YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laatimispäivämäärä: 23.11.2017, muokattu: 26.6.2019, päivitetty 1.4.2021 EU-tietosuoja-asetus (EU 679/2016)
1. Rekisterinpitäjä
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
2a. Rekisterin vastuuhenkilö
Tietoasiantuntija
2b. Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa
Tietoasiantuntija Kaisa Varis, Karelia Ammattikorkeakoulu Oy sähköposti: kaisa.varis(at)karelia.fi, puh. +358504331624
2c. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, PL 256, 80101 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
3. Rekisterin nimi
JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalvelu / VIRTA-julkaisutietopalvelu
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
JUSTUS – julkaisutietojen tallennuspalveluun tallennetaan Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n henkilöstön julkaisutietoja. Palveluun tallennetut tiedot siirtyvät automaattisesti VIRTA-julkaisutietopalveluun. VIRTA-julkaisutietopalvelu on Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) omistama palvelu, jonka teknisestä toteutuksesta ja kehityksestä vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (CSC). VIRTA-julkaisutietopalvelu kokoaa yhteen julkaisujen tiedot kaikista suomalaisista yliopistoista, ammattikorkeakouluista, tutkimuslaitoksista ja yliopistollisista sairaaloista ja tarjoaa yhteismitallista ja ajantasaista vertailutietoa niiden julkaisutoiminnasta.
VIRTA-julkaisutietopalveluun siirtyneet tiedot näkyvät Juuli-julkaisutietoportaalissa. Juuli-portaalissa voi selailla tutkimusorganisaatioiden julkaisutietoja ja tehdä niistä hakuja.
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy toimii tallennetun julkaisutiedon rekisterinpitäjinä omien tietojensa osalta ja vastaa JUSTUS -julkaisutietopalveluun tallentamiensa tietojen sisällöstä, virheettömyydestä ja ajantasaisuudesta. Tallennettaessa valtakunnalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun kyseessä ei ole tietojen luovutuksesta, vaan tiedot säilyvät osana tutkimusorganisaatioiden rekisteriä ja rekisterinpitovastuuta. Tutkimusorganisaatiot rekisterinpitäjinä päättävät tietojen hyödyntämisestä ja luovuttamisesta VIRTA-julkaisutietopalvelusta eteenpäin.
VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennettuja tietoja käytetään Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n sisäisessä tilastoinnissa (julkaisujen lukumäärä ja julkaisujen määrä / alayksikkö).
Rekisteristä poimitaan ja välitetään Justus-palvelun kautta teknistä käyttöyhteyttä käyttäen tietoja julkaisujen mahdollisista avoimen julkaisemisen OpenAPC-maksuista kansainväliseen OpenAPC-palveluun (https://openapc.net/), joka kerää yhteen tietoa julkaisujen kustannuksista eri maiden tutkimusorganisaatioista.
5. Rekisterin pitämisen peruste – henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön. Säädökset ja määräykset ovat lueteltuna kohdassa säännönmukainen tietojen luovutus, sekä seuraavassa luettelossa:
- Ammattikorkeakoululaki 932/2014
- Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista 18.2.2014/1129
- Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus 15.9.2016/814
- Työsopimuslaki 55/2001
- Ammattikorkeakoulun johtosääntö, toimintasäännöt
- Ammattikorkeakoulun AVAINTA-työehtosopimukset
5a. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää tiedot ammattikorkeakoulun henkilöstön tuottamista julkaisuista.
Rekisteriin tallennetaan
- Julkaisun tekijän nimi
- Julkaisun tekijän organisaatio ja organisaation alayksikkö (kustannuspaikka)
- Julkaisun tekijän ORCID-tunniste (jos olemassa)
- Julkaisun tunnistetiedot: nimi, julkaisija, ISBN-numero, julkaisun verkko-osoite jne.
Lisäksi järjestelmään tallentuu organisaatiokohtainen lokirekisteri käyttäjien suorittamista toimenpiteistä.
5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät – JUSTUS -julkaisutietojen tallennuspalvelu
- VIRTA-julkaisutietopalvelu
- Vipunen -opetushallinnon tilastopalvelu
- Juuli-julkaisutietoportaali (Kansalliskirjasto)
- Karelia-Vipunen
- OpenAPC
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöltä itseltään: JUSTUS- julkaisutietojen tallennuspalvelun lomakkeella, sähköpostilla.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset vastaanottajineen – henkilötietojen antamisen peruste ja rekisterinpitäjän oikeutetut edut
A. Säännönmukaiset luovutukset
OKM:n vuosittainen julkaisutiedonkeruu korkeakouluilta sekä muilta tutkimusorganisaatioilta toteutetaan VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. OKM käyttää tietoja mm. korkeakoulujen ohjauksessa (rahoitusmalli, tunnuslukutavoitteet, OKM:n palaute), OKM:n raportoinnissa ulospäin ja horisontaalisessa yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa sekä suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa.
