Karelian Tulevaisuuden työ ESR -hankkeessa kehitetään koulutusta ja pedagogiikkaa muun muassa kehittäjäopettajien avulla. Kehittäjäopettajat pääsevät toteuttamaan työelämän kanssa tehtävän projektin, jonka toteutustavat liittyvät hankkeen pääteemoihin. Vuoden 2022 toukokuussa kehittäjäopettajana aloittanut liiketalouden lehtori Aini Simola kertoo tässä artikkelissa Kareliaan hankitun Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntämisestä eri alojen koulutuksissa. Edellisessä artikkelissa tähän teemaan liittyen käsiteltiin laajemmin hankinta- ja tarvemääritysprosessia. Toiminnanohjausjärjestelmä tukemaan koulutuksen ja työelämän tarpeita -artikkeli on julkaistu Karelian Pulssissa 10/2022.
Onnistuneen ERP-hankkeen tuotantokäyttöönotto
Kuluneen vuoden aikana Kareliassa on tehty hankintapäätös Odoo-nimisen ERP-järjestelmän sekä case-yritysten sisältämän datan osalta. Lisäksi on järjestetty henkilöstölle koulutuksia ja tutustumistilaisuuksia Odoo-järjestelmän hallinnointiin ja opetuskäytön perusteisiin. Syksyn 2023 aikana järjestelmä on ollut käytössä Karelian liiketalouden ja konetekniikan koulutuksissa kolmella eri opintojaksolla. Näiden ”virallisten” askelten lisäksi havaittavissa on valtavasti ideoita ja innostunutta ilmapiiriä ohjelmiston hyödyntämismahdollisuuksista tulevaisuudessa, kunhan ohjelmistoon ja sen mahdollisuuksiin ehditään perehtyä syvällisemmin.
Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä
Karelian koulutusten käyttöön hankittu ERP-järjestelmä on siis nimeltään Odoo. Tämä avoimen lähdekoodin ohjelmistoratkaisu tarjoaa sekä kustannustehokkaan että toimittajasta riippumattoman vaihtoehdon ja laajat kehitys- ja integraatiomahdollisuudet Kareliassa jo ennestään opetuskäytössä oleviin ohjelmistoihin, koneisiin ja laitteisiin. Lisäksi tarvemäärityksessäkin vahvasti esille nostettu ohjelmiston hyödynnettävyys mm. ICT-koulutuksessa vaatii pääsyn ns. ohjelmiston ”konepellin alle”.
Maailmanlaajuisesti Odoo-toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjiä on noin 7 miljoonaa ja Suomessa Odoon kehittäjäpartnereita ja jälleenmyyjiä on kahdeksan eri IT-konsulttitaloa. Niistä Karelian koulutuskäyttöön räätälöityä ohjelmistoa kehittämään ja järjestelmän sisältämää dataa tuottamaan valikoitui paikallinen joensuulainen Collapick Company Oy.
Karelian malli Odoo-oppimisympäristöstä
Opetuskäyttöön räätälöidyssä mallissa henkilökunta kirjautuu ja perustaa kullekin opintojaksolle tarpeensa mukaisen ”harjoitusyrityksen” hallintapanelin kautta. Vaihtoehtona on valita ns. Palvelu Oy tai Tuotanto Oy sekä ”paljon – vähän – ei lainkaan” dataa sisältävä case-yrityksen pohja. Opiskelijoiden kirjautuminen opintojaksolle määriteltyyn case-yritykseen tapahtuu verkkoselaimella, perustamisvaiheessa määritellyn yksilöidyn osoitteen kautta. Opetusta sekä demo-ympäristössä harjoittelua voi siten tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.
Ensimmäisen syksyn kokemuksia konetekniikan ja liiketalouden opintojaksoilta
Odoo-järjestelmä ympäristöineen saatiin käyttöön syyskuussa 2023 juuri ennen opintojaksojen alkua, eikä valmisteluille ole jäänyt liikaa aikaa. Me opettajatkin olemme vielä hieman uuden edessä, ja opiskelemista järjestelmän kaikista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista riittää tuleville kuukausille ja vuosille.
Odoo on kuitenkin syksyllä 2023 otettu rohkeasti osaksi arkea konetekniikan tuotannonohjauksen opintojaksolla, johon osallistuu noin 40 opiskelijaa. Liiketalouden kahdella eri toteutuksella, joille osallistuu yhteensä yli 150 opiskelijaa, on Odoon avulla harjoiteltu myynnin, asiakkuudenhallinnan sekä tarjouksen ja tilausvahvistuksen tekemistä. Lisäksi liiketalouden opintojaksoilla on päästy analysoimaan järjestelmään luodun edellisen 9 kk:n datan perusteella informaatiota case-yrityksen liiketoiminnasta.
