YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE Laatimispäivämäärä: 3.2.2023
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1 Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3 Tietovaraston vastuuhenkilö
ICT-järjestelmäasiantuntija Paavo Hynynen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 529 7959, sähköposti: paavo.hynynen(at)karelia.fi
Tietotuotannon asiantuntija Lauri Hänninen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 407 5466, sähköposti: lauri.hanninen(at)karelia.fi
4 Yhteyshenkilöt tietovarastoon liittyvissä asioissa
ICT-järjestelmäasiantuntija Paavo Hynynen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 529 7959, sähköposti: paavo.hynynen(at)karelia.fi
Tietotuotannon asiantuntija Lauri Hänninen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 407 5466, sähköposti: lauri.hanninen(at)karelia.fi
5 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6 Tietovarasto koostuu seuraavista tiedoista
Tietoja tietovarastoon kerätään seuraavista järjestelmistä:
Peppi
- Opiskelijan perustiedot
- Opiskelijanumero
- Oid
- Henkilötunnus
- Nimitiedot
- Yhteystiedot
- Sukupuoli
- Kansalaisuus
- Äidinkieli
- Kotipaikkatiedot
- Lukuvuosittaiset läsnä- / poissaolotiedot
- Opinto-oikeustiedot
- Hylätyt suoritukset
- Opintojaksoille ilmoittautumiset
- Henkilökohtainen opetussuunnitelma
- Lähtöorganisaatio
Virta-tietovaranto
- Hyväksytyt suoritukset
- Lukuvuosi-ilmoittautumiset
Reportronic
- Projektien perus- ja taloustiedot
- Työaikasuunnitelmat
- Työajan toteumat
Raindance (UDP)
- Taloustiedot eri toiminnoista
Personec F
- Palkattomat poissaolot
- Työsuhdetiedot
- HTV-tiedot
- Toteutuneet palkkatiedot
Opintopolku, Opiskelijahakutiedot
- Oid
- Hakukohde
- Hakutoive
- Haku pvm.
- Yhteystiedot
- Sukupuoli
- Syntymäaika
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Tiedot kootaan Karelian sisäisen sekä viranomaisraportoinnin käyttöön. Raportointi sisältää tietoa Karelian toiminnan tuloksista sekä talouden seurannasta.
8 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilöstöä, opiskelijoita sekä opiskelemaan hakevia
9 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, tai tarveperäinen suostumus henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
10 Henkilötietojen antamisen peruste
Rekisteriä varten ei kerätä uusia henkilötietoja, vaan tietovarasto kokoaa tiedot olemassa olevista rekistereistä. Henkilötietojen antamisen peruste on kuvattu kunkin rekisterin osalta erikseen.
11 Käsittelyn turvallisuus
Tietovaraston käyttöoikeus perustuu erikseen myönnettäviin käyttöoikeuksiin. Oikeudet myöntää Karelian tietohallinto. Tietovarastosta syntyy seuraavat lokitiedot:
- Transactionloki tietokannasta
- Kirjautumistiedot
- Kannan/taulujen käyttötiedot
12 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta Karelian ulkopuolelle, vaan data jalostetaan raporttimuotoon ja esitetään Karelian tietoportaali “Karelia-Vipusen” raporteissa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
13 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy kunkin tietoja luovuttavan rekisterin osalta erikseen lakisääteiseen säilytysaikaan sidottuna.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
15 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.