Base Camp -hanke järjestää keväällä 2022 Sinä ja minä verkkokaupassa -valmennuksen, johon kuuluvat olennaisesti intensiivivalmennukset sekä etäteknologiakokeilut. Valmennuksessa kokeillaan Microsoft Teams -sovelluksen etätyöskentely-ympäristöä hajautetun tiimin työvälineenä. Tässä artikkelissa kuvataan Teamsin käyttöönoton ongelmia organisaation ulkopuolisten tunnusten kanssa.
Teamsin etäkokousympäristö antaa ja ottaa
Valmennuksen etätyöskentelykokeilun tarkoituksena on hyödyntää Teamsin tiedostonjako- sekä etäkokousominaisuuksia aiempaa tehokkaammin. Osallistujat perehdytetään hajautetun etätyöskentelyn erityispiirteisiin sekä ohjeistetaan huomioimaan ne.
Teamsin kokousympäristö tarjoaa keskustelua varten yhteisötilan, jonka päälle kytkeminen vaatii vähintään neljä osallistujaa. Yhteisötila näyttää osallistujat upotettuna virtuaaliseen ympäristöön, jossa he näkevät toistensa ilmeet ja eleet samalla kun puhuvat. Esitysten jakaminen onnistuu yhteisötilassa vaivattomasti, ja 2D-kokous antaa hyvän vaikutelman yhdessä toimimisesta etäosallistumisesta huolimatta. Kokousten asialistat sekä dokumentit ovat näppärästi tallennettavissa Teamsin tiedostoihin, ja selaimessa toimivien toimistosovellusten käyttö on suoraviivaista.
Kokoustaminen pelkästään ulkopuolisten kesken tuo myös rajoituksia. Esimerkiksi verkkokokousten sijoittaminen kalenteriin ei onnistu vierailijatunnuksin, olettaen että osallistujien käytössä on pelkästään heille osoitettu Teams-ympäristö. Toki useampien Teams-ympäristöjen luominen on mahdollista, mutta tällöin tiedostojen keskitetty hallinta ei toimi. Näiden reunaehtojen vuoksi kokousajat on ilmoitettava muilla menetelmillä. Onneksi kaikkien osallistujien on mahdollista aloittaa kanavalla kokous, ja muut voivat liittyä samaan kokoukseen pelkästään yhtä painiketta painamalla.
Teamsin ongelmakohtiin ei aina löydy vastausta
Teams-ympäristö vaatii aina käyttäjätunnuksen, mikä on myös sen suurin heikkous. Pääasiassa tunnusten rekisteröinti toimii, ja organisaation ulkopuolisia käyttäjiä on mahdollista liittää tiimiin vierailijoina, mutta kirjautuminen Teams-sovelluksen kautta organisaatioon tuntuu välillä olevan lähes mahdotonta.
Yksi käytettävyysongelmista on Teams-sovelluksen tausta-ajo. Se käynnistyy automaattisesti koneen käynnistyksen yhteydessä ja yleensä myös avaa Teamsin uuteen ikkunaan. Ikkunan sulkeminen jättää Teamsin tausta-ajoon, mutta sen saa sammutettua tehtäväpalkin kuvakkeen kautta – mikäli käyttäjä ymmärtää näin tehdä. Satunnaisille käyttäjille tämän hahmottaminen on hankalaa.
Käyttäjän koittaessa esimerkiksi vaihtaa organisaation hallinnoiman tunnuksen henkilökohtaiseen tunnukseen, Teams voi antaa virheviestin, jonka mukaan sovellus toimii ainoastaan organisaation tunnuksilla. Tällöin käyttäjän on osattava tyhjentää Teamsin välimuisti ja kirjautua uudestaan sisään, jotta uudella tunnuksella liittyminen onnistuu.
Teams vaikuttaa vaativan myös jatkuvan verkkoyhteyden. Teams asentuu koneelle siten, että se käynnistyy koneen käynnistyksen yhteydessä automaattisesti. Joissain tilanteissa koneen verkkoyhteys saadaan päälle vasta Teamsin käynnistymisen jälkeen. Tällöin ulkopuolisella tunnuksella kirjautuminen onnistuu, mutta yhteyden muodostaminen haluttuun organisaation ei. Tällaisessa tilanteessa käyttäjän on lopetettava ohjelma kokonaan ja käynnistettävä se uudestaan esimerkiksi alkuvalikon kautta. Organisaation tunnuksilla kirjauduttaessa vastaavaa ongelmaa esiintyy harvemmin.
Myös Teamsin päivitystarpeet tulevat välillä esille erikoisesti. Ne voivat ilmetä klikattaessa sähköpostiin tullutta kutsulinkkiä ja selaimen pop up -ikkunan “Avaa Teams-sovelluksessa” -painiketta. Jos käyttäjä on samalla kirjautumassa ensimmäistä kertaa toisen organisaation Teamsiin, hän on jo aivan hukassa. Edellinen sovellus on poistettava, uusi versio asennettava, ja sitten kirjauduttava jälleen uudestaan. Tämän jälkeen käyttäjän voi olla tarpeen mennä sähköpostiin klikkaamaan kutsulinkkiä uudestaan päästäkseen samaan vaiheeseen kuin ennen päivitystä.
Vaihtoehtoisesti Teams ei lähetä päivitystarpeestaan mitään viestiä, vaan kirjautumisen jälkeen sovellus jää “liittymään” uuteen organisaatioon määräämättömäksi ajaksi eikä ikinä toivu tilanteesta. Uusia käyttäjiä tämä turhauttaa varsin voimakkaasti.
Testausta ja ratkaisuja yhdessä kokeillen
Teamsissa on hyviä ominaisuuksia, mutta sen käyttöönotto on autentikointimekanismien vuoksi varsin työlästä. Jos etätyötiimiin on tarkoituksena ottaa mukaan organisaation ulkopuolisia käyttäjiä, jokaiselle käyttäjälle on varattava yksilöllinen ohjausaika sisäänkirjautumisen mahdollistamiseksi sekä eri ongelmatilanteiden ratkaisujen esittelemiseksi. Mikäli sisään- ja uloskirjautumistanssi lopulta onnistuu, sovelluksen ominaisuuksia pääsee testaamaan. Etätyöskentelykokeilu jatkuu vielä toukokuun, joten ei ole syytä lannistua.
Anssi Gröhn, tietojenkäsittelyn lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mika Lappalainen, tekninen asiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Tuikku Kuivalainen, projektityöntekijä, Karelia-ammattikorkeakoulu
Base Camp -Opiskelijayrittäjyysalustojen kehittäminen -hanke