Tuotannonohjauksen opintojaksolla on lähdetty siirtämään edellisen kevään tuotekehitysopintojakson aikana syntyneiden tuotteiden nimikkeitä Odoo-ympäristöön. Uudet tuotteet on perustettu Odoo-ympäristöön tuoterakenteen määrittelyn kautta. Nimikkeille on tehty tuotannon työvaiheistuksia sekä varastointiin liittyviä määrityksiä. Tuotteiden perustamisen jälkeen on lähdetty tekemään myyntitapahtumia ja todettu ja opittu varastosaldojen seuraamisen kautta, ostotilausten tarpeellisuus ja näiden oikeaa ajoitusta. Todellista tosielämän demoa siis todellisuutta simuloivan järjestelmän avulla.
Ostotilausten käsittelyn jälkeen ostettavien nimikkeiden kirjaamiset varastoon suoritettiin varastotapahtumina. Tämän jälkeen tarkasteltiin varastosaldoja ja todettiin mitä materiaalia ja nimikkeitä on käytettävissä. Valmistuksen puolella tarkasteltiin valmistuksen työjonoa – mitä voidaan tehdä ja mitä ei. Töiden siirtelyä työjonossa tarkasteltiin myös. Lopuksi katsottiin vielä, kuinka saadaan tuote toimitettua asiakkaalle, esimerkiksi millaisia toimitusehtoja voidaan soveltaa. Järjestelmä on mahdollistanut tuotannon näkökulmasta sen tarkastelun, mitä tapahtuu tuotteen tilauksen ja toimituksen välissä.
Odoon ollessa käytössä oppimisympäristönä ensimmäistä kertaa on opettajalla opiskelijan tavoin tunne, että järjestelmään tutustuminen ja tiedon hakeminen ottaa aikansa ja melkein jokaisella oppitunnilla opettaja oppii itsekin uutta. Ensimmäisten viikkojen perusteella Odoo-järjestelmä vaikuttaa kuitenkin käyttäjäystävälliseltä ja loogiselta, kunhan vain tutkien löytää ja kokemuksen kautta oppii parhaat käytänteet ja olennaiset kohdat tarpeellisten tietojen syöttämiseen.
Odoon pedagoginen lisäarvo?
Jotta uuden järjestelmän hankinta opetuskäyttöön olisi perusteltua, tulee sen koulutusorganisaatiossa tuottaa opetukseen pedagogista lisäarvoa. Olen kerännyt liiketalouden opiskelijoilta palautetta järjestelmän hyödyntämisestä muutamien oppituntien kokemusten perusteella. Annettujen palautteiden perusteella opiskelijoiden kokemukset ja näkemykset ovat varsin positiivisia. Odoon käyttö auttaa opiskelijoiden mielestä paremmin ”todellisten ammattitaitojen” kehittymistä. Kyse on työelämässä käytössä olevasta oikeasta järjestelmästä ja liiketoiminnan eri prosessien ymmärtäminen helpottuu Odoon käytännön harjoitustehtävien avulla.
Monellakaan perustutkinnon opiskelijalla ei vielä ole työelämän laajaa kokemusta, jolloin palautteena voi olla seuraava ajatus:
”Oli mielenkiintoista päästä näkemään oikeasti tällainen ympäristö, koska asiasta ei ole mitään aiempaa kokemusta.”
Toisaalta järjestelmään tutustuminen tuo uutta näkökulmaa ja oppia myös jo työelämässä oleville opiskelijoille:
”Oli mielenkiintoista nähdä miten tuotteen perustaminen onnistuu ja millainen prosessi myynnissä voi olla toisenlaiselle firmalle kuin se missä itse työskentelee.”
”Mukava päästä käyttämään ohjelmistoa, joka on oikeasti käytössä yrityksissä. Tuo perspektiiviä omassa työyhteisössä käytettävän ohjelmiston lisäksi ja voi vertailla erilaisia ohjelmia keskenään.”
”Käytäntö ja konkreettinen tekeminen opettaa enemmän kuin pelkkä teoria”.
Tämän liiketalouden opintojakson osalta palautteissa konkretisoituu onnistuneesti myös ammattikorkeakoulun perustehtävän eli käytännönläheisen koulutuksen tarjoaminen:
”Käytännön taitoja! se monesti tuntuu puuttuvat tai en välttämättä ole kaikilla opintojaksoilla sisäistänyt käytyä asiaa suoraan työelämään ja se tarpeisiin. Nyt kun käytössä on selkeä ohjelma ja kaikki luennot ja materiaalit liittyvät siihen myös saadun tiedon sisäistäminen ja ymmärtäminen on itselle helpompaa ja uskon että tälläinen oppiminen parantaa omia valmiuksiani.”
Itse Odoo-ohjelmistosta tuli opiskelijoiltakin hyvää palautetta mm. selkeydestä:
”Odoo oli käytännön läheinen ja helposti opittava ohjelmisto. Yleensä vastaavanlaisia ohjelmistoja kun käydään läpi niin ne ovat epäselviä ja polut pitkiä.”
Tämä on myös pedagogisen ajattelun kannalta olennainen huomio. Emme siis liiketalouden koulutuksessa ensisijaisesti pyri opettamaan järjestelmän käyttöä vaan havainnollistamaan järjestelmän avulla liiketoiminnan prosesseja ja niiden toimintaperiaatteita. Pyrkimys on, että opiskelija hahmottaa liiketoiminnan kokonaisuuden ja sen sisällä olevat ja toimivat prosessit. Mitä ilmeisimmin Odoo-järjestelmä tuottaa näin pedagogisesti ajateltuna lisäarvoa ja lisää tavoiteltua ymmärrystä. Näin ainakin seuraavien palautteiden perusteella:
”ERP:n demoympäristössä käytännön harjoittelun avulla voin kasvattaa ymmärrystäni yritystoiminnan prosesseista ja niiden ohjauksesta”
”Auttaa ymmärtämään, miten eri osa-alueet liittyvät toisiinsa ja miten tieto kulkee organisaatiossa. Eri moduulit mahdollistavat keskittymisen tiettyyn osa-alueeseen tai moduuliin kerrallaan, mikä voi helpottaa oppimisprosessia. Käytännönläheisiä esimerkkejä liiketoimintaprosesseista ja niiden hallinnasta. Voi nähdä, miten eri toiminnot suoritetaan järjestelmässä ja miten ne vaikuttavat yrityksen toimintaan. Harjoitteluympäristössä tehdyt virheet eivät vaikuta oikeisiin liiketoimintaprosesseihin tai tietoihin. Tämä antaa mahdollisuuden oppia virheistä ilman riskiä.”
”Koska järjestelmä kattaa useita liiketoiminta-alueita ja on ympäristönä niin monipuolinen, olen saanut monenlaista uutta näkökulmaa liiketoimintaan kokonaisuutena. Lisäksi järjestelmä mukautuu monenlaisiin tarpeisiin ja pääsee tutkimaan miten prosesseja voi optimoida ja tehostaa. Tämä tarjoaa hurjan paljon yleistä ymmärtämistä liiketoiminnan hallinnasta ja tarjoaa myös käytännön taitoja opittavaksi”
Jatkokehitysideoita riittää
Kehittämistä toki meillä opettajilla vielä riittää ja niin opiskelijoilta kuin opettajiltakin on jo tullut kehitysideoita. Järjestelmän ja sen sisältämän datan hyödyntämistä muillekin opintojaksoille on tarkoitus jatkaa ja laajentaa.
”Olisi kyllä mielenkiintoista nähdä järjestelmästä joitakin oikeita esimerkkejä. Jotka liittyvät vaikka jonkun yrityksen oikeisiin numeroihin. Seurata ja analysoida vaikka ryhmänä numeroiden tilanteen kehittymistä ja arvioida mitä tulee tapahtumaan ja katsoa miten tilanne kehittyy…”
Opiskelijoiden palautteissa heitettiin ilmoille monenlaista ideaa todellisen yrityksen datan syöttämisestä demo-järjestelmään ja tämä voisi avata vaikkapa aivan uusia yritysyhteistyön muotoja:
”Kareliassa voitaisi testata eri tavoin yrityksen toimintaa ja kehittämistä esimerkiksi opinnäytetyönkin kautta, josta yritykset voisivat saada mahdollisesti omaan toimintaansa ideoita.”
”Olisi mielenkiintoista päästä tekemään harjoitustyönä joitakin oikean yrityksen toimintaan liittyviä töitä.”
Tässä vaiheessa jo uskallan kertoa, että Kareliassa on keskusteltu Odoo-järjestelmän hyödyntämisestä laajemminkin eri opintojaksoilla. Myös järjestelmän hyödyntäminen opinnäyte- ja kehittämisprojekteissa on selvityksessä. Lisäksi ainakin ICT-koulutusten, Y-akatemian ja liiketalouden tarpeisiin on kehitteillä ideoita Odoon laajemmasta hyödyntämisestä.
Karelialainen yhteishenki elää vahvana ja erityisesti marraskuisen strategiapäivän ja kumppanuusfoorumin jälkeisen työpajan ajatusten ja ideoiden siivittämänä on ilo ja kunnia jatkaa Odoon monipuolista hyödyntämistä niin opetuksen kuin työelämänkin tarpeisiin.
Kirjoittajat:
Aini Simola, liiketalouden koulutuksen lehtori, Tulevaisuuden työ -hankkeen kehittäjäopettaja, Karelia-ammattikorkeakoulu
Jarno Mertanen, konetekniikan koulutuksen lehtori, Karelia-ammattikorkeakoulu
Artikkelikuva: Freepik