Tämä on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:lle (Karelia). Karelia Ammattikorkeakoulu Oy (Karelia) ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti.
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy:n asiarekisteri ja tietojärjestelmät
Karelian lakisääteisissä tehtävissä (koulutus, tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta sekä palveluliiketoiminta) sekä hallinto- ja tukipalveluissa syntyviä tietoja ja asiakirjoja tuotetaan paperisena ja eri tietojärjestelmien avulla. Tietojärjestelmät muodostavat yhden tai useamman henkilörekisterin. Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti operatiivisten tietojärjestelmien kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina työpisteisiin ja toimistoihin, lähiarkistoihin sekä päätearkistoon. Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään erityistä huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus turvataan eri alustoilla. Paperimuodossa säilytettävät tiedot tuotetaan sellaisin välinein ja menetelmin, että tieto saadaan säilymään muuntumattomana. Paperiaineistot säilytetään asiayhteydessään. Sähköisessä muodossa säilytettävät tiedot tuotetaan tai tallennetaan säilytysalustalle, jossa ne ovat varmuuskopioinnin piirissä. Asiarekisterin tietoja on lisäksi useissa operatiivisissa tietojärjestelmissä.
Tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset
Tietovarannolla tarkoitetaan Karelialle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Hallinto:
- Yleishallinnon tietovaranto: Yhtiön hallintoon, sopimuksiin, julkisiin hankintoihin, tilastointiin, yhteistoimintaan, työsuojeluun ja muiden lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely.
- Henkilöstöhallinnon tietovaranto: Rekrytointiin, työsuhteeseen, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvointiin liittyvä asiankäsittely.
- Taloushallinnon tietovaranto: Kirjanpitoon ja talouden johtamiseen liittyvä asiankäsittely.
- Tietohallinnon tietovaranto: Tiedonhallintaan, tietotekniikkaan ja tietoturvaan liittyvä asiankäsittely.
Koulutus:
- Opetuksen tietovaranto: Opinto-oikeuteen, tutkintoon johtavaan koulutukseen sekä muu opetukseen ja koulutukseen liittyvä asiankäsittely.
- Kirjaston tietovaranto: Lainattavan aineiston, lainauksen ja maksujen perinnän asiankäsittely.
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta sekä palveluliiketoiminta:
- Palveluliiketoiminnan tietovaranto: Tuotettaviin palveluihin, asiakkaisiin ja muu palveluliiketoimintaan liittyvä asiankäsittely.
- Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan tietovaranto: TKI-toimintaan, yhteistyökumppaneihin ja tutkimusaineistoihin liittyvä asiankäsittely
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta tai asianumeroa.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä toimenhaltija
Tietojen antamisesta ratkaisun tekee se toimenhaltija, jonka vastuulle tietopyyntö kuuluu. Epäselvissä tapauksissa tietopyynnöt ratkaisee hallinto- ja talousjohtaja.
Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi
Opiskelija-asioita koskevat tietopyynnöt toimitetaan Karelia-ammattikorkeakoulun Opiskelijapalveluihin [email protected]. Muut tietopyynnöt toimitetaan Karelia-ammattikorkeakoulun rehtorin toimistoon kirjallisesti joko [email protected] tai Karelia-ammattikorkeakoulu, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu. Rehtorin toimisto rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle.