Karelia-ammattikorkeakoulussa on toteutettu ensimmäistä kertaa palveluliiketoimintana perehdytysmateriaalin tuottamista toisen organisaation käyttöön. Pohjois-Karjalan tukipalvelut Oy eli Polkka pyysi Karelialta tarjousta ulkomaalaisten työntekijöiden asettautumista ja kotoutumista tukevan perehdytysmateriaalin laadinnasta. Tarve oli sekä suomalaiseen arkeen ja elämään perehdyttävästä että suomalaiseen työelämään perehdyttävästä materiaalista. Polkka käyttää Karelian tuottamia materiaaleja ulkomaalaisten työntekijöiden perehdytyksessä Polkan omien, kaikille työntekijöille yhteisten perehdytysaineistojen rinnalla. Tarve materiaaleille oli suomeksi ja englanniksi.
– Polkassa esihenkilöt ovat tähän saakka joutuneet ohjaamaan kv-työntekijöitä paljon myös kotoutumiseen liittyvissä asioissa, mikä on ollut kuormittavaa muun työn ohessa. Saimme Kevalta Työelämän kehittämisrahaa, jonka avulla pääsimme hankkeen kautta kehittämään kansainvälisten työntekijöiden perehdytyspolkua, kertoo henkilöstöasiantuntija Henna Hukkanen Polkasta.
Projekti lähti tarjouksen hyväksynnän jälkeen liikkeelle tarvekartoituksella, joka toteutettiin Karelian ja Polkan asiantuntijoiden välisinä keskusteluina. Tämän jälkeen Polkalle toimitettiin ehdotus perehdytysmateriaalien sisällöstä. Sisällönsuunnittelun jälkeen alkoi sisältöjen tuottaminen. Aineistot tehtiin PowerPoint-esityksinä. Ensimmäiset versiot lähetettiin Polkkaan kommentoitavaksi ja kommenttien pohjalta materiaaleihin tehtiin pieniä muutoksia. Sisältöjen valmistuttua viestinnän asiantuntija suunnitteli materiaaleille visuaalisen ilmeen Polkan graafisen ohjeiston mukaisesti.
Suomalaiseen arkeen ja työelämään liittyvää tärkeää tietoa
Perehdytysmateriaalista luotiin kaksi osiota: suomalaiseen elämään ja arkeen liittyvät aineistot sekä suomalaiseen työelämään liittyvät aineistot. Suomalaiseen työelämään liittyvissä materiaaleissa huomioitiin esimerkiksi Polkassa käytössä oleva työehtosopimus eli materiaalit räätälöitiin Polkalle sopiviksi. Materiaalin tarkoituksena on varmistaa, että uusi ulkomailta muuttanut työntekijä ymmärtää oikeutensa ja velvollisuutensa sekä suomalaisen työelämän pelisäännöt. Materiaaliin on sisällytetty tietoa, jota suomalainen työnantaja ei huomaa automaattisesti kertoa kaikille uusille työntekijöille, mutta joka on olennaista tietoa suomalaista työelämää tuntemattomalle. Materiaalit sisältävät tietoa muun muassa työsuhteesta, verotuksesta, työehtosopimuksesta, oikeudesta sairauslomaan ja suomalaisesta työkulttuurista. Materiaali on rakennettu osioittain ja jokaisen osion lopussa on perehtyjälle tarkoitettuja pohdintatehtäviä. Niiden avulla perehtyjä saa sovellettua materiaaleista oppimaansa omaan tilanteeseensa.
Suomalaiseen elämään ja arkeen liittyvät perehdytysaineistot sisältävät tietoa muun muassa maahanmuuttoon liittyvästä viranomaisasioinnista ja tarvittavista rekisteröinneistä, pankkiasioinnista, turvallisuudesta, vapaa-ajasta ja asumisen arkeen liittyvistä asioista, kuten kierrättämisestä ja paloturvallisuudesta. Materiaalit sisältävät hyvin käytännönläheistä tietoa monelle suomalaiselle itsestään selvästä asiasta, kuten talvipukeutumisesta. Materiaalien avulla pyritään varmistamaan, että uusi työntekijä saa arjen sujuvuuden kannalta tarvittavan tiedon. Materiaalin avulla pyritään myös siihen, että uusi työntekijä tietää, mistä hakea apua erilaisissa tilanteissa. Materiaalissa opastetaan, mistä saa lisätietoa, jos sitä tarvitsee. Työnantajan näkökulmasta on tärkeää, että uusi työntekijä saa tietoa omasta asuinalueestaan ja että tämä kotoutuu alueelle. Pelkkä työ harvoin riittää pitovoimatekijänä, vaan mielekkääseen arkeen tarvitaan muutakin: sosiaalisia suhteita ja vapaa-ajan tekemistä. Myös suomalaiseen elämään ja arkeen liittyvissä materiaaleissa on pohdinta- ja selvitystehtäviä perehtyjälle.
Mallia muille työnantajille
Materiaalit ovat olleet Polkassa käytössä nyt useamman kuukauden ajan ja kokemukset ovat hyviä. Kansainvälisten työntekijöiden määrä kasvaa jatkuvasti, ja materiaaleille on entistä enemmän tarvetta tulevaisuudessa.
– Tällä hetkellä meillä on noin sata ulkomaalaistaustaista työntekijää ja tulevaisuudessa määrä on kasvava. Nykyään myös suurin osa puhtaus- ja ateria-alan opiskelijoista on ulkomaalaisia, huomauttaa Hukkanen.
Hukkasen mukaan materiaalia on hyödynnetty kv-työntekijöiden perehdyttämisessä ja se pyritään mahdollisuuksien mukaan saamaan työntekijöille luettavaksi jo ennen työsuhteen alkua ja viimeistään heti työsuhteen alussa.
Karelia-ammattikorkeakoulun strategian väliarvioinnissa tavoitteisiin lisättiin työperäisen maahanmuuton lisääminen yhteistyössä alueen yritysten kanssa. Karelian ja Polkan välinen yhteistyöprojekti on yksi hieno esimerkki siitä. Alueen muut työnantajat voivat ottaa mallia Polkalta.
– Olemme varmasti tässä edelläkävijöitä. Selvästi useat yritykset ja oppilaitokset ovat alkaneet pohtia näitä asioita enemmän viime aikoina, pohtii Hukkanen.
Perehdytysmateriaalien lisäksi Polkassa on mietitty kv-työntekijöiden kasvavaa määrää laajemminkin. Kehitteillä on muun muassa suomen kielen valmennusta sekä työyhteisövalmennuksia kv-työntekijän vastaanottamiseen.
Kirjoittajat:
Taru Väisänen, kansainvälisen opiskelijarekrytoinnin asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mia Sevonius-Male, maahanmuuttajatyön asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: master1305 on Freepik