Karelia-ammattikorkeakoulu: Peppi suunnittelijan palvelut ja Perusrekisteri, ja Peppin liitännäiset (tuotanto- ja testiympäristöt)
YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE
Laatimispäivämäärä: 13.9.2018,
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
päivitetty 12.12.2023
1 Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2 Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3 Peppi suunnittelijan palvelujen, Perusrekisterin ja Peppin liitännäisten vastuuhenkilöt
- Peppi suunnittelijan palvelut: opetusteknologia-asiantuntija Kaisa Pakkanen, Karjalankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähköposti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
- Perusrekisteri: opiskelijapalvelujen päällikkö Pirjo Uusoksa, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähköposti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi
- Peppin liitännäiset: opetusteknologia-asiantuntija Kaisa Pakkanen, Karjalankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähköposti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
4 Yhteyshenkilöt Peppi suunnittelijan palveluihin, Perusrekisteriin ja Peppin liitännäisiin liittyvissä asioissa
- Peppi suunnittelijan palvelut: opetusteknologia-asiantuntija Kaisa Pakkanen, Karjalankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähköposti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
- Perusrekisteri: opiskelijapalvelujen päällikkö Pirjo Uusoksa, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 13 260 6683, +358 50 310 9541, sähköposti: pirjo.uusoksa(at)karelia.fi
- c. Peppin liitännäiset: opetusteknologia-asiantuntija Kaisa Pakkanen, Karjalankatu 3, 80200 Joensuu, puh. +358 (0) 50 518 2170, sähköposti: kaisa.pakkanen(at)karelia.fi
5 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Peppi suunnittelijan palvelut on Karelia-ammattikorkeakoulun opetuksen suunnittelun ja toteutuksen väline. Rekisteröidyt henkilöt (Karelia-ammattikorkeakoulun henkilökunta) ovat asianosaisia ammattikorkeakoulun opetuksen suunnitteluun liittyvissä asioissa. Järjestelmään rekisteröidään henkilöistä vain ammattikorkeakoulun toiminnan suunnittelun ja toteutuksen kannalta tarpeelliset tiedot.
Peppi Perusrekisteri on opiskelija- ja opintotietojärjestelmä ja sen käyttötarkoitus on opiskelijoiden ja heidän opinto- ja suoritustietojen ylläpito sekä erilaisten opintoihin liittyvien todistusten ja raporttien tuottaminen omaan ja tutkimustoimintaan sekä tiedonsiirrot viranomaisille. Perusrekisteri on Karelia-ammattikorkeakoulun välttämätön toiminnan suunnittelun, toteutuksen, arvioinnin ja seurannan väline. Rekisteröidyt henkilöt (opiskelijat, opettajat, muu henkilöstö) ovat asianosaisia Karelia-ammattikorkeakoulun opintohallintoon liittyvissä asioissa. Järjestelmään rekisteröidään vain ammattikorkeakoulun opintohallinnon tehtävän hoitamisen, toiminnan suunnittelun, toteu- tuksen, seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
Peppi-liitännäisten käyttötarkoituksena on julkaista opetuksen suunnitteluun liittyviä tietoja ulospäin ilman, että niiden käyttö vaatii voimassa olevia käyttäjätunnuksia. Tällä hetkellä käytössä on seuraavat liitännäiset:
- Opinto-opas. Tämän avulla julkaistaan opetussuunnitelmat ja niihin liittyvät opintojaksot.
- Koulutushaku. Koulutushaun avulla ulkopuolinen käyttäjä voi hake eri kriteerien avulla Karelian tarjoamia opintoja ja niiden sisältöjä.
- Lukkarikone. Tämän avulla opiskelija voi suunnitella omia työjärjestyksiään. Tämän liitännäisen avulla ulkopuolinen käyttäjä voi selvittää esim. eri ryhmien työjärjestyksiä.
7 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyt ovat ammattikorkeakoulun henkilökuntaa ja opiskelijoita. Peppi suunnittelijan palvelut sisältää seuraavat tiedot.
- Opintotiedot: opetussuunnitelmat, opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset
- Resurssien suunnittelu ja varaustiedot: työaikasuunnitelmat, työjärjestykset, opetustilat
- Henkilökunnan perustiedot: käyttäjätunnus, sukunimi, kutsumanimi, tehtävänimike, sähköpostiosoite, organisaatioyksikkö
- Opintosuoritusitedot: CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n tuottamasta Oili-palvelusta siirrettävät Karelia-ammattikorkeakoulun tutkinto-opiskelijoiden muissa korkeakouluissa suorittamat arvosanat. Henkilötietojen käsittely Puro-palvelussa.
Perusrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Opiskelijan perustiedot
- opiskelijan tiedot: opiskelijanumero, käyttäjätunnus, oppijan kansallinen tunniste (OID), sukunimi, etunimet, kutsumanimi, (entinen sukunimi), henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, koulusivistyskieli, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), lä- hiomaisen tiedot, kotikunta, asuinkunta, maa, ulkomaalaisen passinumero
- opiskelu- ja tutkintotiedot: koulutusluokitus, koulutusohjelma/koulutus, ryhmä, mallipohjan tiedot, koulutusmuoto, opetuspiste, opetuskieli, opiskelutyyppi, tutkinto, tutkintonimike, suoritettava laajuus, vaadittu laajuus, pohjakoulutus, läsnäolo-, valmistumistiedot, erotiedot, opinto-oikeusaika, kausimaksimit, käytetyt kaudet, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS), opintosuoritukset ja arviointi, sekä tentit, opintojen edistyminen, todistusmerkinnät, direktiivit ja pätevyydet, rahoitus, organisaatioyksikkö, opiskeluoikeuteen ja rooliin liittyvät lisätiedot, tietojen luovuttamista koskevat luvat
Hakijatiedot
- Opintopolku/Oili-palveluista tuotavat hakijatiedot
- opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, sukunimi, henkilötunnus, oppijanumero)
- osoitetiedot, äidinkieli ja asiointikieli, kansalaisuus, pohjakoulutustiedot, hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot, ilmoittautumistiedot ja maksutiedot, opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupaan liittyvät tiedot
Opintotiedot
- opinnot (opintokokonaisuudet ja jaksot), opintojakson toteutukset, henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS) ja siihen liittyvät tiedot, kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot
Opintosuoritustiedot
- suoritetut opinnot, opintojen ja tenttien arvioinnit, opintojen ja tenttien arvioijat, suorituspäivä- määrät, suoritetut laajuudet, opintojen edistyminen, valmistumistilanne
Henkilökunnan tiedot
- kutsumanimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköposti, esimies, organisaatiokoodi, toimipaikkakoodi, kustannuspaikkakoodi, nimike, aktiivisuustieto (onko työsuhteessa).
Liitännäiset sisältävät seuraavat tiedot:
Opinto-opas
- Opetuksen suunnittelun perustiedot (tavoitteet, sisällöt, jne…)
- Opettajatiedot, Opetukseen liitettyjen opettajien etu- ja sukunimi
Koulutushaku
- Opintojen perustiedot (tavoitteet, sisältö, jne…)
Lukkarikone
- Opetuksen suunnittelun perustiedot (tavoitteet, sisällöt, jne…)
- Opettajatiedot, Opetukseen liitettyjen opettajien etu- ja sukunimi
8 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteisen tehtävän hoitaminen Karelia-ammattikorkeakoulun opetustoimessa, työnantajan oikeutettu etu.
Perusrekisterin tietoja ylläpidetään opiskelijan oikeuksien ja etujen turvaamiseksi. Rekisterin käyttö perustuu ammattikorkeakoulua koskevaan lainsäädäntöön.
- Ammattikorkeakoululaki (932/2014)
- Valtioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista (1129/2014)
- Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilas- tutkintorekisteristä (1058/1998)
- Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
- Hallintolaki (434/2003)
- Hallintolainkäyttölaki (586/1996)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Julkisuusasetus (A1030/1999)
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (L477/2001)
- Karelia-ammattikorkeakoulun tutkintosääntö
9 Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseen.
10 Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Oman henkilökunnan osalta palvelussuhteen hoitaminen.
11 Käsittelyn turvallisuus
Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmiin on käyttöoikeudet vain niillä henkilöillä, joiden on tarve työtehtävissä käsitellä tietoja. Järjestelmän sisällä on tarpeen mukaan rajattu käsittelyoikeuksia. Peppi suunnittelijan palvelut, Perusrekisteri ja Pakki hankitaan Karelia-ammattikorkeakoulun käyttöön CSC – Tieteen tietotekniikkakeskus Oy:n (CSC) kautta palveluna.
12 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Korkeakoulujen opiskelijatietorekistereiden opiskeluoikeustiedot, ilmoittautumistiedot, tutkinto- ja opintosuoritustietoja kootaan keskitettyä säilytystä ja käyttöä varten valtakunnalliseen VIRTA-tieto- varantoon, jonka kautta tämä sisältö tarjotaan tietoturvallisesti teknisellä käyttöyhteydellä opiskeli- javalintarekisterin ja korkeakoulujen yhteisten opiskelijavalintapalveluiden käyttöön (Laki 1058/1998 1 a luku).
CSC – Tieteen tietotekniikkakeskus Oy:llä ja Eduix Oy:llä on järjestelmien ylläpitotehtävissä pääsy järjestelmien tietoihin.
13 Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
14 Henkilötietojen säilytysaika
Karelia-ammattikorkeakoululla on arkistonmuodostussuunnitelma, jossa on määritelty asiakirjojen säilytysajat ja vastuuhenkilöt. Perusrekisterin tiedot säilytetään pysyvästi.
15 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tieto- jen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvon- taviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Peppi:n suoritustietoa (suorituspäivämäärä, opintojakson tunnistetiedot, opiskelijan nimi ja opiskelijanumero) käytetään käyttäjäkohtaiseen automaattiseen profilointiin luokittelemalla käyttäjät seuraavien kriteerien perusteella:
- suoritettujen opintopisteiden määrä ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon määrätyllä aikajaksolla.
- suoritusten arvosanojen keskiarvon muutos kahden peräkkäisen, ennalta määritetyn aikajakson aikana ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon.
- suoritusten arvosanojen keskiarvo ylittää tai alittaa käyttäjän opiskelijaryhmän suoritusten keskiarvon ennalta määritetyn ajanjakson aikana.
- puuttuvien hyväksytysti suoritettujen opintojaksojen määrä ylittää tai alittaa asetetun raja-arvon.
- suoritettujen opintopisteiden kumulatiivinen kertymä ylittää tai alittaa vertailukohdaksi valitun raja-arvokertymän ennalta määritellyllä ajanjaksolla.