TIETOSUOJAILMOITUS/-SELOSTE
Laatimispäivämäärä: 4.5.2018, muokattu 26.6.2019
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki 1050/2018
1 Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +35813260600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3 Opintokuraattorin asiakasrekisterin vastuuhenkilö
Opintokuraattori Päivi Laakkonen, puh. +358 50 461 9251, sähköposti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
4 Yhteyshenkilö opintokuraattorin asiakasrekisteriin liittyvissä asioissa
Opintokuraattori Päivi Laakkonen, puh. +358 50 461 9251, sähköposti: paivi.laakkonen(at)karelia.fi, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Opintokuraattorin asiakassuhteiden hoitaminen. Opintokuraattori käyttää NäytönPaikka-palvelua (sen rekisteriseloste löytyy linkistä https://www.naytonpaikka.fi/rekisteriseloste/) ja ammattikorkeakoulun ajanvarausjärjestelmää (http://web.karelia.fi/opintokuraattorin-ajanvaraus/).
7 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
NäytönPaikka-palveluun opintokuraattori tallentaa asiakkaasta seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, koulutusala, syntymäaika, päivämäärätieto tapaamisesta. Ajanvarausjärjestelmään asiakas tallentaa seuraavat tiedot: nimi, koulutusala, opiskelijanumero, opiskelijasähköpostiosoite. Opintokuraattorille tulee sähköposti ajanvarauksesta. Hän poistaa sähköpostin, kun tapaaminen on toteutunut. Asiakasrekiseri muodostuu seuraavista tiedoista: nimi, syntymäaika, opiskelijanumero, opiskeluryhmä, yhteystiedot, yhteydenoton syy, verkoston jäsenet ja prosessin eteneminen. Asiakassuhteeseen voi liittyä erityisiä henkilötietoryhmiä.
8 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Kyseessä on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamiseksi.
9 Henkilötietojen antamisen peruste
Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan opiskelijan opintokuraattorikäyntien yhteydessä sekä ammattikorkeakoulun opintohallinnon tietojärjestelmästä. Henkilötietojen käsittelyn alkaessa opintokuraattori kertoo suullisesti asiakkaalle käsiteltävät henkilötiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, säilytysajan sekä käsittelyn oikeusperusteen.
10 Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Opintokuraattorin asiakassuhteen hoitaminen.
11 Käsittelyn turvallisuus
Mahdolliset asiakassuhteeseen liittyvät erityiset henkilötietoryhmät opintokuraattori kirjaa omaan muistikirjaansa ja säilyttää muistikirjan lukitussa kaapissa. Kaikkein riskialtteimmat, eli esim. huumausainetestit, sora-lausunnot, lääkärinlausunnot hän säilyttää opiskelijapalvelujen kassakaapissa.
Muut muistiin kirjattavat sähköisessä muodossa olevat tiedot opintokuraattori tallentaa ammattikorkeakoulun omalle suojatulle palvelimelle, opintokuraattorin omaan salasanalla suojattuun verkkokansioon. Manuaalisen aineiston opintokuraattori säilyttää opintokuraattorin lukitussa työtilassa olevassa lukitussa kaapissa. Luottamuksellisten sähköpostien lähettämiseen on käytettävissä suojattu sähköposti.
12 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei luovuteta kyseisestä rekisteristä ulkopuolisille. Tietoja käytetään ainoastaan tilastointiin, jota tehdään ammattikorkeakoulun opiskeluhyvinvoinnin edistämiseksi sekä mahdollisen opiskelijan pyynnöstä tehtävien lausuntojen tueksi. Tilastoinneista ei ilmene yksittäisen opiskelijan tietoja.
13 Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
14 Henkilötietojen säilytysaika
Ajanvarausjärjestelmän lähettämät sähköpostit opintokuraattori poistaa, kun asiakastapaaminen on toteutunut. Vuosittain kesäkuun alussa opintokuraattori tekee tilaston lukittavaan kaappiin sijoitettavaksi ja tuhoaa kyseisen sähköisen aineiston (www.naytonpaikka.fi). Hän pyytää ammattikorkeakoulun helpdeskin kautta tietohallintopalvelujen ICT-suunnittelijaa poistamaan ohjeistuksensa mukaisesti aikavaraukset ammattikorkeakoulun ajanvarausjärjestelmästä.
15 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei ole käytössä.