Tilastotiedot VIRTA-julkaisutietopalveluun tallennetuista julkaisuista julkaistaan vuosittain Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa.
B. Rekisterinpitäjän päätöksellä
Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammattikorkeakoulu päättää luovuttaa tietoja ja antaa luvan yhdistää Turun yliopiston Koulutussosiologian tutkimuskeskuksen tietojärjestelmän korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun niin, että Karelia-ammattikorkeakoulun julkaisutiedot ovat tutkimusprojektissa hyödynnettävissä.
Rehtori/toimitusjohtajan päätös 25/07.01.04/2017: Karelia-ammattikorkeakoulu päättää luovuttaa tietoja Suomen Akatemialle ja antaa luvan yhdistää Akatemian tietojärjestelmän korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-julkaisutietopalveluun niin, että Karelia-ammattikorkeakoulun julkaisutiedot ovat hyödynnettävissä tutkimusrahoituksen haku- ja raportointiprosesseissa ja julkaisulle voidaan liittää VIRTA-julkaisutietopalvelussa tutkimushankkeen tunniste.
Hallinto- ja talousjohtajan päätös 69/13.01/2018 5.9.2018 § §8: Karelia Ammattikorkeakoulu Oy päättää myöntää tiedonluovutusluvan Virta-julkaisutietovarannosta niin, että julkaisutiedot ovat hyödynnettävissä laskentaresurssien haku- ja raportointiprosesseissa.
Rehtori/toimitusjohtajan päätöksellä 48/07.01.04/2019 Karelia Ammattikorkeakoulu Oy luovuttaa VIRTA-julkaisutietopalveluun tuomansa julkaisutiedot edelleen OpenAIRE-portaaliin kaikilta julkaisuvuosilta.
Oikeutettu etu liittyy julkaisutoiminnan hoitamiseen sekä palvelussuhteen hoitamiseen.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Juuli-julkaisutietoportaalin kautta julkaisutiedot ovat avoimesti saatavilla (www.juuli.fi).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet – käsittelyn turvallisuus
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy huolehtii rekisterinpitäjänä tietosuojan toteutumisesta käyttäessään JUSTUS -julkaisutietojen tallennuspalvelua.
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön edellyttämää hyvää henkilötietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia säännöksiä.
CSC vastaa JUSTUS -julkaisutietojen tallennuspalvelusta ja VIRTA-julkaisutietopalvelusta ja ylläpitää niitä. CSC huolehtii tiedonluovutusten toteutuksesta ja niiden asianmukaisuudesta sekä tietovarannon ylläpidosta, suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta. CSC on velvollinen huolehtimaan järjestelmien asianmukaisuudesta, ylläpidosta, suojaamisesta, tietoturvallisuudesta ja tietojen säilyttämisestä. CSC:n kuvaus julkaisutietojen käsittelystä löytyy tästä linkistä. Siellä kuvataan esimerkiksi se, että JUSTUS-palvelussa käyttäjien tunnistautumisessa käytetään Eduuni-ID identiteetin- ja käyttöoikeuksienhallintaa (Eduuni-ID). Ennen kirjautumista käyttäjä rekisteröi käyttöönsä Eduuni-ID -tunnuksen ja rekisteröinti tehdään käyttäen käyttäjän työsähköpostiosoitetta, nimeä ja organisaatiota. Eduuni-ID -tunnukselle on oma tietosuojaseloste, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (Eduuni-ID tietosuojaseloste).
10. Rekisteröidyn oikeudet
EU tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklojen 15-22 mukaan rekisteröidyn oikeudet yleisesti ilmaistuna ovat 25.5.2018 asetuksen soveltamisen alkaessa:
- oikeus saada pääsy tietoihin
- oikeus tietojen oikaisemiseen
- oikeus tietojen poistamiseen
- oikeus käsittelyn rajoittaminen
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustamisoikeus
Tietojen poistamiseen liittyen artiklan 17 kohdassa 3 on mainittu poikkeuksista, joita tämän rekisterin osalta ovat ainakin lakisääteisen tehtävän hoitaminen sekä tieteelliset tutkimustarkoitukset. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.
11. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön tietosuojavastaavalle. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Tiedot antaa rekisterin vastuuhenkilö. Henkilölle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin asiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin tulosteisiin tai syötelomakkeisiin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tietonsa korjaamista. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee rekisteritiedon käsittelijä sen omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä. Mikäli rekisteritiedon käsittelijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan rekisterin vastuuhenkilön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
13. Henkilötietojen säilytysaika
Karelia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.