Opiskelijapalvelut ovat tärkeä osa ammattikorkeakoulun päivittäistä toimintaa. Kareliassa opiskelijapalveluiden moniin tehtäviin lukeutuvat esimerkiksi suoritusten sisällyttäminen ja korvaaminen, erilaisten todistusten laatiminen, valmistumishakemuksien käsittely, tietojen ylläpito ja ennen kaikkea opiskelijoiden kysymyksiin vastaaminen. Kun opiskelijoita on paljon, työnsarkaa riittää. Opiskelijapalvelut tarjoavat opiskelijoille monia sähköisiä palveluita, jotta asioiden hoitaminen olisi mahdollisimman jouhevaa. Seuraavaksi esittelen niistä muutaman pääkohdan.
Opiskelijaintra Pakki
Karelian opiskelijaintra Pakki (vaatii kirjautumisen Karelian käyttäjätunnuksilla) on ensimmäinen paikka, josta opiskelijan on hyvä etsiä tietoa kysymyksiinsä. Sieltä löytyy esimerkiksi linkit ammattikorkeakoulun käyttämiin palveluihin, kuten Moodleen ja Peppiin. Pakista löytyy myös esimerkiksi tietoa siitä, miten opiskelu Kareliassa toimii, kuinka opintojaan voi suunnitella ja yleisiä ohjeita opinnäytetyöhön ja valmistumiseen. Pakissa myös kerrotaan, mitä eri palveluja opiskelijalle on tarjolla, ja mitä etuuksia ja oikeuksia opiskelijalla on. Karelia myös tarjoaa opiskelijoille kansainvälistymismahdollisuuksia, joista saa tietoa Pakista. Pakissa on myös tietoa urapalveluista, jotka auttavat opiskelijaa alkuun työelämässä. Pakkiin kannattaa käydä tutustumassa, jotta saa hyvän yleiskuvan siitä, mitä Karelia tarjoaa opiskelijoilleen.
Opiskelija- ja opintorekisteri Peppi
Seuraava tärkeä sivusto opiskelijalle on opiskelija- ja opintorekisteri Peppi. Pepistä opiskelijat näkevät omat opintonsa, kuten mitä on suorittanut tai mitä pitäisi vielä suorittaa. Opintojaksoille myös ilmoittaudutaan Pepin kautta, kuten myös seuraavalle lukuvuodelle. On myös tärkeää, että opiskelijat itse päivittävät yhteystietonsa Peppiin, sillä muuttuneet tiedot eivät siirry sinne automaattisesti. On siis hyvä käydä aika ajoin tarkistamassa, että Pepissä olevat tiedot ovat oikein. Kaikkia tietoja opiskelijat eivät voi kuitenkaan päivittää itse, vaan esimerkiksi kotikunnan muuttumisesta on ilmoitettava opiskelijapalveluihin.
Atomista sähköiset todistukset
Pepin kautta opiskelijat pääsevät Atomi-palveluun. Sen kautta opiskelijat voivat ladata itselleen opiskelutodistuksen ja opintosuoritusotteen, joka on sähköisesti allekirjoitettu. Opiskelutodistuksen ja otteen saa ladata niin monta kertaa kuin haluaa. Pepissä on myös VALO-valmistumispalvelu. VALOssa opiskelijat voivat aloittaa valmistumisprosessin, ja siellä myös seurataan sen etenemistä. Karelialla on nykyisin käytössä sähköinen tutkintotodistus, joka ladataan Atomi-palvelusta. Se on ladattavissa 14 vuorokautta valmistumispäivä mukaan lukien. Opiskelijat saavat ennen valmistumispäiväänsä sähköpostilla ohjeet sen lataamiseksi. Sähköinen tutkintotodistus on virallinen asiakirja, joka korvaa aiemmin käytössä olleen paperisen tutkintotodistuksen. Sähköisen allekirjoituksen aitouden voi varmentaa mm. Digi- ja viestintäviraston sivuilla olevalla tarkistuspalvelulla.
Opiskelijapalvelut palvelevat opiskelijoita myös henkilökohtaisesti. Opiskelijapalveluille voi laittaa sähköpostia, ja meille voi soittaa tai laittaa Pakin chatissä viestiä maanantaista tiistaihin ja torstaista perjantaihin klo 11-14. Asiakaspalvelu henkilökohtaiseen asiointiin on avoinna tiistaina ja torstaina klo 11-14.
Digitalisaatio on muuttanut opiskelijapalvelujen työtä
Itse olen nähnyt töissä ollessani vain tämän digitalisaation ajan, jolloin melkein kaikki palvelut ovat saatavilla verkossa. Digitalisaatiolla on ollut suuri vaikutus opiskelijapalveluiden arkeen. Karelian opiskelijapalveluissa pidemmän aikaa työskennelleen opintoasiainsuunnittelija Erja Haverilan mukaan ennen ruuhka-aikaan saattoi tulla sähköpostiin 100-150 viestiä päivässä, joissa pyydettiin opiskelutodistusta tai opintosuoritusotetta. Atomin myötä pyynnöt ovat vähentyneet huomattavasti, mikä on vapauttanut työaikaa muulle.
Myös asiakaspalveluajat ovat supistuneet, eikä opiskelijoiden tarvitse käydä paikan päällä niin useasti. Tämä on myös aiheuttanut sen, että täällä opiskelijapalveluissa emme enää kohtaa opiskelijoita yhtä usein kuin ennen. Tämän takia saatamme jäädä opiskelijoille etäisiksi kuten myös opiskelijat meille.
Sähköisen tutkintotodistuksen käyttöönotto on myös tuonut mukanaan muutoksia, opiskelijapalvelujen päällikkö Pirjo Uusoksa huomauttaa. Valmistumishakemukset tarkistetaan ja hyväksytään sähköisesti ja itse todistuskin laaditaan Pepissä. Rehtori myös allekirjoittaa todistukset sähköisesti Pepissä käyttäen Digi- ja viestintäviraston myöntämää varmennetta, mikä tarkoittaa sitä, että todistuksia ei enää tarvitse tulostaa koulutuspäälliköiden tarkistettaviksi ja allekirjoitettaviksi. Tämän lisäksi todistusten postittaminen on vähentynyt, mikä on johtanut säästöihin niin postimaksuissa kuin monistuskuluissa.
Kirjoittaja:
Nenna Hirvonen, opintoneuvoja, Karelia-ammattikorkeakoulu