Pohtiiko tiimisi harjoittelijan ottamista? Mietityttääkö harjoittelun ohjauksen resurssit? Onko motivaatio ohjaukseen hakusessa? Riittääkö oma osaaminen ohjaukseen? Mitä positiivista harjoittelija tuo tullessaan tai mikä voi mennä pieleen? Tässä artikkelissa kuvataan Karelia-ammattikorkeakoulun laskentapalvelujen tiimin kokemuksia harjoittelijoista, ja sitä kautta tavoitteena on myös esittää vastauksia edellä mainittuihin kysymyksiin.
Miksi ottaa harjoittelija?
Karelia-ammattikorkeakoulun laskentapalvelujen tiimi koostuu seitsemästä tiimin jäsenestä. Tiimille keskitettyjä tehtäviä ovat mm. osto- ja myyntireskontrat, talouden seuranta, tilinpäätös sekä TKI (tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta) -hankkeiden taloushallinnon tehtävät. Osana koulutusorganisaatiota koemme, että meidän kuuluu kantaa kortemme kekoon sekä opiskelijoiden valmistumisesta että heidän työelämätaidoistaan. Jokainen opiskelija tarvitsee sen ensimmäisen oman alansa työ- tai harjoittelupaikan. Tiimissämme on lähdetty myös siitä ajatuksesta, että opiskelijat tuovat mukanaan alan uusinta tietoa.
Aikaisempaa työkokemusta omaavat harjoittelijat ovat tuoneet tullessaan edellisten työpaikkojen hyviä käytäntöjä. He pystyvät tarkastelemaan Karelian prosesseja ulkopuolisina ja tekemään kehittämisehdotuksia.
Opintojaan aloittavilla harjoittelijoilla ei puolestaan ole ”rasitteena” historiaa eikä pinttyneitä ajatuksia siitä, että ”näinhän tämä on aina tehty”. Usein he kysyvätkin: miksi tämä tehdään näin? Kysymykset havahduttavat myös meidät tarkastelemaan prosessejamme ja toimintatapojamme. Tarkastelun tuloksena on syntynyt kehittämisideoita, miten tehtävät voitaisiin hoitaa sujuvammin ja tehokkaammin. Kehittäminen ja kehittyminen lisäävät tiimin motivaatiota harjoittelijoiden ohjaukseen. Kun motivaatio on löytynyt, voikin tiimisi ryhtyä pohtimaan seuraavia askeleita harjoittelijan ottamiseen.
Riittääkö resurssit, voimavarat ja aika?
Tämä lienee isoin epävarmuustekijä ja kynnyskysymys harjoittelijan ottamiseen. Ja kyllähän harjoittelijan ohjaaminen vaatii aikaa ja kysyy voimavaroja. Seuraavaksi kolme vinkkiä, jotka olemme kokeneet työtä helpottaviksi.
Vinkki 1: Ohjausvastuu kannattaa jakaa
Kuormitusta helpottaa vastuun jakaminen. Harjoittelijalla on yleensä tietyt työn osa-alueet, joista hänen tulee tehdä näyttöjä tai joista hänen tulee saada ”työkokemusta”. Ne tiimin jäsenet, jotka tekevät harjoitteluun liittyvien osa-alueiden tehtäviä, tekevät isoimman ohjaustyön. Jotta vastuuta ja ohjaustyötä saadaan jaettua, kannattaa tiimistä nimetä oppilaitoksen suuntaan ohjaajaksi joku muu kuin ne henkilöt, jotka antavat substanssiohjausta. Tämä virallinen ohjaaja hoitaa oppilaitoksen edustajan kanssa harjoittelusopimuksen ja muita hallinnollisia asioita, sopii näytöt, niiden arvioinnin jne. Lisäksi on hyvä, että jokainen tiimin jäsen sitoutuu ainakin jossain määrin kertomaan harjoittelijalle omista tehtävistään, vaikka ne eivät varsinaisesti olisi harjoittelijan opintoihin liittyviä.
Vinkki 2: Harjoittelu on muutakin kuin henkilökohtaista ohjausta
Ihan koko aikaa harjoittelija ei tarvitse henkilökohtaista ohjausta. Harjoittelijat ovat olleet laskentapalveluissa täysivaltaisia tiimin jäseniä, mikä tarkoittaa sitä, että he osallistuvat viikkopalavereihin, kehittämispäiviin, henkilöstökokouksiin sekä koulutuksiin. Harjoittelija saa näin kokemusta työelämän sosiaalisista tilanteista ja kommunikaatiosta. Tilaisuudet tuovat vaihtelua harjoittelijan työpäivään, mutta samalla helpottavat ohjaajien kuormitusta.
