joten iso haaste on se, miten jatkossa käytämme resurssimme niin, että pystymme täyttämään meihin kohdistuvat uudet odotukset. Nykyisillä toimintatavoilla tulee nykyisenkaltaiset tulokset, joten monia asioita on pakko jatkossa tehdä toisin kuin nyt. Jotta mahdollisimman suuri osuus resursseista voidaan käyttää Karelian perustehtäviin (opetus, TKI-toiminta), on hallinto- ja tukipalvelujen tehostaminen välttämätöntä.
Pullonkaulojen tunnistamisesta prosessien kehittämiseen
Hallinto- ja tukipalveluprosessien tehostaminen tarkoittaa yleensä manuaalisen työn ja virhemahdollisuuksien minimoimista automatisoinnin, tiedon tuottamistapamuutosten, henkilöstön koulutuksen, turhien käsittelyvaiheiden poistamisen ja vastuujaon muuttamisen kautta. Esimerkiksi nykyaikaiset tiedon tuotannon välineet tehostavat johtamisessa tarvittavan tiedon manuaalista keräämistä.
Hallinto- ja tukipalveluja tuotetaan Kareliassa kaikilla toimialoilla eri tiimeissä ja työyksiköissä. Prosessien ja käytössä olevien työkalujen seuranta ja arviointi, pullonkaulojen tunnistaminen ja toiminnan tehokkuuden jatkuva kehittäminen on tärkeää. Usein arjen prosessit koskettavat laajasti koko organisaatiota, jolloin kokonaisuuden kehittämiseen tarvitaan tiivistä usean tiimin ja/tai yksikön yhteistyötä.
Yhteinen toiminnan kehittäminen vaatii kykyä tarkastella prosesseja ns. lintuperspektiivistä koko Karelian tasolla ja valmiutta tehdä muutoksia työnjakoon ja tehtäviin. Olemassa olevat, vakiintuneet toimintatavat eivät saa olla esteenä toiminnan kehittämiselle. Korkeakoulun henkilöstöllä, niin esihenkilöillä kuin työntekijöillä, pitää olla erityisen hyvät valmiudet luoda jatkuvaan parantamiseen kannustava toimintakulttuuri. On asennoiduttava muutoksiin mahdollisuutena, hyödynnettävä innovaatioita, muutettava toimintatapoja joko teknologian avulla tai ilman, opittava uutta ja parannettava tehokkuutta.
Asioiden yksinkertaistaminen pitkällä tähtäimellä tarkoittaa niiden monimutkaistamista lyhyellä tähtäimellä. Muutoksen tekeminen vie aina enemmän energiaa ja työpanosta kuin nykytilanteen jatkaminen. Onneksi kuitenkin vain väliaikaisesti.
Case: Stipendien ja apurahojen maksuprosessin tehostaminen
Hyvä esimerkki hallinto- ja tukipalvelujen tiimien yhdessä toteuttamasta kehittämisprojektista liittyy erilaisten stipendien ja apurahojen maksuun ja niiden ilmoittamiseen verohallinnolle. Kehittämistyössä olivat mukana hallinnon tiimeistä tietotuotanto, opiskelijapalvelut, kansainväliset palvelut, henkilöstöpalvelut ja laskentapalvelut.
Karelia on myöntänyt opiskelijoille ja työntekijöille vuosittain keskimäärin 500 kpl erilaisia stipendejä, apurahoja ja avustuksia. Stipendejä ja apurahoja myönnetään valmistuville opiskelijoille, EU:n ulkopuolelta Kareliaan opiskelemaan tuleville opiskelijoille sekä opiskelijoiden ja henkilökunnan kansainvälisten vaihtojen kustannusten kattamiseen. Lisäksi stipendejä voidaan myöntää tapauskohtaisesti esimerkiksi hyvästä opiskelumenestyksestä tai opiskelun ohessa saavutetuista urheilu- ja kulttuurisaavutuksista. Jatkossa myönnettävien stipendien määrä tulee vähintään kaksinkertaistumaan, koska Karelian tavoitteena on kasvattaa EU:n ulkopuolisten opiskelijoiden määrää, ja entistä suurempi osa valmistuvista opiskelijoista tulee saamaan valmistumisstipendin.
Tähän saakka tiedot stipendien maksamista varten on kerätty manuaalisesti eri tietojärjestelmistä ja jokainen maksu on tehty erikseen pankki- tai ostolaskuohjelmistolla. Erityisen työllistävää prosessissa on ollut yksitellen manuaalisesti nettisivujen kautta tehtävä stipendien ja apurahojen ilmoittaminen verohallinnolle. Maksujen ja ilmoitusten lukumäärän merkittävä kasvu pakottaa tehostamaan ja automatisoimaan kaikkia maksuun liittyviä prosessivaiheita.
Tavoitteena manuaalisen työn vähentäminen
Vaihtoehtoisia toteutusmalleja selvittäessä kävi ilmi, että Karelialla käytössä olevalla palkanmaksujärjestelmällä Personec F:llä on mahdollista sekä maksaa stipendit että ilmoittaa ne sähköisesti siirtoajona verohallinnolle. Kehittämisprojektin tavoitteena oli erityisesti manuaalisen työmäärän vähentäminen, joten maksutietojen tallentaminen manuaalisesti Personeciin ei ollut haluttu lopputulos. Ohjelmatoimittaja Visma tarjosikin vaihtoehdoksi tiedonsiirtoa Personeciin csv-tiedostona. Tämän jälkeen hallinto- ja tukipalvelujen tiimit alkoivat kartoittaa, miten ja mistä saadaan Personecin vaatimat tiedot kerättyä csv-tiedostoksi mahdollisimman automaattisesti.
