Uusien sote-tietojärjestelmien käytön opettelu vaatii työntekijöiltä aikaa oivaltaa ja omaksua uusia asioita. Digitaaliset laitteet ja ohjelmat voivat olla pelottavia, jos aikaa ja tukea uuden oppimiselle ei ole riittävästi. Yksikkökohtaisten digisuunnitelmien laatiminen helpottaa perehdytettävien asioiden priorisoimista ja hallittavuutta.
Siun sotessa digimentorit ovat avainasemassa uusien tietojärjestelmien käytön opastamisessa työn kulussa. Esihenkilöiden tuki ja perehdytykseen resurssoitu aika digimentoreille mahdollistaa digisuunnitelmiin perustuvaa henkilöstön digikyvykkyyden vahvistamista. Digisuunnitelmien tekemistä ja käyttöönottoa voidaan vauhdittaa esihenkilöiden, digimentoreiden tai koko henkilöstön valmennuksilla.
Siun soten yksikkökohtainen digisuunnitelma
Digisuunnitelman tarkoituksena on parantaa henkilöstön digiosaamista ja lisätä sähköisten palveluiden hyödyntämistä. Digisuunnitelma on sähköinen asiakirja, joka kokoaa yhteen yksikössä käytettävät digitaaliset välineet ja menetelmät sekä auttaatarkastelemaan digiosaamiseen liittyviä kehittämistarpeita. Suunnitelma selkeyttää henkilöstön eri roolien tehtäviä ja vastuuta sähköisten palveluiden käytössä niin organisaation sisäisessä toiminnassa kuin suhteessa asiakkaisiin ja potilaisiin. Yksikkökohtainen digisuunnitelma on jatkuvasti päivittyvä asiakirja, joka tarkistetaan vähintään kerran vuodessa. Digisuunnitelman laatimisessa on kaksi keskeistä toimijaa: yksikön esihenkilö ja digimentori:
a) Esihenkilön tehtävä (kohta 3.1): ”tukea ja auttaa digimentoria yksikkökohtaisen digisuunnitelman tekemisessä ja päivittämisessä. ”
b) Digimentorin tehtävä (kohta 3.2): ”vastuussa yksikkökohtaisen digisuunnitelman tekemisestä ja päivittämisestä esihenkilön ja Kyvykkyys-hankkeen avustuksella.” (Siun sote 2023.)
Valmennuksella vahvistusta suunnitelman tekemiseen
Siun soten yksikkökohtaisten digisuunnitelmien laadintaa ja käyttöönottoa tuettiin yksiköille räätälöidyillä kolmen kerran valmennuksilla. Valmentajina olivat Karelian ja Siun soten Kyvykkyys-hanketyöntekijät. Valmennuksia järjestettiin paikan päällä kahdessa eri yksikössä keväällä 2023. Valmennusten tapaamisten teemat olivat:
- digioppimisen tarpeet esiin ja ketterän työssä oppimisen menetelmät tutuksi, kokeilut käyntiin,
- kokeilujen sparraus ja
- parhaat opit jatkoon.
Yksiköt hyödynsivät valmennusta digisuunnitelman tekemisen alkumetreillä mutta myös siinä vaiheessa, kun suunnitelma oli jo yksikössä tehty.
Yksikön digimentoreiden ja esihenkilön lisäksi yksikön muun henkilöstön oli mahdollista osallistua valmennukseen. Valmennukset pidettiin ripeätahtisesti: kahden tunnin tapaaminen 1-2 viikoin välein. Tämä aikataulu antoi sopivasti painetta viedä asioita vauhdilla eteenpäin. Valmennuksessa kuultiin yksiköissä jo käytössä olevista toimivista oppimisen käytänteistä. Lisäksi esiteltiin erilaisia uusia lähestymistapoja työssä oppimiseen hankkeessa tehtyjen demovideoiden avulla. Näissä havainnointiin mitä eroa oppimisessa on puolesta tekemisellä ja opastettavan oivalluttamisella.
Digisuunnitelma antoi hyvän syyn yhteiselle keskustelulle
Valmennuksessa käytiin aina aluksi keskustellen läpi digisuunnitelman yleinen tarkoitus ja tavoite. Suunnitelmapohja oli kaikille yksiköille sama, ja se toi näkyväksi Siun sotessa kaikille yhteiset linjaukset. Yksikkökohtaisen digisuunnitelman Word-pohjaa on helppo päivittää ja päivitettynä se toimii hyvin perehdyttämisen tukena. Valmentajien punaisena lankana oli tuoda suunnitelman tekemisen ja käyttöönoton hyödyt näkyväksi, kuten yhdessä yksikössä asia sanoitettiin: ”Mitä myö tarvitaan?”
Henkilöstö täysillä mukana
Rääkkylän kotihoidossa valmennuksen ensimmäiselle kerralle osallistuivat esihenkilön ja digimentorin lisäksi lähes koko henkilöstö. Se oli mielestämme ainutlaatuista, ottaen huomioon kotihoidon työntekijöiden työskentelyn eritahtisuuden samankin työvuoron sisällä. Tämä kuvasi myös hyvin yhteisön yhteen hiileen puhaltamista ja uteliaisuutta uusiin asioihin. Muutosvastarintakin tunnistettiin mutta huumoria ei tästä yksiköstä puuttunut. Vai mitä ajattelette lausahduksesta: ”Aina on uteliaasti suhtauduttu, vaikka on ensin ämpyilty!” Pienryhmäkeskusteluissa henkilöstö sai tilaisuuden pohtia, mitä erilaisia työssä oppimisen tapoja on jo käytössä, ja miten ne toimivat käytännössä. Lisäksi keskusteltiin, mistä perehdytys pitäisi aloittaa – mitä myö tarvitaan?
Kotihoidon toimiva käytäntö
Kotihoidossa on jo ennestään toimiva perehdyttämistapa, jota henkilöstö kutsuu vierihoidoksi. Toisen neuvominen ja avun pyytäminen on aina ollut helppoa, kun yhteisö on avoin uuden oppimiselle. Valmennuksessa oli tärkeää yhdessä priorisoida perehdytettäviä asioita ja valita kaikista tärkein asia ensimmäiseksi. Kotihoidon asiakkaiden erilaisten tilausten (hoito- ja hygieniatarvikkeet, lääkkeet ym.) tekeminen edellyttää työntekijöiltä erilaisten tietojärjestelmien käyttämistä. Ennen perehdyttämistä digimentorin tulee huomioida myös tarvittavien käyttäjätunnusten hankkiminen perehdytettäville. Perehtyjien tulee puolestaan suorittaa tietty verkkokoulutus ennen varsinaista ”vierihoitoa.”
Ensimmäisessä tapaamisessa koko henkilöstön (kuva 1) osallistuminen oli perusteltua: näin jokainen hahmotti, mitä osia perehdyttämisprosessiin kuului, ja mitä toimia jokaiselta odotettiin. Innostusta ja kyvykkyyttä uuden opetteluun tuntui löytyvän kaikilta.
Valmennus digisuunnitelman laatimisen käynnistäjänä case: hoivakoti
Enossa Hopearannan Hoivakodin ensimmäinen valmennus alkoi tilanteessa, jossa digisuunnitelmaan ei ollut vielä tutustuttu. Asiakirja oli toimitettu osallistujille nähtäväksi etukäteen mutta siihen ei ollut vielä paneuduttu. Alussa keskustelimme digisuunnitelman tarkoituksesta ja hyödyistä perehdyttämisen välineenä (kuva 2.).
Valmennuskeskustelussa esihenkilölle ja digimentoreille alkoi hahmottua nopeasti digisuunnitelman konkreettisia sisältöjä. Digimentorit kertoivat, että henkilöstössä on täysin “digiensikertalaisia” ja opeteltavia tietojärjestelmiä on paljon. Digimentorit olivat erittäin motivoituneita ja innostuneita opastamaan henkilöstöä. Esihenkilön kannustus ja mentorointiin varattu työaika olivat merkittävässä roolissa perehdyttämisten onnistumisessa. Ensimmäisen kerran päätteeksi digimentoreille annettiin tehtäväksi digisuunnitelman työstäminen ja sopivien työssä oppimisen kohteiden priorisointi ja perehdytykseen toimivien menetelmien löytäminen.
Valmennuksen toiset tapaamiset
Toisessa valmennustapaamisessa keskusteltiin perehdyttämisten etenemisistä, onnistumisista ja haasteista sekä siitä, miten asioita oli ratkaistu. Digimentorit olivat hankkineet henkilöstölle tarvittavia käyttäjätunnuksia ja perehdyttäneet henkilöstöä eri tietojärjestelmien käyttämiseen yksilöllisesti. Sparraus vei kuin itsestään prosessia eteenpäin: mitä ja ketä tulisi perehdyttää seuraavaksi. Jo tässä vaiheessa saimme palautetta, että valmennus tuki digisuunnitelman käyttöönottoa. Myös esihenkilön tuki ja perehdytykseen annettu aika koettiin tärkeäksi motivaattoriksi.