Vinkki 3: Tehostettu perehdytys
Jos mahdollista, kannattaa ajoittaa harjoittelu samaan ajankohtaan, kun uusi työntekijä aloittaa. Laskentapalveluissa on muutaman kerran hyödynnetty tilanteita, joissa tiimiin on tullut uusi työntekijä ja harjoittelija on aloittanut samaan aikaan. Kun perehdytämme uutta työntekijää, myös harjoittelija on mukana eikä harjoittelijan perehdytyksestä siten tule ylimääräistä työtä. Lisäksi harjoittelija saa paljon syvemmän ja konkreettisemman kuvan työtehtävästä, kun hän seuraa tehtävään valitun perehdytystä.
Käytännön asiat ennen harjoittelupaikan tarjoamista
Mistä harjoittelija?
Harjoittelijoita on tarjolla useilta tahoilta. Karelian laskentapalveluissa harjoittelijoita on ollut mm. Kareliasta ja muista ammattikorkeakouluista, Itä-Suomen yliopistosta, Riveriasta ja yksityisistä koulutusorganisaatioista. Eniten kysyntää on viime vuosina ollut Riveriasta, koska opintoja on siirrytty suorittamaan yhä enemmän näyttöjen avulla.
Harjoitteluajankohta ja pituus
Ajankohta kannattaa pyrkiä ajoittamaan niin, että tiimillä on mahdollisuus antaa ohjausta. Usein harjoittelun ajankohdasta on mahdollista neuvotella. Pidemmissä harjoittelujaksoissa harjoittelija pystyy perehtymään tehtäviin syvällisemmin ja toimimaan lisäresurssina tiimissä.
Odotukset puolin ja toisin
Harjoittelijat odottavat luonnollisesti, että he pystyvät tekemään opintoihinsa tarvittavat näytöt. Usein on myös odotuksia siitä, että he voisivat suorittaa näyttöihin vaadittuja työtehtäviä jopa itsenäisesti ja saada näin työkokemusta. Osaaminen ja valmiudet voivat kuitenkin olla vielä niin aluillaan, että on mahdotonta toteuttaa harjoittelijan toivetta itsenäisestä työskentelystä. Ennakkoon lupauksissa kannattaakin olla mieluummin varovainen: jos harjoittelijan kyvyt sitten antavat myöten enempään, on se iloinen asia molemmille osapuolille!
Velvoitteet
Vaatimus harjoittelun palkallisuudesta kannattaa selvittää oppilaitokselta. Harjoittelusta laaditaan kirjallinen sopimus Karelian, oppilaitoksen ja harjoittelijan välillä. Karelian velvoitteena on ohjata ja arvioida harjoittelijan näytöt. Harjoittelijan velvoitteena on suorittaa näytöt tai vaihtoehtoisesti kirjoittaa raportti tai oppimispäiväkirja. Lisäksi hänen tulee toimia työyhteisössä sen sääntöjen mukaan.
Ihan parhaita kokemuksia
Karelian laskentapalveluissa harjoittelijoita on ollut vuosina 2009–2024 yhteensä 15 eli keskimäärin yksi harjoittelija vuodessa. Toki vuodet eivät tässäkään ole olleet veljiä keskenään; joinain vuosina harjoittelijoita on ollut useampi ja muutamina vuosina harjoittelijoita ei ole ollut lainkaan.
Harjoittelijoilla on ollut hyvin erilaiset taustat ja tarpeet harjoitteluun. Ikäjakauma on ollut 18 – 45 vuotta. Nuoret ovat olleet opintojensa alkutaipaleella eikä työkokemusta ole vielä ehtinyt kertyä. Lisäkoulutuksesta harjoitteluun tulleilla on ollut työkokemusta taloushallinnon alalta pitkäänkin. Monet heistä ovat olleet alanvaihtajia ja heillä on ollut työkokemusta muilta aloilta, jopa kymmeniä vuosia. Olemme saaneet kuulla monia tarinoita eri työyhteisöjen hyvistä ja huonoista puolista ja harjoittelijoiden aikaisemmasta työkokemuksesta on voitu ottaa oppia.
Hienoimpia tiimin kannalta ovat olleet kokemukset, kun harjoittelijalla on ollut niin hyvät osaamisvalmiudet, että hän on pystynyt harjoittelun aikana tekemään työtehtäviä lähes tai täysin itsenäisesti. Nämä harjoittelijat ovat kyenneet myös kehittämään ja sujuvoittamaan prosesseja, osa ihan oma-aloitteisesti. Harjoittelijasta on tullut silloin tiimin voimavara. Muutamat harjoittelijat ovat saaneet tiimistä myöhemmin määräaikaisia työsuhteita, kun olemme tarvinneet sijaisia. Mikä voisikaan olla parempi tulos harjoittelusta kuin työllistyminen!
Aina ei voi onnistua
Niiden 15 vuoden aikana, jolloin harjoittelijoita on ollut, on käynyt myös niin, että harjoittelija on lopettanut harjoittelun kesken. Syynä keskeyttämiseen oli se, että harjoittelija halusi opetella nimenomaan liikekirjanpitoa. Toimimme tuohon aikaan Joensuun kaupungin liikelaitoksena ja kirjanpito tehtiin kunta-alan säännösten mukaan, ja se poikkeaa liikekirjanpidosta. Harjoittelija havahtuikin nopeasti siihen, että hänelle sopivampi harjoittelupaikka olisi esimerkiksi tilitoimisto.
Harjoittelun ajankohta on voinut aiheuttanut tilanteita, että harjoittelija ei ole päässyt tekemään riittävää näyttöä. Taloushallinnossa tehtävät jakautuvat kalenterivuodelle eri aikoihin ja siksi esim. syksylle ajoittuneen harjoittelijan ei ollut mahdollista osallistua tilinpäätöksen tekemiseen, koska se tehdään Kareliassa alkuvuodesta.
Aika ajoin tiimissä on myös todettu, että nyt emme ehdi, emme jaksa, emmekä pysty. Harjoittelupaikan kysyjiä on vuosittain enemmän kuin heitä on ollut mahdollista ottaa. On sekä tiimiä että harjoittelijaa kohtaan parempi olla rehellinen ja myöntää että joskus on parempi keskittyä omiin substanssitehtäviin ja siirtää harjoittelijan ottaminen sopivampaan hetkeen. Karelian tiimimallissa tiimi voi itse päättää tällaisista asioista ja hyvä niin.
Harjoittelijoilta saatua palautetta
Tätä artikkelia varten kysyttiin Kareliassa harjoittelunsa tehneiltä palautetta harjoittelusta. Karelian valikoitumiseen harjoittelukohteeksi löytyi useita syitä. Opiskelijat kertoivat hakeneensa harjoittelupaikkaa Kareliasta mm. siksi, että hoidamme taloushallinnon itse, olemme isohko toimija alueella ja tuttavilta oli kuultu hyvää palautetta. ”Karelia on mielestäni moderni ja aktiivisesti itseään kehittävä korkeakoulu”, oli erään harjoittelijan vastaus siihen, miksi hän haki Kareliaan.
Moni harjoittelija koki, että harjoittelulle asetetut odotukset eivät pelkästään täyttyneet vaan jopa ylittyivät. Harjoittelu oli ollut monipuolista ja he olivat päässeet tutustumaan taloushallinnon tehtäviin laajemmin kuin harjoittelu olisi vaatinut. Ohjaajat olivat heidän mielestään motivoituneita ja harjoittelijalla oli vapaus oppia ja harjoitella työntekoa oikeasti.
Tiimityöskentelystä annettiin myös positiivista palautetta. Harjoittelijat kokivat tulleensa kohdatuiksi tasa-arvoisina ja arvostettuina tiimin jäseninä. Myös ilmapiiriä kiiteltiin rennoksi ja mukavaksi.
Positiivisesta palautteesta on tämän artikkelin kirjoittajalle parhaiten jäänyt mieleen tilanne, jossa harjoittelija saapui jälkeen päin henkilökohtaisesti kiittämään siitä, että olimme tarjonneet hänelle harjoittelupaikan. Hän oli sitä mieltä, että yksi vaikuttava tekijä siinä, että hänet valittiin vakinaiseen tehtävään, oli harjoittelu nimenomaan Kareliassa. Muidenkin harjoittelijoiden palautteista kävi ilmi, että he uskovat Kareliassa harjoittelulla olevan positiivinen merkitys työnhakutilanteissa.
Ylihuomisen osaajat
Harjoittelijat ovat rikastuttaneet laskentapalvelujen tiimiä monin tavoin. He ovat tuoneet uutta osaamista, uusia näkökulmia, haastaneet meitä tarkastelemaan omia toimintatapojamme ja heidän innostuksensa oppia uutta on tarttunut meihinkin. Kyseenalaistaminen ja uudet ideat ovat johtaneet prosessien sujuvoittamiseen ja tehostamiseen, mikä ei ole hyödyttänyt pelkästään omaa tiimiämme vaan koko Kareliaa.
Korkeakoulujen tukipalvelutiimeissä työskentelee tyypillisesti mm. kirjastopalvelujen, tietotuotannon, tietotekniikan ja kirjanpidon sekä opiskelija- ja henkilöstöasioiden ammattilaisia. Meitä tarvitaan jatkossakin. Varmistetaan siis edustamiemme alojen opiskelijoiden harjoittelut, jotta saamme uusia, innokkaita ja osaavia työtekijöitä tiimeihimme!
Kirjoittaja:
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: freepik