Valmistuvien opiskelijoiden stipendien maksamiseen tarvittavat tiedot ovat Peppi-opintotietojärjestelmässä pankkitilitietoa lukuun ottamatta. Aikaisemmin stipendiin oikeutettujen opiskelijoiden tiedot kerättiin opiskelijapalveluissa manuaalisesti Pepistä Exceliin, joka lähetettiin sähköpostilla laskentapalveluille maksujen suorittamista varten. Pankkitilitiedot puolestaan kerätään opiskelijoilta erillisen Webropol-kyselyn avulla. Uudessa prosessissa tietotuotannon tekemä automatiikka kerää tiedot suoraan Pepin tietokannasta Exceliin ja yhdistää siihen myös opiskelijan pankkitilitiedot. Kaikki nämä tiedot luetaan sisään Personec F-järjestelmään, josta maksu tapahtuu kerran kuukaudessa. Myös tiedot maksetuista stipendeistä siirtyvät vuosittaisen siirtoajon kautta verohallinnolle.
Vastaavalla tavalla automatisoidaan jatkossa myös useimmat muut Karelian myöntämien stipendien ja apurahojen maksuprosessit. Sisäistä valvontaa varten prosesseissa on mukana vararehtorin tai rehtorin hyväksyntä ja tarvittaessa koulutuspäällikön, vararehtorin tai rehtorin toimenhaltijapäätös.
Mitä kehittämistyöstä opittiin?
Yli organisaatiorajojen tapahtuvien muutosten tekeminen vaatii erityisen paljon yhteistyötä, kokonaiskuvan yhteistä luomista, tavoitteiden kirkastamista ja erityisesti johdon sitoutumista. Onnistuminen vaatii muutosvalmiutta ja kaikkien osapuolien aktiivista osallistumista kehittämistyöhön. Myönteinen asenne ratkaisee: tarvitaan kokeilukulttuuria ja joustavuutta, eli uskallusta kokeilla ja tehdä muutoksia tarvittaessa. Avainasemassa on tietysti henkilöstö ja heidän kykynsä nähdä kokonaiskuva myös oman tiimin ulkopuolella, sekä halu ottaa vastuuta koko organisaation toiminnan tehostamisesta. Kehittämisen yhteydessä olemassa olevaan työnjakoon todennäköisesti tulee muutoksia, ja ne pitää pystyä hyväksymään.
Tavoitteet pitää asettaa riittävän korkealle. Organisaatiorajat ylittävissä kehittämistoimenpiteissä prosessia harvoin johtaa henkilö, joka tuntee kaikki organisaation prosessit, joten alkuvaiheessa ei todennäköisesti edes tunnisteta kaikkia mahdollisuuksia, joita esimerkiksi ohjelmistorobotiikka tarjoaa eri prosessin vaiheisiin. Kannattaa siis aina kartoittaa kehittämistarpeita ja -mahdollisuuksia kaikkien mukana olevien tiimien jäseniltä ja selvittää tekniikan asiantuntijoilta, onko mahdottomalta kuulostava sittenkin mahdollista. Tässä stipendien ja apurahojen maksuprosessin automatisoinnissa päästään paljon parempaan lopputulokseen kuin alun perin edes ajateltiin. Toivottavasti vielä jossain vaiheessa saadaan opiskelijan pankkitilitiedolle oma kenttä Peppiin.
Nykyprosessien eri vaiheet on tärkeä käydä yksityiskohtaisesti läpi ja tutkia, onko kukin toimenpide jäänne menneisyydestä vai aidosti vielä tarpeellinen. Tarpeelliset säilytetään ja turhat poistetaan.
Kehittämistyö vaatii kokonaisuudessaan realistista toiminnan ja talouden tilannekuvaa, jotta ymmärretään, millaiset kehittämistoimenprojektit ovat toteutettavissa talouden ja henkilöstöresurssien näkökulmasta.
Automaatio tuo helpotusta työmäärän lisääntyessä
Kehittämistyön seurauksena muutoksia tulee maksuprosessin lähes kaikkiin eri vaiheisiin, erityisesti tiedonkeruuseen ja tietojen siirtämiseen ja tallentamiseen. Manuaalinen stipendeihin oikeuttavien opiskelijoiden tunnistaminen, maksutietojen tiedonkeruu ja stipendien yksitellen maksaminen poistuu. Verohallinnolle ilmoittaminen automatisoituu. Hallinnollisesta prosessista stipenditoimikunnan käsittely jää kokonaan pois, koska Karelian hallitus on määritellyt stipendien myöntämisen perusteet, ja automaatiolla pystytään tunnistamaan stipendeihin oikeutetut opiskelijat. Yksittäisten laskujen hyväksymisiä ja sisäistä sähköpostiviestittelyjä tietojen keräämiseksi ei enää tarvita.
Uusia työvaiheita ovat vararehtorille vastuutettu automaation muodostaman maksuluettelon hyväksyminen ja henkilöstöpalvelujen tekemä maksutiedoston sisäänluku Personec-järjestelmään. Henkilöstöpalvelut joutuvat myös ylläpitämään nykyistä laajemmin laskentatunnuksia Personec-järjestelmässä.
Automaation lisäämisen ansiosta nykyisillä henkilöresursseilla pystytään tekemään lisääntyvä työmäärä. Automaatio myös vähentää inhimillisten virheiden määrää ja sitä kautta virheenkorjausten tarvetta. Tiukkeneva talous ei mahdollista hallinnon henkilöstömäärän kasvattamista, joten automaation lisääminen tässä tilanteessa onkin ainoa mahdollisuus selvitä lisääntyvästä työmäärästä.
Kirjoittajat:
Pia Hiltunen, hallinto- ja talousjohtaja, Karelia-ammattikorkeakoulu
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: cookie_studio on Freepik