Onko etätyö hukkaan heitettyä aikaa, vai nykypäivän tapa tehdä työtä? Lähityö on iskostunut syvästi suomalaiseen työn tekemisen tapaan ja etätyö onkin herättänyt paljon keskustelua viime vuosina, erityisesti koronapandemian myötä. Etätyö on tuonut mukanaan sekä etuja että haasteita, ja sen rooli työelämässä on edelleen muotoutumassa. Ehkäpä ne tavoitteet, joihin olemme yrittäneet etsiä keinoja muuta kautta, voitaisiin osittain ratkaista tarkastelemalla nykyisiä toimintatapojamme?
Tässä artikkelissa esitetään pohdintoja, kokemuksia ja huomioita etätyöskentelystä sekä visioita tulevaisuuden työskentelyyn.
Työhyvinvoinnin huomioiminen lähi- ja etätyössä
On tärkeää löytää tasapaino lähityön ja etätyön välillä, jotta molempien työmuotojen parhaat puolet voidaan hyödyntää. Työhyvinvointi on keskeistä sekä lähityössä että etätyössä. Seuraavassa hyväksi haivattuja käytäntöjä työhyvinvoinnin ylläpitämiseen:
- Päivän ensimmäinen työtunti kannattaa mahdollisuuksien mukaan rauhoittaa aamun rutiini- ja kiiretehtäville ilman Teams- tai kalenterivarauksia.
- Riittävät tauot Teams-kokousten välillä ovat tärkeitä, ja kokouksille varattua aikarajaa tulee noudattaa.
- Työn tekeminen on mielekkäämpää, kun oman työrauhansa voi etätyössä paremmin määritellä.
- Kuormituksen jakaminen työparityöskentelyssä auttaa jaksamisessa; työt jaetaan tarvittaessa yhteisesti sopien, pyydetään apua ja annetaan apua.
- Lähityöpäivinä työparin kanssa yhtäaikainen läsnäolo on merkityksellistä jaksamisen, työskentelytapojen jakamisen ja työn sujuvoittamisen kannalta.
- Työpaikan infektiot rajoitettavissa: jos nuhaa, kuumetta tai yskää, jäädään kotiin sairastamaan tai kunnon salliessa etätyöhön.
- Liikunnan lisääntyminen työmatkasta vapautuneen ajan puitteissa vaikuttaa työssäjaksamiseen ja kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin.
- Lähityöpäiviä varataan lähityötehtävien ja tiimiytymisen kannalta riittävästi, lähityössä yhteisöllisyys laajenee.
- Lähityörauha huomioidaan, kaikki eivät tee etätyötä.
Tiimin toiminnalle selkeät pelisäännöt
Tiimitoiminnassa on tärkeää sopia sijaistamisista ja varmistaa, ettei informaatiokatkoksia synny. Yhteisen postilaatikon ja sähköpostien hallinta tulee olla selkeästi määriteltyä. On myös tärkeää, että etätyössä oleva tiimin jäsen saa tiedon asioista, jotka vaikuttavat hänen työhönsä.
Tiimitoiminnan periaatteet:
- Ohjataan asiakas oikealle henkilölle (vaikka tämä olisikin etätyössä), ei tehdä tehtäviä toisen puolesta, jos niin ei ole sovittu.
- Tiimin keskinäinen luottamus ja yhteisesti sovittujen toimintatapojen noudattaminen on ensiarvoisen tärkeää sujuvan etätyöskentelyn mahdollistamiseksi.
- Tiimin jäsenten vahvuudet tunnistetaan ja huomioidaan tiimin kokoonpanon vaihtuessa ja uusia henkilöitä rekrytoitaessa, jotta tiimin osaaminen säilyy.
Onko etätyö hukkaan heitettyä aikaa vai tulevaisuuden tapa tehdä työtä?
