Karelian laskentapalvelujen tiimin kehittämiskohteena on kuluneen kahden vuoden ajan ollut prosessien sujuvoittaminen sähköistämällä, automatisoimalla tai jopa jättämällä tarpeettomaksi todettuja työvaiheita pois. Yhdeksi kehittämiskohteeksi valittiin keväällä 2022 matkavarausprosessin sujuvoittaminen. Kareliassa hoidettiin kotimaan työmatkoihin liittyvien matkalippujen ja majoittumisten varaukset keskitettynä palveluna laskentapalveluissa.
Matkojen varaaminen keskitetysti vei aikaa ja hermoja
Matkavarausprosessi työllisti yhden hallintosihteerin lähes kokonaan. Matkojen varaaminen tapahtui käytännössä mm. lähettämällä sähköpostia esimerkiksi tarvittavista junalipuista ja hotellimajoituksesta. Tavanomaista oli, että hallintosihteeri joutui kysymään matkustajalta tarkentavia tietoja esimerkiksi junan paikkavaraustoiveista, lähtö- ja paluuajoista tai sopivasta hotellin sijainnista ja huonetoiveista. Sähköposteja lähetettiin tiuhaan tahtiin ja hikikarpalot kihosivat sekä varaajan että matkustajan otsalle, ehditäänkö varaukset tehdä ajoissa. Mitä ilmeisimmin keskitetty palvelu ei ollut sujuvin tapa hoitaa matkojen varauksia.
Käynnistimme Karelian laskentapalvelujen ja hallinnon suunnittelijan yhteisen kehittämisprojektin, jonka tavoitteeksi asetettiin matkavarausprosessin sujuvoittaminen siten, että matkustajat voivat itse tehdä työmatkoihin liittyvät matka- ja majoitusvaraukset ilman välikäsiä. Selvitimme erityisesti junalippujen, kotimaan hotellivarausten sekä ryhmäkuljetusten ja tilausajojen itsevaraamista. Lisäksi selvitimme matkatoimiston kautta tehtävät varauksia, kuten lentoliput ja ulkomaanmatkat. Prosessin muuttamisen myötä laadittiin varaamisjärjestelmien käyttöohjeita ja päivitettiin matkustusohjetta.
Kotimaan majoitusvaraukset Hotelzon-hotellivarausjärjestelmästä
Karelialla on ollut Hotelzon-hotellivarausjärjestelmä käytössä jo usean vuoden ajan keskitetyissä matkavarauksissa. Varausjärjestelmään oli muodostunut valmiiksi suurelle osalle Karelian henkilöstöä matkustajaprofiilit. Tätä taustaa vasten järjestelmän toimittajan oli helppo muuttaa matkustajille varausjärjestelmään itsevaraamisoikeudet ja näin matkustajat voivat itse tehdä kotimaan majoitusvaraukset Hotelzonin kautta. Jokaiselle matkustajalle luotiin oma käyttäjätunnus ja salasana. Uudet henkilöt rekisteröityvät itse käyttäjäksi suoraan toimittajan sivujen kautta ilman välikäsiä. Matkustaja voi varata majoituksia itselleen, mutta myös esim. kollegalle tai vieraille, joiden majoituksen Karelia maksaa. Matkustajat eivät pääse omilla tunnuksillaan näkemään muiden matkustajien tietoja eikä varauksia.
Hotelzon tuo tarjolle ensimmäisenä Hanselin kilpailuttamat sopimushotellit ja –hinnat, joita matkustajien on ensisijaisesti käytettävä. Järjestelmään on asetettu Karelialle majoitusvuorokauden hintakatoksi 150 €/vrk, jonka ylittävä varaus on tehtävissä, mutta syy katon ylittämiseen tulee ilmoittaa. Lisäksi järjestelmää on räätälöity Karelian tarpeisiin määrittelemällä pakollisia kenttiä, mm. kustannuspaikkatieto.
Hotelzon-hotellivarausjärjestelmän käyttöönotto oli sujuvaa ja matkustajilta on saatu positiivista palautetta järjestelmän helppokäyttöisyydestä. Järjestelmä on toiminut moitteettomasti.
Kotimaan junaliput VR:n Yritysverkkokaupasta
VR:llä on yritysasiakkaille oma varausportaali Yritysverkkokauppa, jota Kareliassa on keskitettyjen matkustuspalvelujen toimesta käytetty jo vuosia. Varausprosessin muutoksen myötä VR:n yritysverkkokauppaan ei luotu kaikilla matkustajille omia käyttäjätunnuksia vaan Karelialle tehtiin yksi yhteiskäyttöinen käyttäjätunnus ja salasana. Matkustaja voi varata lippuja itsensä lisäksi myös muille. Yritysverkkokauppa ei mahdollista työskentelyhyttien varaamista eikä lippujen perumista ja muuttamista sähköisesti, vaan ne on tehtävä edelleenkin puhelimitse.
Käyttöönotto muutamien alkuvaikeuksien jälkeen on sujunut hyvin ja matkustajilta on saatu positiivista palautetta laatimistamme selkeistä järjestelmän käyttöohjeista.
Lentoliput ja ulkomaanmatkavaraukset sopimusmatkatoimiston kautta
Lentolippujen ja ulkomaanmatkojen keskitetystä varauspalvelusta oli luovuttu jo aikaisemmin ja matkustajat tekevät tiedustelut ja varaukset suoraan sopimusmatkatoimiston American Express Global Business Travel GBT Finland Oy:n kautta sähköpostitse tai puhelimitse. Varaamista sujuvoitettiin edelleen siten, että matkustajat voivat uutena vaihtoehtona tehdä halutessaan itse matkavaraukset suoraan matkatoimiston varausportaalista. Matkustajilla tulee olla matkustajaprofiili matkatoimiston varausjärjestelmään. Matkustajaprofiilien luominen tapahtuu edelleen keskitetysti Karelian hallinto- ja tukipalvelussa.
Ryhmäkuljetukset ja tilausajot sopimustoimittajilta
Karelialla on ollut käytössä ryhmäkuljetuksiin dynaaminen hankintajärjestelmä. Käytännössä järjestelmä osoittautui kankeaksi eikä se soveltunut Karelian tarpeisiin. Dynaaminen hankintajärjestelmä päätettiin tämän vuoksi lakkauttaa vuoden 2022 lopussa. Ryhmäkuljetusten tilausten sujuvoittamiseksi Pohjois-Karjalan hankintatoimi kilpailutti Karelialle ryhmäkuljetukset ja tilausajot. Sopimustoimittajia on jatkossa kolme: Savo-Karjalan Linja Oy, Savonlinja Oy ja Pohjolan Matka. Kuljetusten tilaaminen ja minikilpailutus tapahtuu sähköpostitse suoraan sopimustoimittajilta. Tilausprosessi yksinkertaistuu ja nopeutuu, koska tilaus-/varausvaihtoehtoja on kaksi:
- Yhden päivän alle 250 km kuljetukset tilataan suoraan sopimustoimittajilta etusijajärjestyksessä.
- Muussa tapauksessa kuljetuksesta tehdään minikilpailutus sopimustoimittajien kesken.
Ryhmäkuljetusten ja tilausajojen uusi tilauskäytäntö otetaan käyttöön 1.1.2023.
Opiskelijoiden opintomatkat
Opiskelijoiden opintomatkojen varaamisessa on koulutusvastuilla omat sujuvat käytännöt, joiden muuttamiseen ei ollut tarvetta. Itsevaraamisjärjestelmät ovat tarkoitettu henkilökunnan työ- ja koulutusmatkojen varaamiseen, opiskelijat tekevät opintomatkoihin liittyvät varaukset itse.
Tiedottaminen ja ohjeistus uusista käytännöistä
Matkavarausten itsevaraamisjärjestelmiin siirtymisestä ja uusista käytännöistä tiedotettiin henkilöstöä ensimmäisen kerran Karelian henkilöstökokouksessa 22.8.2022, sähköpostilla järjestelmien käyttöönoton yhteydessä ja Karelia-intrassa syksyn aikana muutamalla nostolla. Itsevaraamiseen siirtyminen vaati seikkaperäisten varausjärjestelmäkohtaisten ohjeiden tekemistä. Ohjeet ja muu matkustamiseen liittyvä tieto on keskitetty Karelia-intraan Matkustaminen-sivulle. Matkustusohjetta päivitettiin siten, että matkavarauksiin liittyvät ohjeet eriytettiin omiksi ohjeiksi.
Itsevaraamisjärjestelmät sujuvoittavat matkojen varaamista
Keskitetty matkojenvarauspalvelu hidasti varausprosessia, sähköposti- ja puhelintiedustelut kuormittivat sekä matkustajia että matkanvaraajaa ja tämän vuoksi nähtiin hyödylliseksi luopua keskitetystä palvelusta. Itsevaraamisjärjestelmien käyttöönotto on sujunut erittäin hyvin. Saatu palaute on ollut positiivista ja sen perusteella ohjeistuksia on myös tarkennettu ja kehitetty. Jo syksyn aikana on todettu, että varausprosessi on nopeutunut ja sujuvoitunut. Matkustamisen ennustetaan kasvavan Kareliassa tulevina vuosina ja itsevaraamisjärjestelmien merkitys korostuu.
Kirjoittajat:
Pia Hakulinen, hallinnon suunnittelija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Anneli Liukkonen, laskentapäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: Tima Miroshnichenko