TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Laatimispäivämäärä: 25.4.2018, päivitetty 18.6.2024
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Asiakkuuksien hallinnan vastuuhenkilö
Jatkuvan oppimisen päällikkö Pälvi Malinen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 479 3310, sähköposti: palvi.malinen(at)karelia.fi
Alumnitoiminnan vastuuhenkilö Katja Hirvonen, jatkuvan oppimisen suunnittelija, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 566 0278, sähköposti: katja.hirvonen(at)karelia.fi
4. Yhteyshenkilö asiakkuuksien hallintaan liittyvissä asioissa
Palveluliiketoiminnan koordinaattori Anne Prepula, puh. +358 50 311 9168, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, sähköposti: anne.prepula(at)karelia.fi
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakkuuksienhallintajärjestelmä tukee ammattikorkeakoulun lakisääteisten tehtävien toteuttamista ja jatkuvan oppimisen edistämistä. Ammattikorkeakoululain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on
- antaa työelämän ja sen kehittämisen vaatimuksiin sekä tutkimukseen, taiteellisiin ja sivistyksellisiin lähtökohtiin perustuvaa korkeakouluopetusta ammatillisiin asiantuntijatehtäviin ja tukea opiskelijan ammatillista kasvua.
- harjoittaa ammattikorkeakouluopetusta palvelevaa sekä työelämää ja aluekehitystä edistävää ja alueen elinkeinorakennetta uudistavaa soveltavaa tutkimustoimintaa, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa sekä taiteellista toimintaa.
Asiakkaat ovat Ammattikorkeakoulun tutkimus- ja palveluliiketoiminnan sekä TKI-toiminnan asiakkaita. Ammattikorkeakoulu tukee työelämän erilaisia osaamistarpeita, jatkuvaa oppimista sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaa (TKI). Ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnan toiminta-ajatuksena on tuottaa laadukkaita, tuotteistettuja tai räätälöityjä asiantuntijapalveluita ja täydennyskoulutuksia yrityksille, yhteisöille sekä yksityisille henkilöille paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. Ammattikorkeakoulujen lakisääteisiin tehtäviin kuulu opetustoiminnan lisäksi ammattikorkeakouluopetusta, työelämää ja aluekehitystä tukevan soveltavan tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan sekä taiteellisen toiminnan toteuttaminen.
Kumppanit ovat ammattikorkeakoulun työelämäyhteistyöverkosto. Kumppanuustoiminta on pitkäjänteistä ja organisoitua yhteistyötä. Ammattikorkeakoulu toteuttaa kumppanuusyhteistyösopimukseen perustuvien strategisten kumppaneiden ja avainkumppaneiden kanssa toteuttamissuunnitelman, jossa määritellään yhteistyön laatu ja muodot. Kumppani voi olla myös tutkimus- ja kehittämistoiminnan tai opinnäytetyön- tai harjoittelun toteuttamisen kumppani.
Alumnit ovat ammattikorkeakoulusta valmistuneiden verkosto. Alumnitoiminnan tavoitteena on kehittää Karelian työelämäläheisyyttä ja tukea opiskelijoiden työelämäyhteyksien syntymistä. Alumneille ammattikorkeakoulu tarjoaa kanavan monialaiseen ammatilliseen ja sosiaaliseen verkostoitumiseen ja oman ammattitaidon kehittämiseen ja ylläpitämiseen. Alumnit voivat mm. toimia opetuksessa asiantuntijaluennoitsijoina, kutsua opiskelijaryhmiä opintovierailulle työpaikalleen, tarjota opiskelijoille harjoittelupaikkoja, projekteja ja opinnäytetyön aiheita sekä toimia mentoreina ja alan työelämään perehdyttäjinä. Alumnit voivat rekisteröityä mukaan Karelian alumnitoimintaan valmistumisvaiheessa (tutkintotodistushakemuksen jättämisen yhteydessä) tai sähköisellä Webropol-lomakkeella.