Tekniset haasteet ja osallistaminen innostivat
Digisuunnitelman tekniseen laatimiseen liittyvät asettelut (Word-pohja) otettiin mukavana haasteena vastaan, sillä digimentoreilla on kyvykkyyttä hakea itse ratkaisuja ongelmiin esim. Googlaamalla opasvideoita. Digimentorit pitävät tärkeänä myös hoivakodin arjen näkyväksi tekemisen somekanavissa sekä asukkaiden omaisille että uusille rekrytoitaville työntekijöille. Somekanavilla digimentorit voivat myös jakaa vinkkejä ja tukea toisiaan.
Sekä hoivakodin että kotihoidon henkilöstön tulee osata tukea myös asiakkaita sekä näiden omaisia digiasioissa yhteydenpidon ja osallisuuden vahvistamisessa. Tulevaisuudessa entistä enemmän. Esihenkilöt rohkaisivat digimentoreita viemään eteenpäin niin henkilökohtaista kuin yksikkötason digikyvykkyyttä.
Valmennuksen päättäminen
Kolmannen ja samalla viimeisen valmennustapaamisen tavoitteena oli saada parhaat opit jakoon. Jo valmennusten alussa heitimme yksiköille pohdittavaksi kysymyksen, miten hyvät käytänteet ja kokemukset digisuunnitelmista digikyvykkyyksien vahvistamisessa tehtäisiin näkyväksi? Hektisen hoitotyön kyljessä perehdytykset olivat edenneet vauhdikkaasti ja tuloksekkaasti. Lisäksi digimentorit pursusivat uusia kehittämisideoita.
Keskustelujen tuloksena päädyimme kertomaan asioista podcastin avulla. Digimentorit ja esihenkilöt tekivät oman käsikirjoituksen, jonka pohjalta podcastit nauhoitettiin yksiköissä valmennusten kolmansissa tapaamisissa. Voit kuunnella podcastin tästä.
Valmennuksen Digipelottomat
Meillä valmentajilla ei ollut vaikeuksia motivoida näiden yksiköiden valmennettavia. He olivat ratkaisukeskeisiä, motivoituneita, ”digipelottomia” ja rohkeasti uuteen suhtautuvia. Lisäksi kaikki olivat innostuneita kehittämään omaa ja koko henkilöstön digikyvykkyyttä. Havaittavissa oli yksiköiden turvallinen ja kannustava ilmapiiri. Villejäkin ideoita uskallettiin sanoa ääneen, toiset eivät ampuneet niitä alas. Toista arvostettiin, kuunneltiin ja ymmärrettiin. Oman innostuksen saattoi tartuttaa toisiin. Esihenkilöt rohkaisivat ja kannustivat osallistumaan koulutuksiin. Ilmapiiri oli turvallinen ja uuden opettelulle annettiin yksiköissä aikaa. Digi nähtiin mahdollisuutena ja ymmärrettiin, että digitaalisuus vain kasvaa tulevaisuudessa. Yksiköissä valmennus koettiin käytännön työtä eteenpäin vievänä ja innostavana tapana kehittää omaa työtä.
Ratkaisukeskeisyys – mahdollisuuksien näkemistä
Valmennuksessa hyödynnettiin ratkaisukeskeisen valmennuksen menetelmiä. Ratkaisukeskeinen valmentaja ei tarjoa valmiita vastauksia vaan asettaa työyhteisön jäsenet yhdessä pohtimaan ratkaistavia asioita. Ongelmiin takertumisen sijaan aletaan muotoilemaan ratkaisuvaihtoehtoja. Mitä halutaan saada aikaiseksi? Miten voisimme -kysymyksen avulla saadaan näkyviin erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, joiden toimivuutta aletaan kokeilla. Valmennuksessa keskitytään siihen mikä on tärkeintä ja mitä pitäisi tehdä, että voidaan ottaa askeleita tavoitteen suuntaan. Tärkeintä on käynnistää pieniäkin kokeiluja, arvioida onnistumisia ja tehdä muutoksia tarvittaessa. Arviointi on yhdessä tutkimista; mikä toimii, mistä pitäisi luopua. Mitä tästä opimme?
Kyvykkyys -hankkeen tarkoituksena on lisätä koulutuksen ja työelämän vuorovaikutusta sekä työssä oppimisen menetelmien tunnistamista erityisesti jatkuvan oppimisen näkökulmasta. Hanke toteutetaan yhteistyössä Siun soten kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto. Hankkeen toiminta-aika 1.5.2021 – 31.12.2023.
Lähteet:
Siun sote. 2023.Yksikkökohtainen digisuunnitelma versio 2.0.
Kirjoittajat:
Seija Ollaranta, projektipäällikkö, ratkaisukeskeinen valmentaja, Karelia-ammattikorkeakoulu
Jyri Roihuvuo, projektiasiantuntija, lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Heli Kumpulainen, projektiasiantuntija, Siun sote
Artikkelikuva: master1305 on Freepik