Karelia-ammattikorkeakoulu: Webropol-kyselyihin sisältyvien henkilötietojen käsittely
YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE Laatimispäivämäärä: 25.6.2019
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Karelia-amk:n henkilökunnan Webropol-kyselyihin sisältyvien henkilötietojen käsittely
Tämä tiedonanto/seloste sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 12 ja 13 artiklan mukaiset tiedot rekisteröidylle (luonnolliselle henkilölle). Tämä ilmoitus annetaan rekisteröidylle häneltä henkilötietoja kerättäessä.
4. Yhteyshenkilöt Webropol-kyselyihin liittyvissä asioissa
Webropol-kyselyjen (palvelun) pääkäyttäjät Karelia-ammattikorkeakoulussa ovat: Mikko Penttinen, Tuula Hiltunen. Tukipyynnöt: helpdesk(at)karelia.fi.
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 525 0623, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Ammattikorkeakoulun lakisääteisten tehtävien hoidossa tarvittavien kyselyjen laatiminen ja lähettäminen, vastausten ja ilmoittautumisten kerääminen, raporttien luominen ja tilaisuuksien järjestelyt Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskevan tehtävän hoitaminen, julkisen vallan käyttö, lakisääteisen tehtävän hoitaminen (ammattikorkeakoululaki (932/2014) ja valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)).
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilökuntaa, opiskelijoita ja yhteistyötahojen henkilöitä sekä muita ammattikorkeakoulun tilaisuuksiin osallistujia. Henkilötiedot ovat ammattikorkeakoulun järjestämien kyselyjen, vastausten, ilmoittautumisten, raporttien luomisen ja tilaisuuksien järjestelyjen edellyttämiä henkilötietoja.
8. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 6 mainittujen tehtävien hoitamiseen.
9. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oman henkilökunnan osalta palvelussuhteen hoitaminen.
10. Käsittelyn turvallisuus
Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmiin on käyttöoikeudet vain niillä henkilöillä, joiden on tarve työtehtävissä käsitellä tietoja.
11. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti kyselyihin liittyville toimijoille, esimerkiksi vastaanottohenkilöstölle. Webropol Oy käsittelee henkilötietoja palvelun tuottajana.
12. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
13. Henkilötietojen säilytysaika
Kyselyn tarkoitukseen perustuva tarkoituksenmukainen säilytysaika on esimerkiksi ilmoittautumisissa tilaisuuden järjestämiseen ja jälkitoimiin tarvittava aika, enintään 6 kk tilaisuuden jälkeen. Tapauskohtaisesti se voi olla taloushallinnon, arkistoinnin tai teknisten varmuuskopioiden säilyttämisen vaatima aika.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
15. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.