Karelian osaajapooli on Karelian ulkopuolisten asiantuntijoiden verkosto. Karelian osaajapooliin rekisteröitynyt henkilö tarjoaa osaamistaan ammattikorkeakoulun hyödynnettäväksi koulutus- tai asiantuntijatehtävissä.
Asiakkuuksienhallintajärjestelmän rooli
Asiakkuuksienhallintajärjestelmää käytetään ammattikorkeakoulussa seuraaviin tarkoituksiin:
- Karelian lakisääteisten tehtävien vaikuttavuuden todentaminen ja tilastointi
- Ennakointityö ja työelämätarpeiden koonti
- Asiakas-, kumppanuus- ja muiden verkostosuhteiden hoitaminen
- Viestintä Karelia-ammattikorkeakoulun kohderyhmille
- Liiketoimintaprosessin toteuttaminen asiakkaiden kanssa
Asiakkuuksienhallintajärjestelmä on keskitetty ja jäsennelty tietojärjestelmä asiakas-, kumppani-, verkosto- ja sidosryhmätietojen sekä liiketoimintaprosessien ylläpitoon ja asiakaspalveluun.
Asiakkuuksienhallintajärjestelmää käyttävät yllä mainittujen kohderyhmien kanssa toimivat, liiketoimintaprosessia ja asiakaspalvelua toteuttavat, joilla on määriteltyyn käyttäjärooliin perustuva lisenssi.
Asiakkuuksien hallintajärjestelmässä toteutetaan liiketoimintaprosessi, joka tarkoittaa asiakkaalle lähetettävien tarjouksien, myyntitilauksien ja laskujen luomista.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Asiakkuuksienhallintajärjestelmään tallennetaan seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:
- Palveluliiketoiminnan asiakkaiden yhteyshenkilöt
- Strategisten- ja avainkumppaneiden yhteyshenkilöt
- Organisaatioiden harjoittelu- ja opinnäytetyöyhteistyöhenkilöt
- Organisaatioiden tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan yhteyshenkilöt
- Täydennyskoulutuksiin ja tilaisuuksiin osallistuneet henkilöt
- Ammattikorkeakoulun alumnit
- Ammattikorkeakoulun osaajapooliin rekisteröityneet
- Karelia-ammattikorkeakoulun asiakkuuksienhallintajärjestelmän käyttäjät
- Tutkimus- ja kehittämistoiminnan tilaisuuksiin osallistuneet henkilöt
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, työnantaja, henkilön rooli tai tehtävä ko. organisaatiossa, rooli yhteistyössä ammattikorkeakoulun kanssa (asiakas, kumppani, alumni, osaajapoolilainen, TKI-yhteyshenkilö).
Alumnitoiminnassa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
henkilötiedot: sukunimi, entinen sukunimi, etunimet, kutsumanimi, syntymäaika, osoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköposti (henkilökohtainen), puhelin, valmistuminen ja työelämä: koulutus/koulutusohjelma, opintojen aloitusvuosi, suoritettu tutkinto, valmistumisvuosi, työpaikka/yritys, työtehtävä, alumniyhteistyön muodot, jotka kiinnostavat rekisteröityä: vierailu/osaamisen jakaminen opintojaksoilla/luennoilla, opintokäynnit omalla työpaikalla, harjoittelupaikan tarjoaminen, projekti- ja/tai opinnäytetyöaiheiden tarjoaminen, hankeyhteistyö, verkostoituminen muiden alumnien kanssa, jatko- ja täydennyskoulutus, muu osaamisen kehittäminen, alumnitapahtumat.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteisten tehtävien hoitaminen on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena työelämää ja aluekehitystä edistävässä ja alueen elinkeinorakennetta uudistavassa soveltavassa tutkimustoiminnassa, kehittämis- ja innovaatiotoiminnassa sekä taiteellisessa toiminnassa.
- Kumppanuustoiminta perustuu sopimukseen ja siinä oikeusperuste on sopimukseen perustuva.
- Ammattikorkeakoulun palveluliiketoiminnan osalta henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu.
- Ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehittämistoiminnan osalta henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu.
- Alumnien tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään suostumuksensa perusteella, joten henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.