Monille etätyö on osoittautunut toimiviksi ja tuottavaksi työskentelytavaksi. On tärkeää, että sekä työntekijät että työnantajat ovat tietoisia etätyön mahdollisuuksista ja haasteista ja siitä mitä onnistunut etätyö vaatii.
Etätyönä tehtävän työn laatua, tehokkuutta ja työyhteisön toimivuutta tarkasteltaessa on hyvä huomioida mm. seuraavat asiat:
- Materiaalien tulee olla sähköisessä muodossa. Niitä on pystyttävä käsittelemään koko asiakirjan kierron ajan sähköisen käsittelyprosessin kautta, Jos näin ei ole, seurauksena on viive työtehtävän käsittelyssä. Tämä korostuu etenkin etätyössä.
- Tietoturvallisuus kotitoimistolla.
- Työvälineiden kustannukset.
- Tapaturmavakuutukset.
- Esihenkilön ja työntekijöiden näkemykset etä- ja lähityöstä.
- Luontainen päivittäinen kommunikointi ja vuorovaikutus vähenee etätyössä.
- Verkkoyhteyksin tapahtuvien kohtaamisten ja koulutusten hyödyt; osallistumisen helppous, ajan säästö, vähentyneen matkustelun myötä myös ympäristön kuormittuminen vähenee. Verkkotapaamiset ovat lisäksi hyviä tilaisuuksia oppia toisilta uusia tapoja toimia verkossa.
- Kiinteitä työtiloja vapautuu kiertoon/muuhun käyttöön ja osasta niistä voidaan luopua kokonaan.
Digitalisaation merkitys tulevaisuudessa
Tulevaisuuden työskentely- ja koulutustavat tulevat olemaan vahvasti sidoksissa tietoteknisiin ratkaisuihin. Verkkoyhteyksien, tietoteknisten laitteiden ja ohjelmistojen on toimittava luotettavasti ja yhteensopivasti. Tietoturva-asiat korostuvat entisestään.
- Hybridiopiskelu: Koulutusaineisto digitalisoituu, mikä mahdollistaa joustavamman ja saavutettavamman oppimisen.
- Webinaarit ja kansainväliset palaverit: Monikieliset kokoukset ja asiantuntijaluennot yleistyvät, ja tekoäly voi toimia simultaanitulkkina tai erilaisten tulkkausalustojen avulla.
- Sähköinen asiointi: Tarve sähköisille asiointi- ja arkistointijärjestelmille kasvaa.
- Yhteiset tietokannat: Alueelliset, valtakunnalliset ja eurooppalaiset tietokannat yleistyvät.
- Paperipostin väheneminen: Paperiarkistotilat vapautuvat muuhun käyttöön.
- Robotti ja tekoäly työkavereina: Prosessien ja työtehtävien automatisointi mahdollistuu, rutiinityöt siirtyvät roboteille myös muussa kuin toimistotyössä.
Digitalisaatio tarjoaa monia mahdollisuuksia työskentelyyn, mutta myös haasteita, jotka on ratkaistava työhyvinvointi huomioiden.
Siirtyminen paperittomaan toimistoon, työprosessien ja tiimin osaamisen perusteellinen läpikäynti sekä robotin ja tekoälyn hoitama osuus rutiinityöstä ovat vapauttaneet työaikaa oman työn kehittämiseen. Tämä on mahdollistanut töiden uudelleenjärjestelyn ja siirtymisen pääasiassa etätyöhön. Lähityöpäivä vähintään kerran viikossa, viikoittainen Teams-tiimipalaveri (kamerat päällä) sekä kerran kuukaudessa pidettävä live-tiimipalaveri ovat tärkeitä osaamisen jakamisen, tiimiytymisen ja yhteisöllisyyden säilymisen kannalta.
Teksti:
Eija Pesonen, hallintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu
Timo Väyrynen, hallintosihteeri, Karelia-ammattikorkeakoulu
Tekstin asettelussa ja oikolukijana hyödynnetty tekoälyä (Copilot).
Artikkelikuva: Freepik