YHDISTETTY TIEDONANTO/SELOSTE, laatimispäivämäärä: 14.9.2023
EU-tietosuoja-asetus 679/2016, tietosuojalaki (1050/2018)
1. Rekisterinpitäjän tiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy
Postiosoite: Tikkarinne 9, 80200 Joensuu
puh. +358 13 260 600, sähköposti: info(at)karelia.fi
2. Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö
Toimitusjohtaja/rehtori
3. Workseedin vastuuhenkilö
Muutoskoordinaattori Anna-Riitta Mikkonen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. 050 533 5514, anna.mikkonen(at)karelia.fi
4. Yhteyshenkilöt Workseediin liittyvissä asioissa
Muutoskoordinaattori Anna-Riitta Mikkonen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. 050 533 5514, anna.mikkonen(at)karelia.fi
Koulutuspäällikkö Tarja Laatikainen, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. 050 535 2697, tarja.laatikainen(at)karelia.fi
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Karelia Ammattikorkeakoulu Oy, Tietosuojavastaava, Tikkarinne 9, 80200 Joensuu, puh. +358 50 477 7983, sähköposti: tietosuoja(at)karelia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Workseed toimii Karelia-ammattikorkeakoulun harjoitteluympäristönä. Ympäristöstä löytyvät harjoittelun tavoitteet, tehtävät ja ohjeet sekä arvioinnit koulutusvastuittain.
7. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Karelia-ammattikorkeakoulun harjoittelutoteutukselle hyväksytyt opiskelijat. Opiskelija itse ilmoittautuu harjoittelujaksolle. Harjoittelun ohjaajat ja opettajat sekä pääkäyttäjät, joilla on oikeus lisätä opettajia. Opiskelijat liittävät työelämäohjaajan.
Opiskelijoista siirtyviä tietoja ovat etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite. Tiedot siirtyvät Peppi-järjestelmästä opintojaksoon ilmoittautumisen perusteella. Lisäksi hänet on ohjeistettu itse ilmoittamaan oman puhelinnumeronsa. Sote-alalla opiskelijaa pyydetään kertomaan omaa työhistoriaansa. Työelämäohjaajista opiskelija vie järjestelmään etunimen, sukunimen, sähköpostiosoitteen sekä puhelinnumeron. Opettajien osalta järjestelmän pääkäyttäjä vie etunimen, sukunimen, käyttäjätunnuksen sekä puhelinnumeron.
8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen ammattikorkeakoululain (932/2014) nojalla. Henkilötietoja käsitellään opiskelijan opetussuunnitelman mukaisissa opintoihin liittyvissä harjoitteluissa.
9. Henkilötietojen antamisen peruste
Henkilötietoja tarvitaan rekisterinpitäjän kohdassa 8 mainittujen tehtävien hoitamiseksi.
10. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Karelian henkilöstön osalta palvelussuhteen hoitaminen.
11. Käsittelyn turvallisuus
Järjestelmän toimittaja Workseed Oy ylläpitää palvelua. Toimittajan kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa määritellään osapuolten vastuut ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelyssä. Palveluntarjoaja on sitoutunut noudattamaan riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaustoimia. Kareliassa käyttöoikeudet on rajattu koulutusvastuittain vastuuhenkilöihin sekä järjestelmän pääkäyttäjiin. Pääkäyttäjät jakavat käyttöoikeudet Karelian opetushenkilöstölle.
12. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tekninen tuki Workseedin päässä. Jokaisessa koulutusvastuussa on nimetty erikseen vastuuhenkilö, joka näkee oman koulutusvastuunsa harjoittelut. Lisäksi Karelian järjestelmän pääkäyttäjillä on pääsy kunkin koulutusvastuun harjoitteluihin.
13.Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään opiskelijan opiskeluoikeuden voimassaolon ajan jälkeen kaksi vuotta. Tiedot poistetaan järjestelmästä manuaalisesti lukuvuosittain.
14. Henkilötietojen siirto Euroopan Unionin (EU/ETA) alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määrittyvät käsittelyperusteen mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava, jonka yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 5.
16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Ei käytetä.