- Osaajapoolilaisten tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, joten henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn antama suostumus.
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Sopimuspohjaiseen kumppanuustoimintaan tarvitaan yhteyshenkilöiden tiedot kumppanuussuhteen hoitamista varten. Palveluliiketoiminnassa, tutkimus- ja kehittämistoiminnassa, alumnitoiminnassa ja osaajapoolitoiminnassa henkilötietoja tarvitaan palvelun tuottamiseen.
10. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Palveluliiketoiminnan hoitaminen ja/tai palvelun tuottaminen. Oman henkilökunnan osalta palvelussuhteen hoitaminen.
11. Käsittelyn turvallisuus
Karelia-ammattikorkeakoulun Asiakkuuksienhallintajärjestelmä tietoineen on Microsoft Dynamics 365 -pilvipalvelu. Asiakkuuksienhallintajärjestelmän käyttö perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja tehtävistä Karelia-ammattikorkeakoulussa. Tietojen siirrossa käytetään asianmukaisia suojaustekniikoita. Luottamuksellisten viestien välitykseen käytetään suojattua sähköpostia.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Viestintä (Liana Mailer Oy)
Asiakkuuksien hallintajärjestelmästä ladataan Excel-siirtona sähköpostilistoja Liana Mailer Oy:n palveluun Karelia-ammattikorkeakoulun rehtorin toimiston ja viestintäyksikön suorittamaa viestintää varten. Asiakkuuksienhallintajärjestelmässä hallitaan GDPR-suostumukset ja markkinointiviestinnän muodot ja niiden estot. Kareliasta toimitaan mm. uutiskirje kerran kuukaudessa Karelian yhteistyökumppaneille.
Ilmoittautumis- ja palautekyselyt sekä tapahtumanhallinta (Webropol)
Asiakkuuksien hallintajärjestelmään siirretään Excel-siirtona Webropol-kyselyn kautta täydennyskoulutuksiin tai tilaisuuksiin ilmoittautuneiden ja osallistuneiden henkilötiedot ja heidän edustamansa organisaatio. Henkilötietoja käytetään onnistuneen täydennyskoulutuksen tai tilaisuuden järjestämiseen ja palautteen keräämiseen.
Asiakkuuksien hallintajärjestelmään siirretään Excel-siirtona Webropol-lomakkeella kerätyt Karelian
alumniksi rekisteröityneiden henkilötiedot ja heidän Karelian kanssa mahdolliset
yhteistyön tekemisen muodot.
Asiakkuuksien hallintajärjestelmään siirretään Excel-siirtona Webropol-lomakkeella kerätyt Karelian osaajapoolilaiseksi rekisteröityneiden henkilötiedot ja Karelian kanssa yhteistyön tekemisen muodot ja osaamisen kuvaus.
13. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
14. Henkilötietojen säilytysaika
Karelia-ammattikorkeakoulussa on käytössä kumppanuuksien hallinnan malli, jonka puitteissa kumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja päivitetään aktiivisesti. Karelia-ammattikorkeakoulun strategisille ja avainkumppaneille on määritelty vastaavat, joiden tehtävä on ylläpitää ko. kumppanin ja yhteyshenkilöiden tietoja.
Asiakkuuksienhallintajärjestelmässä hallinnoidaan asiakkuutta, kumppanuutta ja verkostoyhteistyötä seuraamalla yhteistyösuhteen statusta. Järjestelmässä on mahdollista passivoida/aktivoida asiakkuuksia tai yhteyshenkilöitä tarvittaessa. Passiivinen status tarkoittaa, että tietuetta ei voi muokata tai käyttää muiden tietueiden kanssa. Käytöstä poistetut käyttäjätilit voidaan tarvittaessa aktivoida uudestaan. Järjestelmässä hallinnoidaan myös henkilötietoja luovuttaneen suostumuksia. Alumni voi itse tehdä tietojen poistopyynnön www-lomakkeen avulla. Asiakkuuksien hallintajärjestelmän asiakirjoja (kumppanuussopimukset, kumppanuustiedot) säilytetään Karelia-ammattikorkeakoulun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.