TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 25.4.2018, päivitetty 3.7.2019
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki 1050/2018
1 Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: [email protected]
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Dynasty-asianhallintajärjestelmän vastuuhenkilö
Hallinnon suunnittelija Pia Hakulinen, puh. +358 50 379 3601, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
4. Yhteyshenkilö Dynasty-asianhallintajärjestelmään liittyvissä asioissa
Hallinnon suunnittelija Pia Hakulinen, puh. +358 50 379 3601, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: [email protected]
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Dynasty-asianhallintajärjestelmän tarkoituksena on ammattikorkeakoulun toimintaan liitty-vien (ammattikorkeakoulun käsiteltäväksi tulevien ja otettujen) asioiden ja asiakirjojen käsit-tely (rekisteröinti ja seuranta), päätöksenteon hoitaminen sekä sopimusten hallinta. Järjes-telmä sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Dynasty-asianhallintajärjestelmä löytyy seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:
asianhallintajärjestelmän käyttäjät, Karelian henkilökunta, opiskelijat, asioiden vireille panijat, asiakirjojen lähettäjät, sopimusosapuolet, erilaisia sidosryhmiä
Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat:
nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, opiskelijanumero, työnantaja, henkilön rooli tai teh-tävä ko. organisaatiossa.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, julki-sen vallan käyttö, sekä lakisääteisen tehtävän hoitaminen (ammattikorkeakoululaki ja asetus).
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseen.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oman henkilkunnan osalta palvelussuhteen tehtävien hoitaminen.
11. Käsittelyn turvallisuus
Dynasty-asianhallintajärjestelmä tietoineen sijaitsee kulunvalvotussa palvelintilassa.
Toimintatapaohje on tarkoitettu kaikille asianhallintajärjestelmän käyttäjille eli henkilöille, jot-ka valmistelevat, esittelevät, tekevät toimenpiteitä, käsittelevät asioita ja ylläpitävät tietoja. Nämä henkilöt tarvitsevat käyttöoikeudet.
Henkilöille, joille riittää asiakirjojen lukuoikeus, on mahdollista järjestää selainliittymä. Selain-liittymän käyttö edellyttää, että henkilöllä on käyttäjätunnus ja salasana Karelia-ammattikorkeakoulun tietojärjestelmään.
Karelia-ammattikorkeakoulun käytössä olevaan Dynasty-asiahallintajärjestelmään ei anneta erillisiä käyttäjätunnuksia eikä salasanoja. Ne järjestelmän osiot, joihin käyttäjälle on annettu käyttöoikeudet avautuvat, kun henkilö kirjautuu työasemalleen.
Luottamuksellisten viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Toimenhaltijan ja hallituksen päätökset tiedotetaan asianosaiselle ja asian edellyttämille ta-hoille. Hallituksen kokousten pöytäkirjat ja osa rehtorin päätöksistä julkaistaan Karelian intra-netissä.
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Dynasty-asianhallintajärjestelmän asiakirjoja tietoineen säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyy-tää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseis-ten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pe-rua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.