TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE Karelia Exchange: Laatimispäivämäärä: 14.3.2022
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1 Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3 Valokuva- ja videorekisterin hallinnan vastuuhenkilöt
International officer Antonia Stavridou, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 503 458 262, sähköposti: antonia.stavridou (at) karelia.fi
Kansainvälisten asioiden suunnittelija Katriina Korhonen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 585 5146, sähköposti: katriina.korhonen (at) karelia.fi
4 Yhteyshenkilöt valokuva- ja videorekisteriin liittyvissä asioissa
International officer Antonia Stavridou, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 503 458 262, sähköposti: antonia.stavridou (at) karelia.fi
Kansainvälisten asioiden suunnittelija Katriina Korhonen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 585 5146, sähköposti: katriina.korhonen (at) karelia.fi
5 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käsitellä vain seuraaviin ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin:
– Kansainvälisen opiskelijavaihdon hakuprosessit
– Rekisterissä on sekä lähtevien että saapuvien opiskelija- ja harjoittelijavaihtojen kannalta olennaiset henkilötiedot ja dokumentit
7 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyt ovat Karelia-ammattikorkeakoulun opiskelijoita sekä Karelian ulkomaisten yhteistyökorkeakoulujen opiskelijoita. Rekisteriin merkitään opiskelijoiden nimitiedot, opiskelijanumero, syntymäajat, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiomaisen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Saapuvien opiskelijoiden osalta kopio passista.
8 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella sekä lakisääteisen velvollisuuden perusteella.
9 Henkilötietojen antamisen peruste
Rekisterin tietoja käytetään Karelia-ammattikorkeakoulun kansainvälisen vaihdon hakuprosessiin.
10 Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
11 Käsittelyn turvallisuus
Henkilötietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjän työntekijät voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. Palvelu sijaitsee Karelia-ammattikorkeakoulun omalla palvelimella ja on organisaation omassa hallinnassa.
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, joita suojataan palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat sijaitsevat valvotuissa olosuhteissa.
Järjestelmään käyttöoikeudet ovat Kareliassa kansainvälisten asioiden suunnittelijoilla, kv-koordinaattoreilla, koulutuspäälliköllä, opiskelijapalveluiden suunnittelijalla sekä kansainvälisten asioiden päälliköllä. Karelian pääkäyttäjät voivat muokata käyttäjäoikeuksia. Käyttöoikeuksia voidaan rajata koulutusalakohtaisesti.
12 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
13 Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
14 Henkilötietojen säilytysaika
Käyttäjän tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 6 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
15 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto- jen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.